第3章 办公室工作概述（2）
第2单元 办公室工作讲求原则性与灵活性的统一
情景案例
在公司的年终总结表彰大会上，办公室赵主任受到了公司的嘉奖，这让秘书小王钦佩不已。她想到自己在工作中经常出现疏漏和失误，领导的批评和指责也多，有时自认为工作忙忙碌碌，很是努力，但总是得不到领导的肯定，而办公室主任却总是忙而不乱，井然有序，办事得体，得到领导和公司员工的一致肯定。
小王向赵主任请教其中的秘诀。赵主任笑着说：“其实，办公室工作看起来忙乱纷繁，要做好它需要把握一些要领的，这就需要秘书有悟性，在工作中既要恪守原则，又要灵活操作，一切围绕领导工作的需要展开服务和辅助性工作，这样，办公室工作就会有成效，存在的一些问题也容易迎刃而解。”接着，赵主任又和小王一起，仔细分析了办公室工作中原则性和灵活性如何进行把握以及具体工作中的应对办法。小王针对赵主任的谆谆告诫，对照自己工作中的疏漏和失误，发现很多都是对原则性和灵活性的把握不当造成的，有的甚至造成了不良影响。如有时及时快捷地完成了工作，其结果却不是领导所需要的，有时严格按领导的话去做，又被领导说是缺乏灵活性，等等。小王细心体会着赵主任的话，逐渐明白了，办公室工作应以企业的经营目标和有利于提高领导工作效率为出发点，在工作中讲原则，顾大局，但也要根据实际工作需要讲究变通，注重灵活操作，这样就能符合领导工作的需要，减少疏漏和失误。
不到一年，小王就成为了一名办事得体、精明干练的秘书。
项目任务
如果你是公司秘书小王，在以后的办公室工作中应如何做到既能恪守工作原则，又能注重灵活操作？
任务分析
在办公室工作中，秘书小王既要能恪守秘书工作原则，又能注重灵活操作，就应该在工作中摸索规律，把握一些工作要领。
办公室一切事务性工作都是“事”，广义地理解，“办文”、“办会”也是“办事”，所以，“事”的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务，王秘书工作的关键是要摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事悟性，较高的办事悟性才能使秘书把事情办出最佳结果。
王秘书在办公室工作中要善于改变自己的思维定势。人的思维方式，常常出现两大定势：一是直线型思维，不会拐弯抹角，不会逆向思维和发散思维；二是复制型思维，常以过去的经验作为参照，不容易接受新鲜事物。面对复杂多变的办公室事务，王秘书应善于变化自己的思维习惯，改变自己的陈旧观念，多几种解决问题的方式，许多棘手的问题就能迎刃而解。
在扎扎实实做好具体工作的基础上，王秘书还要学会从全局的角度综合考虑工作安排，以领导的眼光分析判断出现的问题，思考采取的工作方法是否对工作更有利、效果更好，更能准确实现领导确定的目标，提高领导的工作效率。学会换位思考，一切围绕领导工作的需要展开服务性和辅助性工作，才能正确地理解领导的意图，并忠实地贯彻执行，有效地履行秘书的辅助职能。
另外，王秘书还要提高随机应变的能力。秘书工作繁杂，一个最大特点就是突发性事件多，很多客观因素无法控制，一旦出现新的情况，就要求秘书按新出现的情况采取新的对策，如果秘书不机灵，按部就班，墨守成规，那就有可能造成失误。秘书随机应变能力的提高，最根本还是有赖于工作经验的积累。为什么人们总把老秘书比做老姜，说姜是老的辣，就是说老秘书经验丰富、见多识广，一旦有新情况，他就能根据自己的经验，不慌不忙地采取相应的对策，做到在什么山上唱什么歌。
相关知识
1.办公室工作的原则
（1）准确。准确，就是要求办公室工作准确无误，没有差错和疏漏，具体而言，就是办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。它是对办公室工作质量的要求，也是衡量工作质量的首要标准。可以说，办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了单位工作的正常运转，也是提高办公室工作效率的基础。
办公室秘书应具备认真的工作态度、扎实的工作作风，才能保证办公室工作的准确无误。
