第4章 办公室日常事务（1）
第1单元 办公环境的管理
学习目标
知识点：
·了解办公室日常事务性工作的内容
·掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点：
·掌握在具体办公环境下的工作方法
·能准确领会本级和上级组织领导的工作意图
·了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点：
·培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养
·培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
·养成严谨、规范的办公室工作习惯
情景案例
宏利公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式或半开放式办公空间，大厅大门左边用做产品展厅，大门右边作为公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备，并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，以便下次办公会议专题讨论。
项目任务
办公室行政经理刘子文将全面负责公司新办公室室内平面布局图的设计和文本方案撰写的工作，如果你是参会的公司办公室的行政助理孙梅，会后你将在设计图和方案中针对办公室的整体布局和室内布置提出哪些可行性的建议？
任务分析
作为公司领导，如此重要的新办公场所的平面设计和布局的任务或许不会单独交给办公室秘书孙梅来完成，但孙梅可以参与其中，也可以利用自己所掌握的专业知识和经验主动献言献策，积极提出建议，这正是办公室秘书做好辅助管理、当好参谋助手的职责之所在。
如何做好新办公环境的整体平面设计和室内布置，孙秘书不妨从如下方面考虑，提出自己的建议。
办公空间是一个单位开展经营活动所必需的，也是一种必须支付的资源，费用通常是按平方米来计算的。如何在适当面积的空间中获取单位的最大效益是在选择和设计办公室整体结构和布局时必须考虑的，因此首先必须要有成本意识，也要考虑单位经营的性质和内容、空间需要多少个部室等。从宏利公司目前的实际情况来看，新办公环境采用大的开放式或半开放式的设计是比较理想的选择，各办公区域用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。但大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的的交流和保管极为重要，因而公司财务部应该设置为安全和保密的封闭式办公室为宜，经理的办公室也应该相对独立、不受干扰为好。
新办公环境室内布置应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外，室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每件事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。
相关知识
办公室环境的管理是指对办公室自然环境进行科学合理地设计、布置和组织，使其符合秘书工作的需要，从而提高工作效率和质量。它主要指的是对上司办公环境、秘书个人办公环境以及公共办公环境的管理。秘书应协助上司做好相关服务性工作，努力营造一个和谐、美观、有序、方便和安全的办公环境。
1.办公空间的整体布局
（1）设计和布局需要考虑的主要因素。
①空间利用的成本。在设计办公空间时，要有节省成本的意识，保证所需费用最少，空间利用率最高。
②办公室的主要职能。办公室工作职能的不同决定应该采用什么样的空间设计。如讲究独立性、专业性强的办公室，应该采用小的办公空间，而注重工作衔接、配合的办公室，就应该采用比较大的办公空间。
③办公室工作流程。工作流程是指办公信息流在上下级和各职能部门或工作单元之间的纵横流动。空间设计应确保公司部门之间的联系以及工作流程设计的科学有效。为提高工作效率，办公室工作流程应采用“I”形、“L”形、“O”形，能避免不必要的重复与浪费。
④机构的建制和员工的人数。部室的多少和员工人数决定办公空间的大小和成本费用的多少。
⑤办公室随单位组织发展变化而变更，空间布局应具有灵活性。
（2）办公空间设计模式。办公空间布局合理与否，对工作人员的精神状态及工作效率有着很大的影响。合理设计办公室布局，是优化办公环境的重要内容，对于创造最佳的工作环境至关重要。办公空间设计一般有以下两种模式。
①封闭式空间设计。这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。适合于专业性、机要性强的办公工作。
