第8章 活学活用的开会锦囊(1)

1.绝不当孤胆英雄，一个好汉三个帮

不管是人类还是其他生物，在漫长的进化过程中都逐渐形成了群居的生活习性。群居是保证个体在自然界中生存、繁衍和发展的必要条件。人类活动的复杂程度越来越高，每个人承担的任务也越来越繁重，如果没有合作，很多事情将无法完成。这些朴素的哲理不仅适用于生活中，更适用于工作中，当然也包括开会。一个有经验的参会者常常在会议上选择适合自己的群体，这个群体都是与自己相同观点的人。有经验的参会者往往会拉拢这些人，让自己的意见变成很多人共同的意见，而自己则作为意见代表发言，同时与意见不同者针锋相对，达到自己的目的。这样的行为不仅确定了自己在会议上的地位，而且也达成了自己的心愿。

团结相同意见者，多人形成一股合力，使自己的意见变得更有力量。

心理学家做过这样一个实验，他安排一个人站在大街上抬头望着天空——天空中什么都没有——他只是做这样一个动作，街上的人仍然行色匆匆，没有人关注这么一个望向天空的人。随后，心理学家又安排了几个人做同样的动作，有趣的事情发生了，街上的人看到有一群人都望向天空，他们以为天上有什么有趣的事情发生，于是也停下脚步，站在人群中和他们做出相同的动作。如果是一个人提出的意见，即便这个人的地位再高，给别人的感觉也是单薄无力，但如果很多人都赞同这个观点，即便听上去不太靠谱的意见也会得到老板认真的考虑。更重要的是，会议上很多观点摇摆的人也会出于对群体力量的依赖和信任，站在赞同者多的那一方。

团结相同意见者，可以成为意见领袖，树立在同事中的威信。

主动寻找会议上的相同意见者会使人们产生先入为主的观念，主动的人就成为了这个小团队的核心，团队任何的想法和诉求都由这个人代表。即使同事之间的级别相同，别人也会不自觉地把主动者看成这个临时团队的领导。能团结一批同事的人，会被老板认为具有领导潜质，也会在今后的发展中获得更多的机会。

团结相同意见者，可以规避建议带来的风险。

每个人都不能保证自己的意见和建议是最合理的，在会上难免会提出各种不合理的建议，或者老板本人就不赞成。如果这个建议是一个人的，老板可能会勃然大怒，提出这个意见的员工的职业生涯就会受到消极影响；但如果这个建议是一群人一起提出的，毕竟“法不责众”，老板也不会有太过激的反应，毕竟人数众多，如果排挤这些人，公司的正常运营就会受到影响。

团结相同意见者，可以把功劳分享给其他人。

俗话说，“赠人玫瑰，手留余香”。如果提出的意见让老板很满意，整个团队都会受到嘉奖。比起一个人“吃独食”，这种集体的奖励更能得到同事的欢迎，其他意见者也会“投靠”到你的意见团队，长此以往，你的意见团队会更加壮大，在会议上的发言也就更有力量。

那么，如何才能寻找并且团结相同意见者呢？

第一，异中求同，根据辩证法，没有两种意见是完全相同的，也没有两种意见是完全对立的。任何意见中一定有相同的地方，我们要学会在不同意见中找到相同点。

第二，求同不求异，在观点的异同中强调相同的地方，就能团结大批人，推动事件进行下去，而不会使事件停滞。

第三，求同存异，在追求相同观点的道路上，我们无法马上说服周围的人持有完全相同的观点，应该允许每个人有自己的观点。

第四，存异而待同，矛盾是可以相互转化的，观点也同样，在追求相同诉求的前提下，不同意见的个体会相互影响，最后不同的观点也会转化成相同的观点。

我们在会议中也要秉承这样的观点：不要强行在会议上单打独斗，不要过于坚持自己的观点和其他意见针锋相对；遇到不同的意见不要急于反对，要仔细分析这种意见和我们意见的异同；拉拢意见相同者到自己的阵营，团结一切可以团结的力量，对付完全对立的意见。

任何一个有大成就的人，他的成功一定是很多小的成功汇聚而成的，而每一项成功绝不是一个人蛮力而为就能完成，它的背后总会有团队合作的身影。刘邦身边有韩信、萧何等，最后终得天下；项羽是天下公认的英雄，却猜疑团队成员中最可靠的范曾，最后乌江自刎。所以，我们要明白孤胆英雄是难以成功的，只有团队合作才能解决问题。