（2）迅速。迅速，就是要求办公室工作讲究时效，做到用时最少、花费最小，取得最佳的办公效果。它是对办公室工作的效率要求，也是办公室发挥重要作用的体现。在当今市场竞争日益激烈的商业领域，时间就是金钱，效率就是生命，办公室工作的时效性，在很大程度上能保证领导工作的效率，这也是单位组织取得工作效益的重要保障。
办公室秘书必须具备高度的工作责任心，力戒懒散的工作作风，才能提高办公室工作时效。
（3）严谨。严谨，就是指在办公室工作中要做到严密、周详和谨慎。这是对办公室工作的作风要求。办公室秘书直接从属于单位领导并为其服务，秘书人员的工作关系到单位领导的决策，关系到单位员工的切身利益，这就要求办公室秘书要有严谨的工作作风。从某种意义上说，办公室工作就是事务性工作，这些工作纷繁复杂、琐碎具体，在处理过程中如果粗枝大叶、马虎从事和忘乎所以，就会对涉及全局的领导工作和企业工作产生不良影响。
小技法
朝思暮想的妙法
办公室工作杂事纷纭，有时难免会出现疏漏和失误。有经验的秘书常常采取早晚一想的办法，不仅可以做到不忘事，还可以利用潜意识解决一些难题。
晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所干，过一遍“电影”，想一想：今天要办的事办完没有，还有什么不周的地方明天要补办，还有什么事情今天没办明天要办的，明天要新办什么事情。当天这种回忆，不是事无巨细，而是选其要者，想其主要的事情。
早上起床或上班前，把今天要办的事、昨日遗留的事想一下，特别是对易忘的事和时间性比较强的事，例如几点开会，几点接人，领导几点有什么活动等，要在脑子里过一下，排一下计划。这样一般就不会忘事了。
要做到天天能“朝思暮想”不容易，初时要“强迫”自己早晚一想，时间一久，自然就形成习惯了。办公室秘书要真正做到“情不自禁”的朝思暮想，是需要有责任心的。
（4）保密。严守机密是办公室秘书必备的观念，是对办公室工作的纪律要求。由于工作需要，办公室秘书经常参加领导会议，起草文件，保管档案，接触机密的机会较多，知密度很深，如不注意保密，一旦泄露，就会给公司造成严重的损失。特别是当今企业间商业竞争非常激烈，企业商业、科技信息的保密显得尤为重要，有时甚至关系到企业的生存和发展。
2.办公室工作的原则性和灵活性
办公室秘书在处理各项事务中必须坚持一贯的工作原则，按相应的原则办事，这样才有利于提高工作的质量和效率，增强工作的规范性，克服随意性，有利于避免或减少疏漏和失误。
但是任何原则性都有相对的灵活性，办公室工作的原则也不例外。由于秘书是处在一个协调者的位置上，其工作的方式方法就不能过分呆板，工作中既要恪守原则，又要灵活操作，讲究策略，发挥思维的机敏性和灵活性，一切围绕领导工作的需要展开服务性和辅助性工作，这样，既能把事情办得遵章守法，又能使领导满意、各方认同，而且办公室工作中存在的一些棘手问题也容易迎刃而解。这需要秘书具有一定的工作悟性。
（1）准确与宽泛。办公室秘书工作的基本原则是准确。但准确就意味着界限域狭小，在某种意义上说反而难以达成。模糊或者界限域放宽并不等同于不准确，相反，由于更易于达成，也就做到了准确。
如：办公室秘书为领导草拟公文，要忠实、完整、准确地表达领导的立意，也要把忠实、完整、准确表达的规范性和灵活性结合起来，准确表达领导的立意并非照搬领导口述的所有语言，照搬虽然准确，但意味着公文写作的界限域狭小，反而难以形成合乎要求的公文，因此，草拟公文需要将领导立意按领导的思路全面展开，层层分析，在忠实领导原意基础上追求一种更宽泛的表达，即深化其观点和内容，使之表达更系统化、更具有逻辑性。所以，在办公室工作中有时必须在准确与宽泛之间做出选择，这实质上就是办公室工作中原则性和灵活性的恰当把握。
（2）迅速与暂缓。作为办公室工作的基本原则，迅速强调的是快速，是时效。但在办公室工作中，有些事情“欲速则不达”，暂时缓和一段时间，或许事情能圆满解决而不致于产生不良后果。解决问题需要讲究方式和方法，而方式和方法就包含了时间的因素。一定的时间达到一定的目标，当快则快，当慢则慢，快慢适当，这就是原则性和灵活性的体现。
