第3章 公文写作基本知识(1)
第一节公文的主题
公文主题的概念
公文与其他文章一样，也有自己的主旨。公文的主旨就是一篇公文所表达的中心思想或基本观点。它是公文作者在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作、总结经验或反映情况时，通过全文所表达出来的基本意图或主要目的。但公文的主旨和一般文章的主题或中心思想有所不同。如文学作品的主题，从审美的角度看，一般是愈隐愈好。它的主旨是通过对生活的描述，艺术地再现出来。读者通过对作品中所创造的艺术形象加以理解才能领会作品的主旨。公文作为党和国家公务活动中的应用文，都是出于实际的应用目的才写作和制发的。因此，作者要在公文中直截了当、明白显露地反映主旨。
公文主题的特征
1.合法性
公文主题符合党和国家的路线方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。
2.正确性
正确是对公文主题的起码要求。所谓正确，就是要符合客观实际，遵循客观规律，切合实际需要，讲求实效。具体说，要能够肯定先进，否定错误，把握现实，预测趋势，还不违反党和国家的政策、法规，有利于实际问题的解决。另外，文章的基本观点要经得起实践的检验，不片面、不过激、不把话说满或说死。
3.集中性
集中性是指一份公文只能有一个主题，写作的时候要紧紧围绕所提的问题，不能旁生枝节，偏离主题。如果一篇公文有两个以上的主题，有可能一个主题也表达不清，让人不知所云，达不到目的。
公文主题的作用
1.主题决定着公文的价值
一篇公文，能否对事物或事件做出准确的判断，能否合理地处理事件、解决问题，能否以深刻的理性认识启发读者、教育读者，这些是衡量其价值的标准。衡量公文的价值，关键要看公文所表达的主要思想、意见和主张。公文的主题不能停留在表面现象的判断上，而应该揭示事物的某种本质，反映事物的内部规律。应该站得高、看得远，见凡人之所未见，发凡人之所未发。如果一篇公文只是形式好，而内容粗制滥造，主题不鲜明，甚至存在严重的问题，这样的公文不仅没有多大的价值，而且还会产生不良影响。主题是衡量公文价值的主要标准，所以，在写公文的时候一定要在确立主题这方面多下功夫，争取表达出你所想要说明的基本精神和基本观点。
2.主题是公文的灵魂和统帅
一篇完整的公文，由五个要素组成：主题、材料、结构、表达方式、语言。在这五个要素中，主题占据核心地位，它是五个要素中的灵魂和统帅。
（1）主题决定着材料的取舍。与一个事件、一个问题密切相关的事实材料和观念材料都是十分丰富，甚至是不可穷尽的。这些材料，有的深刻，有的肤浅；有的完整，有的散乱；有的清晰，有的模糊；有的典型，有的一般。那么，哪些材料应该选用，哪些应该舍弃，哪些材料详用，哪些材料略用，这一切，都要根据主题的需要来做决定。
（2）主题支配公文的谋篇布局。谋篇布局就是文章结构的安排。一篇文章总要有脉络、框架，要有层次、段落，要有开头、结尾，要有过渡、照应。这一切究竟如何安排，取决于主题的支配作用。表面看起来，主题是内容，结构是形式，但是二者有着极其紧密的联系和内在统一性。主题作为一个思想认识，它如果呈现纵向深入的形态，文章必然要安排成递进式结构，否则无法完成对它的表现；它如果呈现横向拓展的形态，文章必然要安排成横式结构，否则也不可能有效传达出主题来。
（3）主题制约着公文的表达方式。公文写作的表达，或者是摆事实，或者是讲道理，或者是作解说。摆事实用叙述，讲道理用议论，作解说用说明。这些表达方式，实质上都是表现主题的手段。摆事实是用实践证明主题；讲道理是用判断、推理的方式来揭示规律；作解说是用科学知识来证明主题的正确性。一个特定的主题，必然要求有相应的表达方式来表现，因此，主题制约着表达方式的选择。
（4）主题影响着文章的遣词造句。古人有“言授于意”的说法，意思是语言的运用要由思想内容来决定。一方面，思想要以语言的方式存在，没有词汇，就没有概念；没有语句，就没有判断和推理。另一方面，语言是思想的直接现实，是思想的物质外壳，有什么样的思想，也就必须用与之相应的语言来传达。
