第一章 会议简捷化运作规程

会议组织与安排是行政部门及工作人员的一项基本功，也是体现单位形象与服务水准的重点所在。会务工作融写作、沟通、谈判、接待、组织、动员、协调、管理于一体，具有很强的综合性、时效性与严谨性，需要实干、巧干及埋头苦干。会务工作也许无关大局但始终服务大局，也许不是中心但紧紧牵系中心，因为会议本身往往具有“一会定乾坤”的决定性作用，很多重大的决策都是在会议中制定、在会后加以贯彻落实的。可以说，一个地区或单位开会的效率及会后的执行效率，直接决定着其运行及发展的效率。

我们经常目睹各种各样的会议活动：有的井井有条，无微不至；有的杂乱无章，铺张浪费；有的会不对题，南辕北辙；有的泛泛而议，无果而终；有的安排“别出心裁”，却让人一头雾水，“丈二和尚摸不着头脑”；有的程序似是而非，模棱两可，使得参会者无所适从；有的会场秩序失控，乱哄哄的像个茶馆，引来“吐槽”一片；等等，不一而足。不同的组织理念、不同的策划方案、不同的运行模式，常常导致迥然不同的会议效果，使身为“局内人”的工作人员有时也不免发出“成也会议，败也会议”的种种感叹。

当前，社会步入转型期，改革进入深水区，面对党和政府大幅裁减会议、压缩会议经费的新任务、新要求，与时俱进地做好会议转型与会务管理升级工作，办好、办实、办精必不可少或不可不开的重要会议，就显得非常有必要，也非常有现实意义。鉴此，笔者结合十几年来策划、操办大型国际性会议与全国、全省性会议及相关活动的做法和经验，通过系统地梳理、规范、简化办会运作流程，设计、制作、提供办会运作模板，以发挥其控制会议开支、降低办会成本、提高办会成效、提升服务水平的功能作用，更好地推进会务组织工作的简捷化、科学化发展。同时，笔者通过完整地展示与剖析有关会议的案例，对会前、会中、会后的各项工作进行实践总结与理论提炼，以使读者身临其境地感受会务、思考会务、把脉会务，借鉴会务之不同运作思路、方式与技巧，以此使从事会议组织与活动策划的机关、企事业单位的广大一线工作人员有所启示、有所帮助、有所提高、有所成就。

一、会前筹备

（一）会议总体方案制订

会议方案一般由以下内容组成：会议名称、背景（导入）、宗旨（指导思想）、议题（主题与专题）、议程（时间、地点、流程），组织机构（举办单位、大体分工），与会人员（规模、代表构成），经费预算（支出项目、来源）、宣传安排（会前、会中、会后），会场布置、会议成果运用、会务进度安排、其他事项说明（主讲嘉宾简介、特邀领导介绍、会议场地要求等）。

（二）会务机构设置与人员配备

会议一般设会务领导小组，领导小组成员由会议举办单位领导挂名，便于进行动员、组织、协调和监督。下设若干会务工作小组，各工作小组的设置及分工根据会议的规模大小、规格高低、时间长短及内容安排来确定。通常500人以上的会议，可设秘书、联络、宣传、保卫、内务、外勤、后勤服务等工作小组，每小组配备工作人员4～7名（工作人员的总数，一般可比照会议参会代表人数，并兼顾工作效率，按4%～7%的比例配置）;200～500人的会议，可设秘书（材料、宣传），内务（报到、后勤服务），外勤（联络、接待、保卫）等工作小组，每小组配备工作人员3～9名（工作人员可按参会代表总数5%～8%的比例配置，代表人数递增，工作人员的配备比例递减）;50～200人的会议，可设秘书、会务两个工作小组，每小组配备工作人员2～8名（工作人员总数可按参会代表人数6%～9%的比例配置，代表人数递减，工作人员的配备比例递增）。各工作小组的工作量相对饱和，组与组之间分工明晰、权责匹配、信息对称、运转同步、相互补位、无缝衔接。