如：某公司经理接到一客户不太礼貌的信件，一怒之下叫秘书马上回信断绝业务关系。这位秘书听从上司指令将信写好，但他并没有立即将信寄出，而是将拟好的信稿搁了近半小时，再去请示经理是否要将信寄出。经理此时已冷静下来，收回成命，让秘书另写一封道歉信，继续争取这位客户。这位秘书就是在迅速与暂缓之间做出了正确的选择，利用时间的因素以巧妙的方式使公司留住了这位客户，从而使公司避免了一场损失。
（3）谨慎与果断。对于办公室工作而言，秘书的谨慎就是处世稳重、办事周密，避免出错。但谨慎也意味着循规蹈矩、瞻前顾后甚至优柔寡断，从这个角度上说于工作不利，于秘书的个人发展不利。办公室工作当然要求秘书谨慎细心，但有些事情还是要果断从事，当断不断，反受其乱。
如：办公室工作中经常会遇到一些突发事件，要求秘书不能有半点犹豫，必须果断处理；为领导出谋划策，如果唯恐出错，顾虑太多，反而失去了参谋辅助的最佳良机。因此，在办公室工作中应恰如其分地把握好谨慎与果断的选择，细心办事，果断行动，这也是办公室工作中原则性和灵活性的具体体现。
（4）保密与宣传。保密意识是办公室秘书必须具备的职业操守。但现代企业讲究沟通和宣传，讲究公众的知情权。现代科学技术、互联网也使企业之间包括经济、科技在内的各个方面越来越透明。具体到办公室的工作，秘书既要把上级的有关政策、领导的决策意图，向单位员工做宣传，让员工充分理解；又要对某些问题，保守机密。对必要的宣传事项，错误地列为保密内容，就会脱离群众，影响宣传效果，从而也就会影响单位有关决策的贯彻实施；对必须保密的事项，有意无意地泄露出去，或者错误地作为宣传的内容，就会因失密而使工作受到重大的损失。所以，保密的原则性与宣传的灵活性对办公室秘书而言就是一个如何有分寸地妥善处理的问题。
小技法
秘书要学会“委曲求全”
委曲求全，也叫“自亏处理”。说白了，就是自己吃点亏，把事办了。秘书有时很需要自己（公司、个人）受点委屈，求得问题的解决。这种方法，需要有点精神，不怕丢面子。
当事情涉及本公司和外公司利益关系，一时难以调整时，在不违背大原则的前提下，从有利于解决问题出发，说服本公司领导吃点亏，让一分。如果是在“火头上”，则应做降温工作，切不可“火上浇油”，越弄越僵，不仅破坏了两个公司之间的关系，还耽误了工作。
当事情涉及秘书本人和他人的利益关系时，更应该胸怀宽一点，姿态高一点，切不可赌气、死活不让步，“一夫当关，万夫莫开”，影响事情的顺利进行。委曲求全既是工作方法，也是思想修养，没有不计个人（公司）得失的精神，没有整体效益观念，是做不到的。
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秘书如何提高工作悟性
悟性，就是领悟能力。秘书工作的悟性，是指秘书在办文、办会和办事过程中体现出来的能充分领悟工作事理，充分发挥自己的才能，把事情办得既遵章守法又使领导满意、大家认同的一种良好的内在素质。办公室秘书要求从事务型向智力型、智能型发展，从“动手”转变为“动手也动脑”，“以动脑带动动手”，这就提出了秘书的工作悟性问题。坚持办公室秘书工作的原则性和灵活性的统一，更是说明了秘书工作悟性的重要性。
秘书的工作悟性首先来自于工作阅历和工作经验。在工作中善于摸索规律、找窍门、总结经验就是领悟能力强的表现。秘书的悟性主要表现在秘书对领导工作中的难处、痛处的认识和理解。秘书处理的一切事务，蕴涵着很强的原则性、政策性、法规性，也有很强的灵活性、机动性。处理哪些事要讲究原则，哪些事可以灵活，哪些事刚性强，哪些事可以软处理，这就要秘书在工作中学会明辨事物。秘书应能设身处地从宏观角度思考全局工作，从大的方面理解领导的意图，这就要求秘书能局部利益服从全局利益，兼顾公平与效益，实事求是地研究问题，以人文精神渗透辅助管理过程，这就要求秘书有优秀的品质和高尚的思想。
社会岗位对秘书的要求和评价，首先是看其办理事务的规矩和程序，进一步就要看其办事的熟练程度。更高的要求，则是思想水平和工作悟性。悟性的心理基础一是思维敏捷，懂事理；二是有原则又善解人意，会办事；三是有觉悟，有人品，办事有水平。所以秘书首先要充分认识“办文”、“办会”、“办事”中的事理，学会“懂事”，明白“事在人为”。其次是认识社会、认识人际关系和公共关系，树立高尚的人生观和世界观；为人畅快，办事通达。最后还要注重提高思想水平和知识水平，掌握正确的思维逻辑和科学的思维模式。
