第7章 用思维成就规划，让规划成就高效(3)

环境思维：给自己一个高效能的环境

环境能够深刻影响我们的思维，当你所处的环境杂乱无章，嘈杂零乱，想必这肯定会使你的思绪零乱，难以提升工作效率。因此需要你具有环境思维，打造高效能的办公环境，这样才能更好地做好工作规划。

工作时，接过来的文件不知道被放在哪里，明明存过的档案却找不到，叫快递前才发现对方名片不见了，搜集了一个月的资料却因为没有分类而不知从何读起。无法妥善整理办公环境，最后必定因产生混乱而错误丛生，使其成为效率杀手。因此办公环境也必须规划，才能更高效地工作。

就像电子计算器，没有人会在荧幕上还有数字时，就按起数字键计算，一定会先归零才开始使用。整理的意义是让我们归零，保持在随时都能启动的状态。环境反映一个人的心境，办公桌混乱的人很难说他是个清爽的工作者，更不用说如果工作环境脏乱还能把事情做好。收纳或整理原本就是麻烦事，工作忙碌起来更是如此，不过整理其实是可以让工作顺利进展的好方法。整理容易让人专注，而一旦开始整理与工作相关的资料与信息，感觉工作有所进展时就会产生干劲儿。但要注意的是在整理前务必先整顿心情，理清思绪，思考真正必要的东西是什么，整理并非仅仅是收纳重点，更在于能否活用。无止境地追求收纳的美感，需要使用时却无法立刻拿出来，反而适得其反。

整理办公实物环境

运用环境思维，打造整洁高效的办公实物环境。办公桌可以说是工作者的主战场，只要下点功夫稍微整顿就能让你效率倍增。整理办公桌的重点有三个：

（1）常用的才放桌上。文具、电话等常用物品，须妥善放置在桌面上，惯用右手的工作者可将物品摆放在桌面右上方，以便随时拿取。电话则可放在左前方，方便接电话时右手记录留言。至于一些临时性的用具，可先放在剩下的桌面空间，并依照重要性和紧急性摆放，越紧急且重要的越往桌面右下方集中，而越不紧急且不重要的，则往左上方放。最后所有的物品都该有其固定位置，才能在需要时马上找到，让工作更迅速利落。

（2）使用后归位。许多人会将不常用的物品直接塞进抽屉，虽然当下看似节省时间却不利于之后的寻找，因此最好依照自己的工作习惯将抽屉格分类，才可以高效地找到所需物品。

（3）整理文件术。丢满零乱文件的办公桌，以及堆积如山的未处理的文件，会让人有一种不知该从哪里着手才好的紧张感觉。要是把已处理的文件与尚未处理的文件混在一起，则会造成更大的问题。所幸只要先切实做好分类，就能顺利地进行工作。你可以先准备一个专门放文件的盒子，能让送来的文件整齐地收纳在盒子里，以免送件人随意放置导致文件散乱甚至丢失。碰到要出差或放假时，可在最后上班日的下班前先在办公桌上放一个盒子，请大家把文件放在这里。当然像公司内部公报之类的分发刊物或传阅的资料等，也可以放进盒子里。这样的话就避免桌面陷入被无数文件埋起来的状态。此外建议使用透明材质制成的盒子，这样即使将盒子叠在一起也可以一眼就判断出里面是不是有文件。

如今，占用办公桌上很大一部分空间的办公用品就是电脑。电脑是一个办公的好帮手，也可能成为效率的隐形杀手。浪费时间寻觅电脑档案相信是许多人共有的困扰，不妨参考分类整理电脑档案的方法。

（1）将资料分为暂时、固定、参考三大类。进行中的档案置于暂时资料夹，完成后的资料移入固定资料夹，参考信息则收纳于参考资料夹。

（2）透过两次判断归类，先判断档案应该属于哪个类别。

为避免让电脑做太多不该做的事情而降低工作效率，需谨记四点原则：

（1）划分公务与私务。许多人习惯在工作的时候分心处理私人事务，比如网上缴费、写感谢卡等。这会影响你的专心程度，工作效率自然就高不起来了。要将这些与工作无关的事情挪到私人时间再处理。私人事务不占用工作时间，工作才不会占用私人时间。

（2）妥善管理电脑的桌面与档案。杂乱无章的电脑桌面容易让人眼花缭乱，因此一定要经常整理桌面移除非必要的文件，只留下使用频率高的必要项目。此外档案也应给予适当的命名，例如日期和重要说明，以方便排序和查看更新状态，以及一眼便知道档案内容。

（3）选择较大的荧幕与键盘。电脑作业必须眼手合一，过小的荧幕会妨碍阅读，过小的键盘则会限制打字速度，也容易按错键，而必须来回修正。选用较大的荧幕与键盘可以避免这类无谓的时间耗损。

（4）善用快捷键。操作软件时，若透过层层表单才能选到想要的功能很浪费时间，因此训练自己熟悉一些快捷键，例如复制=Ctrl＋C、粘贴=Ctrl＋V等，可有效加快文本处理速度。

另外，即使你没有主动搜索信息，它们仍会透过电子邮件等各种渠道入侵。一旦接收到常会不知不觉间阅读起来或点开附件链接，这样在不知不觉中就会浪费掉很多工作时间。要避免无用信息浪费时间，根本之策就是停止订阅或拒绝接收。

整顿人际环境

除了要有整洁高效的办公实物环境外，人际关系的调整也是相当关键的。运用下面的一些方法积极营造和谐的人际环境吧！

（1）专属办公空间。同部门的人全集中于一处，办公桌排放在一起，彼此干扰又嘈杂的办公室气氛是造成员工无法专心工作的原因，因此让每位员工拥有专属办公空间，在没有人打扰安静的环境下，工作效率将可得到大幅提高。至于主管的办公桌则最好能集中于一处，因为比起员工，主管之间更需要密切的沟通。不过这个做法的前提是必须清楚划分每位员工的职务，否则最终大家还是会为了讨论事情而来回走动，失去设置隔间的意义。

（2）打破成见。有这样一则寓言：马戏团的大象被绳子拴在一个木桩上，路人好奇地问：“这么大的大象，这么小的木桩，它为什么不会挣脱逃跑呢？”驯象师回答道：“当大象小的时候就绑在这里，当时它没力气挣脱，后来它一直以为这个木桩是无法挣脱的。”组织最可怕的杀手是什么？就是同事随便一开口就是错，做什么或不做什么永远都不够好。就像那根驯象的木桩，不出三场会议任何新进同事一定立刻学会“多说会出事”的铁律。每个人都害怕挨骂，谁敢在大事上拿“钱袋”开玩笑。因此需要打破成见的木桩，营造和谐交流的办公环境，使大家能够竭诚合作。