第4章 公文写作基本知识(2)

确凿，也是属于真实范畴的一个概念。之所以专门提出来，无非是要强化一下真实的观念。确凿是要求公文中的事实、引文、数据，都要准确无误，经得起核实。再具体一些，时间、地点、统计数字，都要精确；引文中的字、词、句、标点符号，都要和原文相符。表述事实时的移花接木，引文时的断章取义，都要坚决防止。

2.公文材料要有典型性

公文使用的材料，应该具有典型性。简单地说，典型材料就是同类材料中最具代表性、最有说服力的材料。进一步辨析，典型材料应该具有两个特点。

（1）典型材料有鲜明独特的个性特征。典型材料一般都是具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的，它容易被人所接受，能够给人留下深刻的印象。

（2）典型材料又有明显的共性特征。能够体现同一类事物的本质和规律，因而具有普遍意义。

综上所述，对典型材料应有以下的认识：它是个性和共性的统一、具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。

典型材料对主题的表现，能够起到“一以当十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主题仍然没有得到透彻的表现，文章却已经很臃肿。

3.公文材料要新颖

有人说，音乐是靠多次重复不断加强审美表现力的，人们一听到熟悉的曲调就感到亲切，就会动情。而文章是靠新鲜来征服读者的，人们对熟悉的文章兴趣不大，很难去集中精力阅读领会。这话说得很有道理。公文也同样需要新鲜感，虽然它在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人抄袭别人、重复自己的印象。

对于事实性材料而言，要选用新近发生或新近发现的。社会发展日新月异，每天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文作者只要密切关注现实生活，勤观察、多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料，在选择材料时，自然左右逢源，游刃有余。

对于观念性材料而言，要选用那些跟现实的最新趋势密切相关的，或者跟新的社会现实相结合能产生新鲜意义的。

公文的价值在于实用，在于处理新发生的事件和新出现的问题，因此公文具有较强的时效性，这在前文已有论述。时效性不仅体现在行文的迅速及时方面，也体现在内容的针对性和新鲜感上。可见，公文材料的新颖性，不只是个阅读效果的问题，它跟公文能否实现自身价值也有紧密联系，不能掉以轻心。

第三节公文的格式和布局

公文的标准格式

公文格式分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

1.眉首

眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。

（1）公文份数序号。公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。

（2）秘密等级和保密期限。绝密、机密的公文应当标明份数序号。公文如需标识密级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识密级的两字之间需空1字，如需同时标识密级和保密期限，则两项同用三号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，密级和保密期限之间用★隔开。标注密级的同时应标注保密期限。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如机密★3年、绝密★长期。

（3）紧急程度。紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间需空1字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。

（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下2行，用三号仿宋体标注并居中排布。“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用三号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。红色反线一般标印在发文字号之下4mm 处，长度与版心等宽（即156mm）。

2.主体

一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等组成。

（1）标题。公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；也可由发文机关、文种组成。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。在公文处理实践中，人们总结出约定俗成的固定用语，比如下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”等。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用二号小标宋字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。

（2）主送机关。指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上级请示只写一个主送机关；向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。

（3）正文。是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用三号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：

第一层用“一”、“二”、“三”……

第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……

第三层用“1”、“2”、“3”……

第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”……

（4）附件。是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。如，附件：①××××②××××。

附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”“附件2”等。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文时间。以负责人签发的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，一般置于正方右下方，具体的上下位置依章来定，左右位置由字数来定。

（6）印章。公文除用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。如需用别的印章代替时，应注明“代”字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

3.版记

版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页。

（1）主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文种类的词。一般情况下，一篇公文可标1~5个主题词。主题词之间不用标点分隔，而是彼此间隔1个字的距离。主题词应置公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

（2）抄送机关。应根据公文内容、发文目的相隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（3）印发机关和印发时间。印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下，占1行位置，用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（4）份数。置于印发时间之下，右空3字，用三号仿宋体字和阿拉伯数字标识。

（5）反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，宽度等同于版心。

4.公文的用纸格式

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面为：210mm×297mm。当前很多单位用幅面为184mm×260mm的纸张，应改过来。张贴公文的大小，可根据实际需要确定。

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

5.公文的印装格式

公文的排版格式，正文用三号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文的印刷要求是，双面印刷。

公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉距钉眼距书心上下各四分之一处。平订钉距与书脊间的距离为3~5mm。

公文的结构和布局

公文的结构，是指公文的内部构造和组织方式。“结构”是用盖房子的间架结构比喻文章的组织安排。盖房要有框架，哪里作厅作堂，哪里立柱安梁，哪里开门留窗。框架一立，公文诸要素便各就其位，各司其职，协调运转了。

1.公文结构的基本要求

（1）完整性。公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，就是朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。各个部分要求相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残缺的感觉。公文还要讲究脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的完整。