实践训练
1.课堂讨论
有人说，秘书既要学会做事，也要学会做人。你是如何理解这句话的？
2.案例分析
【案例1】某外宾即将光临集团公司所属的某工厂参观访问，秘书小郑拟了一份接待计划奉呈办公室主任审批。主任仔细阅读了全文，眼光落在接待计划的第五大点第三小点第四小小点上：“备面包一两”。主任忍俊不禁：“一两面包就把肚子填满了？这些外国人净提这些稀奇古怪的要求。”主任不以为然地将接待计划呈报厂长批示。厂长审阅时也被第五大点第三小点第四小小点吸引住了：“备面包一两——也许这个外国人有胃病吧！”他对自己的推理很满意。接待计划迅速送到市政府办公厅。几天后，市政府办公厅秘书长打电话给公司经理：“请问‘备面包一两’究竟是什么意思？”经理答道：“外国人可能有胃病吧。”“你真能肯定是这个意思么？”秘书长追问，经理语塞。本是猜度，未经核实，怎敢肯定？只得三分歉意地说：“我再了解了解。”于是，厂长接到了经理的电话：“请问‘备面包一两’究竟是什么意思？”厂长答道：“据说外国人不大吃饭。”“是这么回事么？”经理追问，厂长却疑惑起来。他没出国考察过，怎敢肯定？于是只得十分歉意地说：“再了解了解。”于是，主任接到了厂长的电话：“请问‘备面包一两’究竟是什么意思？”主任答道：“这可能是外国人自己提出的要求吧。”“可能？工作这么粗！”厂长吼了起来，主任一听话头不对，马上万分内疚地说：“我再了解了解。”于是，拟稿人小郑被叫到办公室主任的办公室。主任问小郑：“你那个接待计划中写的备面包一两什么的，是不是外国人自己提出的要求？”小郑答道：“不是。”“不是？那你怎么能自作主张地给人家吃这么少？”主任质问，小郑搞懵了：“主任，你怎么扯起吃的来了？”主任吃惊地问：“‘面包一两’不是吃的，那干什么用？”他把接待计划复本掷过去，小郑一看便叫苦起来：“主任，‘备面包一两’是指准备面包车一辆，我，我不应该这样随便简写，我，我……”
分析与讨论：
（1）秘书小郑违背了秘书工作的哪些原则？
（2）谈谈你由此案例受到的启发。
【案例2】某县委刘书记外出办公，临上车前突然嘱托送行的秘书小张，说他爱人明天从海南旅游回来，要他同行政科的李科长联系，派一部小车去机场把她接回来。刘书记走后，小张有点左右为难，明知刘书记是用公车办私事，又无出车费的意思，与单位用车制度不合，何况刘书记还在机关大会上批评了公车私用现象，若按刘书记的交代办了，会在单位造成不良影响，不办吧，后果不堪设想。
分析与讨论：
小张应该怎么办呢？为什么？
3.课后拓展
在班级管理工作中，如何将原则性和灵活性有机地地结合起来？
第3单元 办公室秘书的职业素养
情景案例
刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外，便津津有味地阅读起来：
▲某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语专业大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。
▲某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力以及一定的财务经验。
▲某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟悉资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。
▲某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20～28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。
▲某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。
项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才的要求？
