二、会中服务

（一）会场服务

会场工作是会务的核心“软件”，对会议整体质量有着重要的影响。要安排细心、周到者主持相关工作，把控质量。

（1）迎接报到。对小型会议，可先准备好报到表（工作人员用）、签到表（花名册），按先签到，再发餐劵（代表用劵、司机用劵）、住房卡、出席证、车证及资料的程序，接待与会代表报到。代表较多时，分摊位、分类别进行报到，并采用简单的记号签到，“√”表示到会，“×”表示缺席，“/”表示代表出席，“0”表示请假。对大型会议，可采用电脑签到。

（2）会场引导。代表较少不作排位或只作分类排位时，按由前及后的方式，引导与会者靠前就座，填满空位，确保秩序井然。代表较多需作整体排位时，在会场入口处放置事先印制好的座位表，并在会场两侧（过道）设立行数指示标记，引导与会者顺利就座。对与会领导、嘉宾的引导，按接待预案由相关人员负责，会前酌情引入贵宾室休息，开幕时引导其上主席台或前排相应位置就座。

（3）会场合影。重要会议需要集体合影的，应列入会议议程安排，并事先准备平面布置图及合影排位表。对内合影的位置安排：第一排一般为座位，第二排及后面各排为站位（相关人员呈阶梯式站立，通常不安排人员蹲着参加合影）。第一排领导、嘉宾的人数不论是单数还是双数，均按单主位原则排位，即排名第一位的领导居中，其他领导及嘉宾按排名顺序分别安排在其左右两边。涉外（国际会议）合影的位置安排：一般以站位形式合影，会议举办地领导（主人）居中，按礼宾次序，以一号领导（主人）右手为上，主客双方间隔排列，两边为主方人员把边。摄影现场由一名工作人员担任指挥，在相关会务人员的协助下，组织与会代表及时、有序地进入指定位置，避免蜂拥而上，保证摄影活动有条不紊地进行。

附图

合影排位示意图

1．一般会议（国内会议）合影排位：

2．涉外会议（国际会议）合影排位：

（3）会场催场。指定专人，现场跟进会议主讲嘉宾、发言人，并根据议程推进或更改情况，及时催促主讲人（发言人）上台演讲或就地发言，并注意提醒其把控发言时间。同时，及时招呼会间休息（茶歇）的与会代表进入会场继续开会。

（4）会场应急。场内应急：通常在会场第二、第三排位置，预留机动座位给会场应急、机动人员使用。一则及时与主持人沟通、联络（通过纸条、短信等）；二则为前两排与会领导和嘉宾传递临时信息、提供保障性服务；三则随时为与会代表提问提供无线话筒服务；四则监控会场、维持会场秩序，并灵活处置突发事件。场外应急：安排人员维持场外秩序，保证车辆停放有序，环境安静；酌情准备电力保障车，配备专业人士跟踪服务，确保停电之后立即供电等。

（二）会见（会谈）服务

会议举办方为体现对出席会议嘉宾的重视及礼遇，在会前或会中安排会见（会谈），这也是常事。会见外宾的座位安排，按照国际惯例是主左客右（右为首，左为次），通常将翻译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序分别在主、宾的一侧就座。会见内宾也可采用这一方法安排。此外，在非正式场合，或宾主双方希望自由交谈时，一般可围坐圆桌进行平等交流，“圆桌会议”无主次之分，双方（或多方）可不拘礼节、随意商谈（但要清楚以门为基准点，靠里面的位置是比较主要的座位）。

（三）生活服务

要做好吃、住、行等各个方面的保障服务，使与会代表有宾至如归的感觉。

（1）饮食安排。会议餐饮以干净、卫生、可口为原则，以安排自助餐为主、围餐为辅，并提前预留用餐空间。要照顾少数民族代表、身体不适者的特殊需要，酌情将相关要求下达给酒店宴会部门。代表房间有配送水果的，可发温馨提示告知。

（2）宴请排位。会议一般不安排宴请。确有需要的，可安排一次欢迎或欢送宴会。宴请内、外宾的排位是有明显区分的，适用的原则不一样，一个是以左为尊，一个是以右为尊，但目前一般都认同国际惯例，逐渐接受以右为尊的安排原则。所以现在宴请内、外宾的排位均可按国际惯例来操作。具体宴请排位包括桌次及座次的排位，桌次的安排，可按照“面门为上，以远为贵，居中为尊，以右为佳”的规则进行；各餐桌之间的距离一般不少于1.5米，餐桌与主通道的距离不少于2米，与墙壁的距离不少于1.2米；座次的安排，同一张餐桌一般以面门居中者为上，对着门口、正中的位子为主位，其他座次以离主位的远近而定高低，右高左低（各桌的主位是同一方向）。中餐宴会，如有副主陪（第二主人），副主陪的座位在主陪的对面，一号客人在主人的右手，二号客人在主人的左手，三号客人在副主陪的右手，四号客人在副主陪的左手，以此类推。需要指出的是，主人的位置如遇有特殊的场景因素（如用字画或装饰品另外标示主位的方位等），应视情况确定。另外，西餐宴会，一般习惯用长桌，安排男女交叉就座或男女分坐，女士优先，其他与常规宴席排位无异。

附图

中、西式宴请排位示意图

附图

中式宴请桌次排列示意图

（3）住宿安排。配置住房，要根据与会代表的职务、年龄、性别及健康状况，区别对待，综合考虑。副省级以上领导、重要嘉宾一般安排住套间，处级以上职务的代表、科研院校学术带头人、教授及外地嘉宾可安排住标准单间，生活有禁忌的少数民族代表也可安排住单间。老同志、女同志可尽量安排在向阳、通风、卫生条件好的楼层和房间。