2.就算会议沉闷也不能失去会议重点

很多人关于会议有一个认识误区，他们认为会议应该是隆重召开，整个过程中气氛要热烈，发言要有激情。实际上很多热闹的会议一点效果也没有。

某公司的销售会议一般都是赵总经理筹划和组织。公司马上又要召开经销商会议了，但这两天赵总要去外地出差，于是他把这份艰巨的工作交给了他的助理张小姐。张小姐在赵总身边已经工作了很多年，虽然之前没有独立承担过会议的组织工作，但协助赵总这么多年，她认为自己能胜任这个任务，而且能在领导面前表现自己的能力，于是很高兴地承担下来。赵总在临走之前嘱咐张小姐，一定要确定会议的主题——全国销售网点的优化及经销商货款结算的改变。三天后，赵总回来检查张小姐的成果。

刚把赵总送到机场，张小姐就开始着手准备。由于是公司召开的一级经销商会议，为了显示公司的实力，一定要把会议召开得隆重一些。张小姐根据会议的章程一步步地准备着，欢迎花篮、红地毯、礼仪人员都考虑到了，甚至还找到了会展公司租用了几门礼炮。每个经销商的饮食和住宿也都投入了很大的人力和物力，所有的资料都用铜版纸印刷，为了答谢经销商，张小姐还准备了精美的纪念品。她觉得自己准备得天衣无缝了，这回一定能得到赵总的表扬。

三天后赵总回来了，他一见到张小姐就问起会议的准备情况。张小姐自信地表示，这次会议准备得很完善，就等着召开了。赵总露出了满意的笑容。回到公司，赵总让张小姐详细汇报她的准备工作。张小姐把提前准备好的资料拿出来，一条条地给赵总解释。

说着说着，张小姐突然发现赵总的表情越来越不好看了，她感到很奇怪，是自己什么地方做错了吗？没等她读完，赵总就打断了张小姐的陈述，他反问道：“我们这次会议的目的是什么？”

“全国销售网点的优化及经销商货款结算的改变。”张小姐战战兢兢。

“没错，”赵总喝了一口水，放下杯子重重地说，“但我并没有见到会议准备中体现出这一点。你这个准备做得太差了。”

张小姐听到赵总的批评，低头不语。看到张小姐不说话了，赵总才缓缓地说：“我们的任务是要对经销商进行调整并且改变现在的结算方式，而在你的准备中，我并没有看到你对会议议题的强调。”

“一级经销商是我们公司销售中的重要环节，我们也应该给他们提供良好的会议环境和食宿安排，但不要忘记了我们会议的目的。这件事情还是我安排吧。”赵总说。

赵总又重新承担起组织会议的任务。他首先保证了参会经销商的食宿标准，然后又取消了会议上的一些不必要的环节，包括大张旗鼓的欢迎仪式以及安排好的联谊活动。张小姐心怀疑问，如果取消了会议的这些环节，会不会显得沉闷而达不到理想的效果呢？

会议按时举行，各地的经销商如约而至。会议虽然开得很无趣，也有部分经销商昏昏欲睡，甚至有些经销商没等会议开完就提前离开会场，但整个会议还是在正常的流程下进行，主题明确，组织有序。令张小姐感到惊讶的是，这次会议虽然看上去很沉闷，但一点也不影响会议的效果。公司按照既定的计划取消了某些经销商的网点，同时把货款周期从半年一结算变成一个月一结算。

会后，赵总告诉张小姐，虽然公司对这些一级经销商有依赖，而这次会议也在一定程度上损害了他们的利益，但这并不意味着公司要迁就他们。按照一定的标准和礼节招待安排他们是必须做的，但会议的决议也必须完成。更何况这些经销商的目的是为了盈利，他们也不会因为总公司在会议上的丰富多彩的安排以及对他们的照顾而忽视自己的利益，所以在这种会议上，权衡各方面的利益，强调会议议题，达成决议才是最重要的事情。

中国古代文献《韩非子》中有一个“买椟还珠”的故事，讲的是一个楚国人去郑国售卖他的珍珠，为了把珍珠卖个好价钱，他制作了一个木盒子，用桂花等香料熏染这个盒子，用漂亮的宝石和美玉镶嵌在盒子上，在盒子的边沿用翠鸟的羽毛装饰。郑国人看到了这个精美的盒子就买了下来，却把里面的珠宝还给了商人。这则寓言讽刺那些做事情不讲求重点，只重视外表而忽视本质，舍本逐末的人。