任务分析
随着我国改革开放特别是加入世贸组织，企事业单位对秘书从业人员的要求越来越高，秘书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服务。
作为文秘专业的在校学生，想要在将来的职场竞争中谋得一席之地，首先一定要学好专业知识，注重提升专业素质，利用学校的实训条件以及各种实践机会充分掌握秘书工作的相关技能，这是适应时代发展、社会需要的必备条件；不但好学、勤学，还要博学，人们说：“秘书肚，杂货铺”，就是说秘书人员是通才，是杂家，一定要博学多才，见多识广，因此要充分利用学校的图书馆、阅览室以及越来越发达的网络系统广泛涉猎各行各业的知识，以提升自己的职业素养。更重要的，要学会做人，这是做好秘书工作的先决条件，其实，学校就是一个小社会，要学会和各种各样的人相处，多参加校内的各种各样的活动，在与人沟通交往中培养谦虚谨慎、诚实守信、尊重他人、与人为善的优良品格，这是一个职业秘书必须具备的思想、道德品质方面的素养。
相关知识
秘书的职业素养是指秘书在思想、道德品质和知识、技能、心理等方面的综合素质。由于秘书地位的特殊性及秘书工作的复杂性，办公室秘书必须具备相当的职业素养，才能做好秘书工作。
1.办公室秘书的职业道德
（1）爱岗敬业，忠于职守。作为办公室秘书，如果对自己单位的认同度较低，不能正确认识自己的工作在整个单位中的重要性，就不会产生一种荣誉感、幸福感、责任感，也就不会热爱本职工作和工作对象，自然就会影响到秘书的工作绩效。只有忠于职守，热爱本职，忠诚可靠，才能自觉履行自己的各项职责，认真做好办公室的各项工作。
（2）遵纪守法，严守机密。办公室秘书要养成依法行文，照章办事的好习惯，以保证工作的正确性、原则性和严肃性。办公室秘书身处单位的核心部门，必须严守秘密，自觉树立保密观念。
（3）诚实守信，恪尽职责。办公室秘书要了解自己的工作职责与权限，要具有忠实执行领导指示的自觉性，既要积极主动，发挥主观能动性，又要恪尽职责，不超越权限。
（4）埋头奉献，甘当配角。秘书是为领导服务的，无论是安排公务活动，组织会议，还是草拟文件，撰写领导讲话稿等，这种高强度的劳动都是在幕后进行、鲜为人知的，这是单位管理的需要，是法定的岗位职责决定的。办公室秘书必须服从组织管理的需要，安于幕后，甘当无名英雄，甘当配角，才能符合组织利益，才能符合秘书职业道德规范的要求。
（5）谦虚谨慎，廉洁自律。办公室秘书身居单位中枢，接触领导、谈工作的机会多，很容易被单位中的其他员工视为“特殊人物”，办公室秘书应时刻提醒自己在工作中做到谦虚谨慎，平等待人，加强协作，共同发展。办公室秘书在工作中应做到廉洁自律，不以权谋私，不接受贿赂；真正关心领导的秘书，往往能对领导行为中的疏漏拾遗补缺，协助领导防微杜渐，正身洁行。
小技法
秘书的“反思”与“慎独”
秘书应该继承前人在道德修养中注重“反思”和“慎独”的好传统。古人讲“日三省乎己”，秘书应该把职业道德标准作为一面镜子，定期检查自己。所谓“慎独”，就是说即使在个人独立工作，无人监督的情况下，也要坚持按道德规范的要求做事，在“隐”和“微”的地方，能够自觉地控制自己，防微杜渐，加强自我教育、自我磨炼、自我改造和自我完善，努力使自己成为一个具有较高道德修养的人。
2.办公室秘书的知识素养
（1）基础知识。基础知识是指涉及社会和自然科学领域的文、史、地、哲、数、理、化、生物等方面的基本知识，这是办公室秘书最起码的知识面。其中对秘书工作产生直接影响的有以下三方面的知识。
①汉语知识。包括语音、文字、词汇、语法、逻辑、修辞等知识，这是办公室秘书文字与口头表达能力的先决条件。汉语功底深厚，才能言简意赅，文通情达，否则难以胜任文字工作。
②科学知识。自然科学方面的知识有助于单位秘书紧跟科技飞速发展的时代，在单位的业务领域尽快成为内行，能够在为单位的智能服务中体现出良好的科学素质。
③外语知识。随着国际经济交往活动的增多，单位与外企、外商的业务往来日益频繁，在涉外活动中，办公室秘书不具备一定的外语水平尤其是专业外语水平和英语口语能力显然是很难胜任的。