（4）交通安排。会议期间，指定专人负责车辆调度工作，对车辆及驾驶员统一进行管理、调配，对路上交通进行疏导。代表住地离会场较远时，可安排摆渡车来回接送与会人员，并知会代表按时乘车、按车号入座。要预留机动车辆，随时保障领导、嘉宾用车；已纳入接待安排的，按接待预案派人派车。

（5）乘车排位。在一些正式场合，乘车也有座次排序的规矩，一般以“靠门为上、居右为上、方便为上、安全为上”，讲究近门为贵，右尊左低，驾驶员后面第一排通常为最佳位置。如车辆为小轿车，则一号嘉宾座位在司机的右后边，二号嘉宾座位在司机的正后边，随员座位则在司机的旁边，后边中间座位空着（为末位），一般不安排人员。如车辆为商务车，从方便出入考虑，座位顺序依次是：中排右座、中排左座、后排中座、后排右座、后排左座、副驾驶座。如车辆为中巴车，按惯例是离门近者为主座，司机后面第一排即前排为尊，由前而后，后面各排的座次依次递减。每一排座位的座次，讲究“右高左低”，自右向左依次递减。当然，排座要照顾到领导、嘉宾的坐车习惯，尊重其本人对座位的选择，他坐在哪里，哪里就是上座（如有的领导喜欢坐在司机正后面的座位上，那个位置隐秘性比较好，而且安全系数比较高）。另外，如果坐在商务车中排座位的嘉宾中途下车，随行工作人员应请后排坐的嘉宾改坐中排座位，这会让嘉宾体会到一种被尊重的感觉，也体现出一种会务精细化的服务。

附图

七座商务车座次排列示意图

（6）考察安排。安排参观、考察，是会务工作一项必不可少的内容。要指定专人，对考察项目、行车路线、行车时间、中途休息点及用餐点提前进行设计和勘察。条件允许时，可将考察活动安排确定下来，事先编入会议手册，让代表一目了然。出发前，还要进一步统计参观、考察人数，对人员进行编组，引导参观者按车辆编号上、下车；途中，安排人员介绍注意事项，讲解沿途人文景观及考察项目背景情况；考察完毕，再次清点人数，防止代表走散、漏乘车或上错车，保证考察人员平安归来。

（7）行走排列。在领导、嘉宾步行时，一般行走规则是以前为尊、前方高于后方、中央高于两侧、内侧高于外侧。

地面行走位次：一般情况下，应让领导（嘉宾）走在前面，主陪人员跟在其左后方1～1.5米处；在领导不认路的情况下，主陪人员可在其左前方1～1.5米处带路，身体侧向嘉宾，左手引导方向，不要背对嘉宾。

楼梯行走位次：上楼时领导（嘉宾）一般在前、主陪人员在后，下楼时主陪人员在前、领导（嘉宾）在后。对年纪较大的领导（嘉宾），主陪可在其外侧适当搀扶。上下楼梯时如需引导，工作人员走在领导（嘉宾）左前方约三个台阶的距离，身体稍向后侧，引导领导（嘉宾）单行行进和靠里单行。

上下电梯位次：电梯无人时，主陪人员先进入（按住电梯按钮），领导（嘉宾）后进入；电梯有人时，领导（嘉宾）先进，主陪人员后入；出电梯时，领导（嘉宾）先出，主陪人员在后。

上下飞机位次：副省级以上领导（嘉宾）由于乘飞机可走贵宾通道直达飞机悬梯口，上飞机时，领导（嘉宾）一般先上悬梯（在舱门口与送机人员挥手道别），随行人员后上；下飞机时，领导（嘉宾）一般先下悬梯（在舱门口与接机人员招手致意），随行人员后下。

（8）看望安排。会议间隙，可由有关会务负责同志带队，分组探望有关嘉宾及会议代表，了解入住宾馆相关的服务情况，征询对会务工作的意见，发现问题，及时纠正，或在力所能及的范围内加以改进。

（四）安全保障

保障与会代表的身体健康与生命安全是会务工作者的神圣职责，对此应高度重视、未雨绸缪、精心安排。

（1）医疗保障。设计医疗卫生应急预案，对疾病治疗、环境卫生进行监督和检查，对年老体弱者、患病代表给予特殊照顾，并指定就诊医院。必要时，在会场配备专职或兼职医生，确保急病患者及时就医。

（2）食宿保障。对重要领导、嘉宾，要制定菜谱，检修餐厅设施，搞好室内卫生和餐具卫生，确保饮食安全。要检修房间设施，使房内水、电、冷、暖设备处于有效控制状态；酌情更新床上用品，去除房间异味，保证室内空气清新；保证电话线畅通，并根据要求设置好房间电话，调试好电视频道。房间需要摆放鲜花、盆景、食品、报纸、文房四宝的，要提前准备，及时供应。

（3）安全保卫。根据会议要求，制订安全保卫工作方案时，准备工作要做得细致、扎实，慎之又慎，不遗漏任何一个细节。要与车站、机场保卫部门联系，做好与会代表的安全接送工作；与酒店保卫部门联系，做好会场、住所的安全保卫工作；与交警部门联系，做好交通方面的安全保障工作。对高层次或大型会议，应商警卫（保卫）部门及公安部门共同完成保卫任务。保卫与会领导与国际友人的安全是工作的重点，要做到内紧外松，既不声张，又不能有丝毫麻痹。如遇突发事件，要按照应急预案，果断处置，避免不应有的安全事故发生。对特别重要领导、嘉宾，要事先了解其基本情况及生活习惯（起居、饮食、乘车、保健、文娱活动等），加强其警卫级别，安排好其警卫、交通、医务等相应事宜，并提前对周边环境布控，抓好抓实包括消防安全在内的安全防范工作，确保没有“灯下黑”的安全死角。