第三节　商业企业会计核算凭证

一、会计凭证的含义

会计凭证，简称凭证，是记录经济活动、明确经济责任的书面证明。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。例如，购买材料要有供货单位开给的发票，收到现金要填写收据等。一切会计凭证都要经过有关人员的审核，只有经过审核无误的会计凭证才能作为记账的依据，因此，填写和取得会计凭证是会计工作的最初阶段和基本环节。填制和审核会计凭证是会计核算方法之一，也是会计核算区别于统计和业务核算的重要特点之一。

任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，也就是由有关人员根据有关规定和程序填制及取得会计凭证，对整个经济活动过程作出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。

二、会计凭证的分类

由于商业企业发生的经济业务丰富复杂，因此用以记录、监督经济业务的会计凭证，也必然种类繁多。为了具体地认识、掌握和运用会计凭证，首先要对会计凭证加以分类。按照会计凭证的填制程序和用途一般可以分为原始凭证和记账凭证两类，具体如图1-12所示。

（一）原始凭证

原始凭证是记录经济业务已经发生、执行或完成，用以明确经济责任，作为记账依据的最初的书面证明文件。各单位在办理现金收付、款项结算、财产收发、成本计算、产品生产、产品销售等各项经营业务都必须取得或填制原始凭证来证明经营业务已经发生或完成，并作为会计核算的依据。

（二）记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在前面的章节中曾指出，在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。

三、设计会计凭证的原则

（一）会计凭证的设计

会计凭证设计，就是根据被设计单位实际情况，对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序作出科学的规划，绘制出科学、规范的格式，以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需要的信息载体。同时在设计会计凭证时，还需考虑凭证的整理、审核、保管等问题。

（二）会计凭证的设计原则

会计凭证的设计原则有以下几个方面，具体如图1-13所示。

1．清晰性原则

原始凭证是对经济业务的写实，记账凭证是对经济业务的科学分类，故清晰性原则的含义如表1-11所示。

2．经济性原则

经济性原则要求设计者做到以下几个方面，如表1-12所示。

3．统一性原则

统一性原则要求凭证的内容和格式应尽量做到统一和标准化。

4．有利于加强经济核算和内部管理原则

自制的许多原始凭证是为加强经济核算和企业内部管理服务的，设计时应充分注意贯彻这一原则。例如职工考勤表、产品加工单、工时记录、停工记录、产量记录、管理费用分配卡等的设计，都要便于各种核算、控制、分析和检查，满足管理需要和内部控制的需要。

四、原始凭证的分类

原始凭证是在经济业务发生的过程中直接产生的，是经济业务发生的最初证明，在法律上具有证明效力，所以也可叫做“证明凭证”。按来源不同，原始凭证可分为自制原始凭证和外来原始凭证两类，具体如表1-13所示。

按用途不同，原始凭证还可以分为证明凭证、手续凭证和联合凭证，具体如表1-14所示。

按填制手续不同，原始凭证又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证，具体如表1-15所示。

按其凭证格式，原始凭证还可以分为通用凭证和专用凭证，具体如表1-16所示。

五、记账凭证的含义

（一）了解记账凭证

会计人员根据审核无误后的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，用来确定会计分录而填制的直接作为登记账簿依据的会计凭证。

（二）记账凭证必须具备的基本内容

记账凭证必须具备的基本内容如表1-17所示。

（三）记账凭证核算形式的优、缺点及适用范围

记账凭证核算形式的优、缺点及适用范围如下：

1．优点

手续简便，易于掌握，并且在账簿中能反映经济业务的来龙去脉，直观地反映会计处理的全过程。

2．缺点

由于登记总账是根据记账凭证逐笔登记的，倘若企业规模大，经济业务量多，势必登记总账的工作量相对也就越大。

3．适用范围

一般适用于规模小、经济业务量较少的单位。

（四）记账凭证中容易出现的错误与舞弊

记账凭证中容易出现的错误与舞弊主要有以下几个方面，如图1-14所示。

（五）记账凭证的填制

会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行，除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚之外，还必须符合下列要求，如表1-18所示。