公文主题来源和提炼
公文主题的形成来源于实践。主题实际上是一种思想认识，正确的认识只能从社会实践中来，也就是说，主题的形成要依靠写作者直接的社会生活体验和他人的间接经验才能获得。更具体地说，主题源于反映了直接体验和间接经验的各种具体的写作材料，如亲自感受，亲自动手，深入实际获得的调查结果，以及反映他人社会实践结果的各种书籍、文章等。为此，写文章时主题必须立足于全部材料。不做调查研究，不认真学习并占有可靠、翔实的材料，只靠写作者的冥思苦想，是写不出好文章的。
提炼主题时应注意：掌握科学的认识方法，善于从具体到抽象，从个别到一般，从现象到本质，反映出事物的规律性。不能随心所欲，胡乱“拔高”，乱贴“标签”，甚至歪曲事实，割裂事物的本来联系。要善于选取新颖、独特的角度，努力探求事物的新意。要做到：一是有新的观察角度，认真观察写作对象，寻找其最佳侧面和最优部位，尽可能地开掘和表现出最大的主题价值。二是有新的认识角度，尽可能表达出作者自己对生活、对社会的独到见解。
公文主旨的几种表现形式
1.公文标题，显示主旨
标题是公文的眉目，作用在于揭示公文的主要内容及行文目的，要做到简明扼要，并准确地概括地表明公文的主旨。所以，大部分公文在标题中就显露出它的制发意图、目的。
2.开门见山，开宗显旨
开门见山是指公文在开头部分就直接亮出观点，点明主题。开宗显旨有两种形式：①使用关键句，开宗显旨。在公文和其他应用文书中，明白准确地表达主旨的句子叫主旨句。公文中常以介词结构“为了……”作为特征。②不使用关键句，开宗显旨。有的公文开宗显旨，首句并不出现主旨句，而单刀直入，直接阐明意图、主张或基本观点。
3.先写缘由，引出主旨
有的公文在开头直接陈述制文的原委、背景，然后引出公文的观点或写作意图等，显示公文主旨。
4.段层结合，整合显旨
有的公文的主旨，并不是在公文的开头，或在文中一个地方集中出现，而是通过公文的层次或段落之首句的含义而归纳得出。
5.头尾呼应，显示主旨
采用这种方式显旨的公文，多是一些内容比较复杂、篇幅较长的公文。如某些决定、意见、报告等，通常在开头提出一个令人关注的问题，而在结尾对之作出明确的回答，或在公文的开端处对某些情况做出多种解释，而将正确的结论放在文尾。还有的公文在正文结尾“卒章显志”，点明写作意图。
第二节公文的材料
公文材料的含义
材料是构成公文的要素之一。凡是在公文写作中用来提炼主题和表现主题的事实和观念，都是材料。没有材料的支撑，主题无法成立，更谈不上说服力。
提炼主题时使用的材料数量众多，它们未必都会被写入公文去表现主题。但是，它们在提炼主题时所起的作用也不应该被忽视。没有充分的材料，正确的主题就不可能产生，这是我们在前面已经讲过的道理。
公文材料的类型
材料可以分为两大类型：事实性材料和观念性材料。
1.事实性材料
事实性材料指客观存在的现实事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等。事实性材料可以通过直接实践经验获得，也可以通过新闻媒体或其他信息载体获得，如从总结、报告中得到。人们常说，“事实胜于雄辩”，“摆事实，讲道理”，可见在写作中，事实性材料有着重要的地位。
2.观念性材料
观念性材料是作者从别人那里引用来证明自己观点的理性认识。这些理性认识一般都在实践中经过反复验证，其正确性得到了人们的公认。观念性材料主要包括科学原理、定义、名人名言、格言谚语，等等。观念性材料由作者通过学习、阅读来获得。不论是事实性材料还是观念性材料，都可以因形态、性质、来源的不同，再区分出两两相对的类型来，主要有：
（1）个别性材料和综合性材料。单独存在的事实或个人的观点，用作材料时都是个别性材料。综合起来加以认识的普遍现象或公众观点，用作材料时就是综合性材料。在公文写作中，个别性材料显示局部，综合性材料显示整体，一般需要结合起来使用。
（2）现实材料和历史材料。与作者的写作行为共有一个时代背景的材料都是现实材料，在以前的历史时期中发生和存在过的事实和观念，都是历史材料。不过，这种区分只是相对的，对不同的文体而言，现实和历史的含义会有所变化。譬如总结类公文，当年的事实和数据是现实材料，往年的事实和数据就会被看作是历史材料。