我们在组织会议的时候，也应该注意“买椟还珠”的倾向。为了使会议产生良好的效果，我们常常采用很多其他的手段来辅助会议的进行，不管是在会议室中摆满鲜花，还是设置生动有趣的问答环节，都是为了让会议更加有趣，大家参加会议的状态更好。但需要注意的是，会议要从始至终紧靠会议重点，切不可因形式多样而内容跑题，为了隆重而隆重，为了盛大而盛大，设置很多与会议主题无关的流程和内容。否则，我们宁愿选择沉闷无趣的会议，也不愿在热热闹闹脱离重点的会议里浪费时间。毕竟召开会议需要花费很大的人力和物力，应该把有限的资源放在更重要的事情上去。

3.开会前头三把火要烧好

中国有句古话“新官上任三把火”，这个典故来自《三国演义》，讲得是三国时期，诸葛亮在短时间内用三次火攻战胜曹操的故事。第一次火烧博望坡，将夏侯惇统领的十万官兵全部剿灭；第二次在新野，用火攻和水淹的方法打败曹仁和曹洪，十万官兵所剩无几；第三次是著名的赤壁之战，百万曹魏官兵因此丧命。当时蜀地百姓皆称“诸葛亮上任三把火”，后来就讹传为我们常说的“新官上任三把火”了。

在会议中，我们也应该重视会议的开头，如果开头做得很好，那么整个会议就会召开得很顺利，会议也会按时完成。

第一把火，主管领导要强调并维持会议的纪律。

俗话说：“没有规矩不成方圆。”任何一个团队，执行任何任务都需要有一定的规章制度，会议也是如此。会议刚开始的时候，主管领导要强调会议的纪律，参加会议的每个人应该做什么不应该做什么，都要有明确的说法。如果有可能，可以把会议纪律印发下去，或者直接作为公司基本规章制度的一部分让员工们学习。会议之前约定好规则，一方面可以规避由于规则讲不清而造成员工违反的情况，由于责任没有推广到个人，无法进行惩罚；另一方面也让员工明白，会议的纪律是很重要的。

在强调会议纪律的时候，主管领导要站在主席台上提醒在场所有与会人员保持安静，并且宣布会议正式开始，然后把会议纪律一条条地宣读出来，声音要坚定而有力，掷地有声，显示领导关注和维护会议纪律的决心，同时震慑那些经常在会议上扰乱纪律、浪费大家时间的人。如果有惩罚，也一定要宣布惩罚措施，保证与会人员都有明确的认识。

会议上往往会出现一些始料未及的状况，某几个员工不遵守会议纪律，不按照会议的章程和流程进行，会议主持人还能稳住局势。但如果是很多员工都违反会议纪律，这就不是当场能解决的问题了。如果出现这种情况，主管领导就应该站住来，利用自己的权力制止类似情况，保证会议正常进行。会议结束后，要整理在会上违反纪律的情况，根据预先制定的规章进行惩罚。

第二把火，主管领导要带头明确会议议题和要达成的目标。

会议的目的是要解决问题。严谨的会议议题是保证会议正常进行并达到效果的必要条件。在这里，主管领导要带头明确会议议题，不仅自己明确，而且要让与会者始终围绕这个议题发言和讨论，保证会议正常进行。那么如何才能让与会者都严格围绕着议题讨论呢？

主管领导在宣布会议开始和强调会议纪律之后，就应该向与会者宣读会议的议题和会议要达成的目标，并且把议题写在白板的显著位置。如果没有白板或者能写字的地方，也可以把会议议题做成条幅挂在会议室显著的位置，这样，参加会议的人只要一抬头就能看见会议的议题，也就能随时提醒自己不要跑题。同时，主管领导也可以在会议之前要求会议上作报告的人，在准备PPT的时候，每一页都要标注会议的议题。

在陈述完会议议题和会议目标之后，主管领导要宣布对会议跑题者的惩罚措施，先礼后兵，把要求传达下去，如果仍然有员工违反，就可以采取必要的措施。这样员工即使是被惩罚了也会服气。

第三把火，主管领导要对公司中每个部门的工作成绩做出详尽的总结，并且公布奖励和惩罚措施。