（2）专业知识。专业知识是指办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志，秘书要成为专业领域的行家里手，很大程度上取决于专业知识的掌握情况。它主要分为以下两大部分。
①秘书业务知识。秘书业务知识包括秘书学、办公室实务、应用写作、文书学、档案学、公共关系学、商务礼仪、办公自动化、速记等方面的知识。学习秘书的专业知识，能够了解掌握秘书工作的基本性质、特点、工作内容、范围、程序和方法，从而为胜任秘书工作打下基础。
②行业领域的业务知识。秘书要对所在单位开展的业务知识有基本的了解，如企业秘书必须掌握企业管理知识、市场营销知识等。办公室秘书只有熟悉本行业、本企业的通用业务技术及相关专业术语，才能满足开展业务活动、辅助领导工作的需要。
行业领域的业务知识在秘书的知识结构中愈来愈重要，目前一些国家秘书职业的行业化特点，就是因为秘书所掌握的行业知识已成为其谋生供职的重要因素，也是某行业部门终身聘用某秘书的重要因素。
小技法
实践出真知
秘书应从实践经验中不断学习，提高自己的知识的素养，通过与各位有头脑、有经验的领导、客户、同事往来，从他人的经验中不断提升自己。秘书身处领导的周围，应注意在工作中向领导取经，学习有益的领导经验，并从自己的失误中汲取教训。
（3）相关知识。相关知识是指与单位秘书工作有密切关系的知识。它主要包括经济学知识、法学知识、心理学知识、社会学知识、行政学知识、领导科学、文艺学、新闻学知识等，以企业秘书为例，其中对秘书工作产生更直接影响的主要有以下几个方面知识：
①经济学知识。经济学知识包括财务知识、财政金融知识、股票与证券、国际贸易知识等。在社会主义市场经济条件下，企业办公室秘书只有掌握市场经济的特点与规律，掌握市场经济基本知识，才能适应市场经济发展的需要做好本职工作。
②法学知识。目前企业办公室大多集秘书事务与法律事务于一身，秘书除了做好日常工作外还要从事企业规章制度的起草、审查，参与商务谈判、项目招标，负责合同的起草、审查与管理，办理企业注册、登记、年检，处理商标、专利等专业性强且责任重大的事务。办公室秘书只有具备相关的法律法规知识，才能依法从事管理并依法维护企业的合法权益。
③心理学知识。办公室秘书由于工作范围的广泛和关系的复杂，每天要与各种各样的人打交道，只有具备一定的心理学知识，才能更好地了解自己，更多地了解别人，根据不同人的心理特点做好工作，沟通人际关系，同时，培养自己健康和谐的心理，学会积极主动地去调节心理，克服工作中产生的各种心理障碍。
3.办公室秘书的能力素质
单位组织由于领导职能的进一步加强，办公室秘书所担负的工作日趋繁重，秘书的能力内涵较之以前有显著的扩展与强化。从适应单位实际工作的需求出发，办公室秘书有下面几种能力是必须要具备的。
（1）表达能力。表达能力包括口语表达和书面表达能力。口语表达能力具体表现为说话的艺术，即清楚的口齿，准确的用词，分明的条理，敏捷的应对，得体的语气和姿态等，能根据不同的表达目的，针对不同的对象和场合，做出恰如其分的表达。
书面表达能力，即公文和事务性文书的写作能力。公务文书中诸如通知、请示、报告等常用文种和商务文书如备忘录、电子邮件、商业信函（包括涉外商业信函）的写作能力应该是办公室秘书必须具备的写作能力。书面表达要求结构清晰，条理分明，文字通顺，格式规范。
（2）办事能力。办公室秘书工作事务性很强，办事能力是秘书的重要能力。秘书的办事能力是由多种能力综合而成的，具体包括以下几点。
①理解和领会领导意图的能力；
②迅速将这些意图落实的能力；
③准确分析和判断的能力；
④条理和驾驭能力；
⑤应变能力；
⑥将原则性和灵活性相结合的能力；
⑦协调能力。
（3）人际沟通能力。良好的沟通能力是处理好人际关系的关键。秘书应该善于沟通，有效传达，同上级、同事以及来访者保持一种志趣相投的和谐关系，在工作中才能得到上级的信任和重用、同事的尊重和配合，才能正确无误地、愉快而及时地完成自己的工作。