（3）正面材料和反面材料。与作者的观点相一致的材料是正面材料，相违背的是反面材料。不过，由于作者的观点在没有确定之前是不断深化和变动着的，有时甚至会走向反面，因此正面材料和反面材料也会发生转化。即使可以确定是反面材料，也有占有的必要，因为论述时的对比和假设，都需要有反面材料参与。
（4）直接材料和间接材料。来源于作者的直接生活经验的是直接材料，通过各种渠道间接得到的都是间接材料。真接材料最为真实、生动、可靠，但数量有限，仅靠直接材料写作，内容必定十分贫乏。公文写作，运用间接材料比直接材料还要多。需要提醒的是，运用间接材料时，要对其真实性进行鉴别，一些道听途说的材料，无法验证其真实性，不能写入公文。
公文材料的作用
1.材料是观点赖以产生的基础
前面我们提到，主题的提炼基于深入的实践和丰富的材料，那是从主题的角度去看材料在提炼主题时的作用。现在转换为从材料自身的角度去看，不仅主题本身，主题所统帅的所有的观点，也都是通过对材料的分析、鉴别、综合、归纳之后产生的。材料在多数情况下属于对事物的感性认识，“这样的感性认识积累得多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想。”所以，没有材料做基础，观点无从产生。
2.材料是表现观点的支柱
材料不仅是产生观点的基础，也是表现观点的支柱。已经形成的理性认识，固然可以进行抽象的、孤立的表述，不过，这样表述出来的观点，不能被读者所认可，因为它没有得到证明，它的正确性是可疑的。在具体的文章中，观点不能孤立地、赤裸裸地存在，它们必须由充分的材料来证明、来支持。
往往有这样一种情况：在表达的过程中，思想又有进一步的深化，这种深化必然会造成文章内容的转移、改变，文章的质量在这种转移、改变中得以提高。究其根源，还是由于作者对材料有了新的发现、新的认识。
公文材料的来源
1.直接材料
直接材料是通过作者自身的观察、体验、感受、调查直接得到的材料。我们要在工作和生活中养成观察、积累的习惯，关心国家大事，留心身边各种事物，掌握所在单位、部门、系统、地区的各种情况。还要深入基层、深入实际进行调查研究。调查研究的形式有普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查等，调查的方法有现场勘察、个别谈话、开调查会、问卷调查等。
2.间接材料
间接材料是从各种简报、报告、文献资料、书籍报刊中得来的材料。因为它不是从实践中收集的第一手资料，所以叫做间接材料。获取间接材料要大量阅读，勤于查找。要学会利用各种索引（现在特别流行网上搜索）、工具书，学会利用图书馆、资料室、文件室、阅览室等。总之，不管是直接材料还是间接材料，都要靠我们去收集，去整理。任何一个公文写作者，都要牢固地、持久地树立材料收集意识，建立自己的“材料库”。实践表明，这种意识的有与无，甚至浓与淡，效果是大不一样的。
公文材料的选择和使用
材料的收集是从无到有，集于案头；鉴别是除却伪劣，保留当者；选择是平中选优，备钢于刃。鉴别和选择材料要做到以下几点。
1.公文材料要真实、确凿
在写作学中，材料的“真实”有两种含义。一种含义是在现实生活中真正发生过或者正在发生的事实，这种真实叫做生活真实或者现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。
一般而言，新闻偏重于第一种真实，文学偏重于第二种真实。那么公文呢？公文要的是哪一种真实？
公文的真实是上述两种真实的统一。也就是说，公文的材料，从生活真实角度看，都是真正发生过或者正在发生的事实（引用别人的观点，也算是曾经发生的事实，只不过观点是以主观的形态出现的罢了），从本质真实角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有两种真实都达到了，公文的真实性才算得到了真正的实现。