六、记账凭证的分类

（一）通用凭证和专用凭证

记账凭证按其使用范围不同可以分为通用凭证和专用凭证。

1．通用凭证

不管经济业务内容如何，对于所有的业务都编制同一种格式的凭证，这种凭证叫通用凭证。

2．专用凭证

专用凭证是根据经济业务内容不同将凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，收款凭证只能填收款业务，付款业务只能填付款凭证，与收付款无关的业务只能填转账凭证。

（二）复式记账凭证和单式记账凭证

记账凭证按其包括的会计科目是否单一，分为复式记账凭证和单式记账凭证两类，具体如表1-19所示。

七、会计账簿的格式

（一）认识会计账簿

会计账簿是指由一定格式的账页组成，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。企业通过将会计凭证中反映的经济内容记入相应账簿，可以全面反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，储存所需要的会计信息；通过账簿的设置和登记，可以将企业不同的信息分门别类地加以反映，提供企业一定时期内经济活动的详细情况，也可以反映企业财务及经营成果状况。另外通过会计账簿的设置，可以建立起账证、账账、账表之间的勾稽关系，可以检查、校正会计信息。

（二）会计账簿应具备的内容

会计账簿应具备以下几个方面的内容，如图1-15所示。

会计账簿内容的具体说明如表1-20所示。

（三）会计账簿的作用

设置和登记账簿是对经济信息进行加工整理的一种专门方法，也是会计核算的中心环节。账簿的作用大体有以下几个方面，如图1-16所示。

通过设置和登记账簿，可以把会计凭证提供的大量分散的核算资料，加以归类整理，以全面地、连续地、系统地反映企业的经济活动情况，这对于加强经济核算，提高企业经营管理水平具有重要作用。

企业定期编制的会计报表的主要依据来自账簿记录，账簿又是进行会计分析和会计检查的必要依据。因此，账簿的记录和设置正确、完整与否，直接影响财务报告的质量。

账簿既提供了总括的核算资料，又提供了明细的核算资料，提供了成本、费用、收入和财务成果的会计信息。结合有关资料，分析企业经营过程中存在的问题，及时总结经验，以便加强企业管理。

八、会计账簿的分类

会计核算中应用的账簿很多，不同的账簿，其形式、用途、内容和登记方法各不相同。因此，为了更好地了解和使用各种账簿，必须对账簿进行必要的分类。

（一）按性质和用途分类

按性质和用途来分，会计账簿可分为日记账、分类账和备查账，具体说明如表1-21所示。

（二）按外表形式分类

账簿按其外表形式分类，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿，具体如图1-17所示。

订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿的具体说明如表1-22所示。

九、会计账簿的登记规则

（一）会计账簿的启动

企业购置的会计账簿的扉页或封底，都有账簿使用登记表或经管人员一览表，会计人员在启用账簿时，要认真填写相关内容，如启用日期、起止页数、记账人员姓名、会计人员姓名、单位财务章或公章。当记账人员或会计主管人员工作变动时，应办理账簿移交手续，并在启用表上记录交接日期、交接人、监交人的姓名，并加盖公章。

（二）会计账簿的登记规则

会计账簿的登记规则如表1-23所示。

（三）各种账簿的登记要求

各种账簿的登记要求分为以下几个方面：

1．现金日记账和银行存款日记账

一般由出纳员根据办理完毕的收付款凭证，随时进行逐笔登记，如不能随时登记，也应保证每天登记一次，并每天结出余额。

2．总分类账

总分类账由于各企业账务处理程序不同，可以根据记账凭证直接登记，也可以根据科目汇总表或其他方式登记，所以可以三五天登记一次，也可以根据汇总记账凭证的时间按旬或月中、月末进行总分类账登记。