②开放式空间设计。是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体（如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里有独立使用的办公设备。
两种办公空间设计模式各有其优、缺点。
（3）办公空间设计的程序和要求。
①综合分析影响办公空间设计的各种因素，协助领导做出科学合理的设计；
②做好调查研究工作，了解单位各职能部门对于办公条件的要求；
③及时征询各相关部门的意见，根据意见修改设计；
④设计上讲究灵活性，开放式和封闭式两种设计相结合能更加完善办公室的功能。
2.办公室内的布置
（1）室内布置的要求和方法。
①方便实用。
a.相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的位置，避免不必要的穿插迂回；
b.主管的桌椅应置于员工的最后部，也可用玻璃门隔开，既避免干扰，又利于监督；
c.秘书的办公单元应紧邻上司的办公室，又能清楚看到大门入口，以便迎客；
d.办公室内应在一侧或中间留出通道，要保持畅通；
e.将饮水机放置在不拥挤的位置，公告板置于醒目之处；
f.装设充足的电源插座，以便办公室设备之用，常用设备置于使用者附近。
②整齐有序。
a.办公桌椅和柜架的样式、规格和颜色应保持一致，采用直线对称式的排列；
b.办公区域可用1米左右高度的隔板分隔，所有座位统一朝向大门；
c.开放式的办公室内，每个办公桌上应放置统一制作的刻有员工姓名、职务的铭牌；
d.文件、书刊、报纸要各归其位，摆放井然有序；
e.办公桌上只放置常用的办公用品，如电脑、电话、文具及必要的文件等。
小技法
设计草图巧利用
布置办公室时可先画一张设计草图，按比例尺标明办公空间的面积，决定门、窗等的固定位置。桌椅柜橱等可移动的物件，用彩色纸按比例尺缩小剪出样块，然后在设计草图上摆移，找出最佳设计方案。
③安静舒适。
a.将易产生噪声的复印机、传真机、打印机等办公设备集中置于远离办公区域的角落；
b.尽量使来客多的部门如接待部置于办公室入口处，使来宾不干扰其他部门；
c.有条件的办公室可铺设地毯以吸收声音，设置屏障、设备隔音罩减少噪声的影响；
d.办公室内可播放轻柔的无主题的背景音乐，能减轻工作疲劳，消除噪声引起的烦恼；
e.办公座椅最好选用有扶手和低靠背的转椅或高靠背的椅子，以缓解久坐引起的不适；
f.条件允许可在办公区内设置休息处，并提供便利充分的休息设备。
④健康卫生。
a.办公桌不要靠窗摆放，避免太阳光直射以影响视力。光线从员工桌位左侧射入为宜；
b.室内灯光应分布均匀，采用光线柔和的日光灯，利于保护视力；
c.室内摆放几盆花草，如仙人掌、吊兰、天竺葵等，能净化室内空气，有保健作用；
d.室内空调设备在摆放时送风口避免直接对着人体，最好室温不低于16℃，利于健康；
e.新装修的办公室会散发有毒气体，最好先通风一段时期再使用，每日要通风几次；
f.电话按键和听筒、电脑键盘要经常用酒精棉消毒；
g.地面天天打扫，桌椅柜橱天天揩试，门窗定期擦洗，以保持洁净和卫生。
⑤安全保密。
a.办公室大门内可设置屏风或隔墙对应遮挡，利于安全和保密；
b.单位财务部应在上司办公室旁边，设置在封闭式办公室中；
c.电话、电脑等各类电线不要裸露在办公通道上，应置于角落或铺设在地毯之下；
d.电器、电线应做定期检查，以防火灾；
e.办公场所应配置消防设施，太平门及太平梯、安全门不可缺少，消防标志要明确；
f.电脑屏幕不要面对大门，员工的工作位置应设置隔间，利于保密；
g.办公室内应张贴保密等相关制度牌，重要部门入口处应有警示标志。
⑥美观和谐。
a.铺设地毯，挂置窗帘和百叶窗，能美化室内环境；
b.办公室的色调应单纯柔和，白色为主，以利于光线反射和装饰；
c.摆放绿色植物如铁树、发财树、开运竹、大叶葵等能起美化作用；
d.领导办公室和公司会客室可适当悬挂或放置一些油画、照片、书法作品或工艺品等；
e.利用办公设施的色彩搭配、布置格局和照明组合美化办公室，达到和谐统一效果。
小技法
办公室绿化要注意什么
办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的影响。因为植物在没有光照时吸入氧气，吐出二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出办公室，第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分钟，排除隔夜植物呼吸的浑浊空气。有些对人体有伤害的花卉不宜摆放在办公室，如含羞草与郁金香有毒碱，接触过多易使毛发脱落；洋绣球花的微粒会使人的皮肤瘙痒。
（2）室内布置的注意事项。
①要有全局意识，主动精神，能协调各部门和员工合作完成。
②整体风格要与所在公司企业的文化相适应，突出单位的经营宗旨、企业精神等。
③办公环境不一定由秘书安排，但秘书一定要做有心人，适时提出自己的建议。
④重在布置，更重在平时的维护和管理。