（4）现代办公设备操作能力。随着社会现代化的发展，办公室秘书要适应新形势发展的需要，掌握相应的现代化办公手段，能熟练操作各种办公设备，如电脑、复印机、摄像机、摄录机、录音机、文字处理机、传真机、多功能电话、多媒体投影仪、电视电话系统等。
小技法
秘书提高工作效率的诀窍
秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：
1.掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。
2.善于借助他人的力量。这里指的他人，包括后辈、资深同事和领导等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办起事来自然方便许多。
3.了解自己的实力。譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。
4.办公室秘书的心理素质及其调适方法
（1）办公室秘书应具备的心理素质。作为办公室秘书应具备的健康和谐的心理素质，主要是指以下几方面。
①树立正确的人生观、价值观，热爱本职工作；
②建立自我成功期待，拥有恰当的人生抱负水平；
③善于反省，能自我调节心理压力；
④自觉抵御各种不良思想观念行为的影响；
⑤善于营造和谐、互助的人际关系氛围；
⑥做事有百折不回、坚持不懈的勇气和毅力；
⑦具有自信、热忱、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。
（2）办公室秘书心理调适的方法。为了有效地工作并保证正常的生活，办公室秘书要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，行之有效的调适方法有如下几种。
①培养广泛兴趣，丰富业余生活，以陶冶性情、培养乐观情绪；
②博览群书，以拓宽视野、开阔胸襟；
③主动与人交流、沟通，利用各种心理咨询服务，通过倾诉、宣泄以调节情绪；
④正确地评估自己，培养高尚的人格修养；
⑤劳逸结合，坚持锻炼身体；
⑥学会转移注意力，其中学会克制与忘记很重要，容易排解不良情绪；
⑦掌握一些心理保健知识。
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现代秘书职业技能的新要求
21世纪是电子时代、网络时代，瞬息万变的社会充满着挑战，这都对秘书人员的工作技能提出了新的要求。
最近，英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley Taylor女士发表了自己的看法。她认为，在过去的几十年中，秘书的角色变化很快，他们不再是打字员或是办事员，开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。概括起来，21世纪的秘书人员需要从以下方面提高自己的职业技能。
1.多元化才能。现代社会对于秘书人员的要求是全方位的，首先应懂得两国甚至两国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能，同时还要具备所从事的特定行业的专业技术知识。因此，平时注意知识的积累和储备就显得非常重要。
2.出色的组织能力和控制能力。秘书应当是一个组织者，他们要为各种会议和活动做计划，并落实安排。同时，还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。能够把握和控制各种复杂的局面。
3.完美的沟通能力。要做一个21世纪合格的秘书，沟通能力应该非常出众。秘书需要和领导、同事以及客户打交道，要协调企业内外部的关系，这些都有赖于沟通能力做保证。
4.获取新知识的能力。现代社会知识更新的速度超过了以往任何一个时代，要想完成好自己的工作任务，在激烈的竞争中赢得主动，秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，需要跟上计算机、现代通信技术应用的发展步伐。
5.团队合作能力。团队合作能力也是21世纪秘书人员需要重点强调的，在当今社会，没有一个人能够完全脱离群体取得成功，而秘书人员又是社会组织中处于特殊位置的一个角色，他们需要通过自己的努力，帮助领导为组织构建起一个强有力的团队，同时要督促团队努力工作，最大限度地发挥团队的潜力。