3．明细分类账

明细分类账是根据原始凭证或记账凭证直接登记的，应根据业务发生情况及时进行登记，以掌握企业财务经营动态。

十、会计账户

（一）会计账户的定义

会计账户是指根据会计科目设置的，以会计科目为名称，具有一定格式和结构，用来分类反映会计要素各项目增减变动情况及其结果的载体。

（二）会计账户的分类

按照反映会计要素的具体内容来分，会计账户可分为资产类、负债类、所有者权益类、成本类、费用类和损益类。

按照提供信息的详细程度来分，会计账户可分为总分类账户和明细分类账户。总分类账户是指对某一类会计对象进行总括核算的账户。明细分类账户是指用来提供某一总分类账户所属较为详细经济信息的账户，用来对会计要素的具体内容进行明细分类核算的账户，简称明细账。

（三）会计账户设置的原则

在设计和选用会计账户时应遵循以下原则：会计账户应根据会计科目设置；结合企业自身的生产经营特点，选用和设计企业所需会计账户；会计账户体系的设计，应有利于加强经济核算、加强生产经营管理和账目结算；会计账户的设置应为提供信息需求者所需要的会计信息服务，满足对外报告和对内管理的要求。

（四）会计账户结构

会计账户结构分为两个基本部分，即左方和右方，一方登记增加，另一方登记减少，增减相抵后的差额，称为账户的余额。

基本关系：期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额

资产、成本、费用类账户：期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额

负债、所有者权益、收入类账户：期末余额=期初余额+本期贷方发生额-本期借方发生额

十一、总分类账

（一）总分类账的概念

总分类账简称总账，是指按照总分类科目设置，公允货币计量单位进行登记，用来提供总括核算资料的账户。

由于总分类账能够全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，因此，任何单位都必须设置总分类账。为了保证账簿资料的安全、完整，总分类账应使用订本式账簿。

（二）总分类账的格式

总分类账一般采用订本式账簿。总分类账的账页格式，一般采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏式，也可根据实际需要，在“借方”、“贷方”两栏内增设“对方科目”栏。总分类账的账页格式，也可以采用多栏式格式，如把序时记录和总分类记录结合在一起联合账簿，即日记总账。

（三）总分类账的登记

采用记账凭证核算形式登记总账，直接根据记账凭证定期（3天、5天或10天）登记，在这种核算形式下，应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表，根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记账凭证，根据记账凭证登记总账。

采用科目汇总表形式登记总账，可以根据定期汇总编制的科目汇总表登记总账。

科目汇总表是根据每月发生的全部记账凭证，按科目作为归类标志进行编制的。编制方法：将本月发生的每项经济业务所涉及的会计科目填制在“会计科目”栏；根据本月全部记账凭证，按会计科目分别加总借方发生额和贷方发生额，并将其填列在相应会计科目行的“借方金额”和“贷方金额”栏；将汇总完毕的所有会计科目的借方发生额和贷方发生额汇总，进行发生额的试算平衡；科目汇总表编制的时间，应根据经济业务量的多少而定，可选择5天、10天、15天或1个月。

总分类账格式如表1-24所示。

十二、明细分类账

（一）明细分类账的格式

明细分类账是按二级账户或明细账户开设账页，它对总分类账起补充说明的作用，它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。其格式有：三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式等不同格式的账页，具体说明如表1-25所示。

（二）明细分类账的登记方法

明细分类账的登记方法有三种：一是根据原始凭证直接登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细账；三是根据记账凭证登记明细账。

不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记；固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可逐笔登记，也可定期汇总登记。

（三）明细分类账户“应收账款”格式

明细分类账户所提供的具体资料主要是满足企业内部经营管理的需要，因此，它是依据企业自身经济业务的具体内容设置，而各个企业的具体经济业务不同，经营管理的要求也不同，所以明细分类账户的名称、核算内容和使用方法不宜统一规定，只能由企业根据自身的经营管理的要求和经济业务的具体情况自行规定。例如，根据企业的具体债务人，可在“应收账款”总账账户下设“甲单位”、“乙单位”等明细分类账户，提供各个具体债务人明细核算资料，可以表示为“应收账款——甲单位”、“应收账款——乙单位”等。以鑫来公司为例，应收账款明细账户具体设置见表1-26～表1-28所示格式。