（三）会务工作进度安排

为了有条不紊地推进工作，必须编制进度安排表，对所有会务工作进行规划、统筹、部署，也便于领导掌握、控制和监督。

（1）会议前的3～4个月内（国际会议为会前的7～10个月内），制订会议方案并报有关部门和领导审批。

（2）会议前的2～3个月内（国际会议为会前的6～9个月内），初定会议时间及地点，并发出征集会议发言、交流材料（或论文）的函。

（3）会议前的1个半月～2个月内（国际会议为会前的4～6个月内），邀请、联系、明确出席会议的主讲嘉宾。

（4）会议前的1个半月～2个月内（国际会议为会前的4～6个月内），确定会议主办、承办、协办或支持单位，并按勤俭办会的原则落实经费来源。

（5）会议前的1个半月～2个月内（国际会议为会前的4～6个月内），成立会议领导小组与各会务工作小组，并酌情召开新闻发布会（会议预告）及会议筹备工作动员会。

（6）会议前的1个月～1个半月内（国际会议为会前的3～5个月内），确定会议日期，并向有关领导发出出席会议的邀请函（请示）。

（7）会议前的20日～1个月内（国际会议为会前的1～2个月内），确定会议议程，并正式向有关单位和个人发出会议通知。

（8）会议前的10～15日内（国际会议为会前的15日～1个月内），落实出席会议的领导、嘉宾及新闻媒体记者，并制订相应的接待方案及应急预案。

（9）会议前的4～7日内，汇编会议资料（可将发言稿、讲义、论文集或参考材料等，刻录成光盘），制作会议手册（可另行制作记者采访手册），基本完成会议报到各项准备工作。

（10）会议前的1日内（国际会议为会前的1～2日内），接受与会代表报到，布置会场，并对会前所有工作查漏补缺。

（11）会议期间，会议领导小组与会务各工作小组各就各位，做好服务。

（12）会议后5～8日内，对会议进行总结（会议成果总结、会务工作总结），并形成会议总结材料，上报有关部门及领导。

（四）会议文书制作

做好会议所需文稿的起草、印制工作，是办好会议的根本保证。

（1）邀请（酌情）联合主办、协办或承办会议的函。

（2）举办会议的请示（报领导及会议审批部门）、申请专项会议经费的请示（报财政部门）。

（3）会议运作方案（筹备工作方案）。

（4）征集会议发言材料（论文）的函、邀请主讲嘉宾的函、邀请领导的函（请示、请柬）、邀请新闻媒体的函。

（5）会务分工表、进度表、工作人员通讯表。

（6）会议承办说明书、食宿与场地安排协议书。

（7）会议有关情况介绍（会前新闻发布或预告使用）。

（8）会议通知、会议须知。

（9）议程安排、房间安排、乘车安排、考察活动安排。

（10）会议手册（须知，议程，房间、乘车、参观活动安排，与会代表、出席领导和嘉宾名单，工作人员联系方式等）。

（11）会议发言材料（会议论文、交流、参阅材料）。

（12）会议质量评价材料（问卷调查表）。

（13）新闻通稿。

（14）记者采访须知或采访手册。

（15）主持词、点评词。

（16）领导致辞、讲话稿、祝酒词。

（17）工作报告。

（18）主题演讲稿。

（19）会议总结。

（五）会议标识设计

涉外会议等为办出会议风格、品位，突出视觉效果，可提前设计、制作会议标识及会议用品标志。

（1）会议标志设计。

（2）会议背景效果图及背景板制作。

（3）会议手册、发言材料（论文集）封面与封底设计。

（4）会议欢迎牌、落地指示牌设计。

（5）会议出席证、工作人员证、记者证、停车证设计与制作。

（6）会议餐劵（代表、司机使用）制作。

（7）会议文件袋、资料袋设计与制作。

（六）会场布置与排位

会场布置是检验会务工作水平的重要一环。大型会议要求会场整体感觉热烈、大方又不落俗套，能较好地反映会议的中心内容。小型会议则以简朴为基调，突出主题即可。

（1）会场装饰。大型会议主席台后面可设置会议背景板，标明会徽、主题、举办单位（主办、协办、承办、支持单位）及时间、地点；主席台台口可摆放花卉或绿色植物，不同的颜色代表不同的意思，红色热烈、黄色亲切、绿色冷静；会场四周，可视情悬挂横幅或字画，衬托庄严或轻松、典雅的会议氛围。小型会议可一切从简，悬挂主题横幅或用电子显示屏显示会议名称即可。