目前我国秘书从业人员约2300万人，而且还在不断增长。但有调查显示，在我国年营业额5000万元以上的企业中，约有80%的企业总裁秘书早期所受的专业教育是中文、外语等专业，缺乏专门的秘书理论和技能培训，也缺乏从公司的战略高度整合商务管理问题的理论基础和实际经验。按照现代社会的要求，一个合格的秘书人员应该是具备优秀商务人员素质的行业精英，懂得国际商务礼仪、人际关系与沟通技巧、压力管理、财务的精算与操作等。而企业高级秘书或助理人员，应该十分了解秘书与企业战略的关系，知道如何有效地处理商务事件，协助领导完成上下级的沟通，并在任何场合都能保持良好的心态、优雅的风度和冷静的头脑。
实践训练
1.课堂讨论
有人说，领导选择秘书的标准是“看起来舒心，带在身边放心，用起来省心。”你是如何理解这句话的？
2.案例分析
面试
吕芬到恒达股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面考试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问题。
总经理问吕芬：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应用能力一定很过硬了。”
“总经理先生”，吕芬回答，“这只能说我学生时代在语言应用上有一定的基础，但到工作单位后，对行业术语和管理语言，特别对秘书语言应用特征的把握上，还必须下苦工夫，向领导和前辈们学习。只有在大家的帮助扶持下，我才能较快进入角色。”
总经理微笑地点头，又问：“吕小姐品学兼优，才德兼备，获奖证书如此之多，个人条件如此之好，到目前面临不少困难的恒达公司应聘，不觉得屈才吗？”
吕芬回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关资料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升级出现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争实力将有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团队，这将是我的荣幸。”
总经理连连点头，又问：“若请你任我的秘书，你将为我的工作提供怎样的帮助？”
“总经理，刚开始我只能做一些事务服务的工作，”吕芬回答，“若需要我草拟文稿，还需领导和前辈指导、把关；经过几个月实践考验后，若公司认为我基本合格，我自信能够承担起总经理秘书的参谋辅助和事务服务的工作职责。”
面试结果，吕芬被聘任为恒达股份有限公司总经理秘书。
分析与讨论：
（1）从吕芬在恒达公司应聘复试的过程中，分析该公司需要怎样的秘书？
（2）吕芬具有怎样的职业素养？
（3）谈谈你由此案例受到的启发。
3.课后拓展
（1）到学校图书馆查找、借阅与秘书工作相关的书籍并做出学期阅读计划。
（2）通过访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导，分析哪些思想品质和心理素质是职业秘书必备的。
知识小结
办公室作为一个单位组织上情下达、下情上达的枢纽性机构，以及其在单位中的辅助性、中介性、综合性、服务性和专业性的工作性质，使得它在单位组织的运作中有着相当重要的地位和作用。办公室的参谋咨询，事务处理，沟通协调、宣传公关的基本工作职能，是确保单位组织高效运转的重要保证。
办公室工作必须坚持准确、迅速、严谨和保密的基本工作原则。但秘书的工作方式和方法不能过分呆板，工作中既要恪守原则，又要灵活操作，讲究策略，发挥思维的机敏性和灵活性，一切围绕领导工作的需要展开服务性和辅助性工作。这需要秘书具有一定的工作悟性。
由于秘书地位的特殊性及秘书工作的复杂性，办公室秘书必须具备较高的职业道德素养、足够的知识技能的储备、健康和谐的心理素质，才能做好秘书工作，成为领导的得力助手。