（2）设备布置。根据实际需要，妥善布置好屏幕、投影仪、照明、音响等设备。安放屏幕的位置、角度要合适，使演讲者不用离开话筒便能看见屏幕，使主席台上的嘉宾不用离开座位便能看见屏幕；投影仪的摆放要不影响与会人员观看屏幕的视线，还要考虑其散发的热气不至于让近旁的会议代表感到不适；照明灯光要适度，既能使与会代表看清屏幕上的画面，又能使其方便做笔记；麦克风要逐个试音，主席台上的麦克风一般一人一个（或讲话者一人一个），无线麦克风要提前准备，以随时随地备用。

（3）会场摆设。为体现对参会嘉宾及代表的尊重，会场座位上通常放置写着个人姓名的名牌（也有只写单位名称的台签）。大型会议的开幕式、闭幕式环节，通常设主席台，主席台一般设单数座位，以突出居中的重要领导或嘉宾（不发言的嘉宾一般不上主席台就座）；会议中间环节，普遍不设主席台，只设主持席和发言席。大会会场通常采用方型课桌式排列、布置；遇有分组讨论时，分会场可布置为椭圆形（圆形）或回字形。会场无论何种摆位，应以整齐、紧凑为准则，有多少人参会就摆多少张桌椅，或少摆一些（一般都会有参会者临时缺席），以免代表们习惯性地往后面坐，使会场显得太松散，影响会议秩序。

（4）座次排列。大型会议主席台无论人数多少，只按单主位排位的方法安排，即出席人数不论单数、双数，排名第一位的领导同志的位置居中，排名第二位的领导同志在其左边，排名第三位的领导同志在其右边。会场区域的排位，一般按单位、部门或者地区、系统的类别来安排就座。它的具体依据，既可以是平时约定俗成的序列，也可以是单位、部门的汉字笔画或拼音字母的前后顺序。具体排位时，一般以面向主席台为基准，从前往后进行竖排，或者是从左而右进行横排。但如果需要按个人职级、身份来安排座次的，一般按前排高于后排、中央高于两侧、左侧高于右侧的规则排位，并在每个座位的左侧放置双面台签。对老、弱、病、残代表，可酌情照顾，安排在便于进出走动的位置上。无论何种排位，在座次排定以后，应送会务领导小组负责同志审定。如果有人对座次问题提出异议，应报请领导考虑是否调整，有关工作人员不应擅自处理。

附图

主席台座次排列示意图

1．主席台人数为单数时的座次排列：

2．主席台人数为双数时的座次排列：

（七）会议接待

接待工作无小事，当好东道主，保质保量完成接待任务，是会议成功的关键所在。对拟出席会议的领导、嘉宾，通常先制订接待预案。接待预案应包括接待对象信息（单位、姓名、职务、电话、联系人及随行人员）、往返航班或迎送时间、对口及配合接待单位、陪同领导及工作人员、接待车辆（车号、司机）、住房安排及引导、就餐安排及引导、考察活动安排及引导、摄像安排、行李提取及托运安排、登记手续预办安排、接待总协调人等相关内容。副部级以上领导、德高望重的嘉宾（重量级外宾）要安排走贵宾通道，全程进行一对一的接待，并协助党口、政府口的接待部门（外事部门）做好各项工作。有考察活动安排的，接待人员要先踩点，熟悉线路，明确在哪停车、在哪介绍、在哪上卫生间、在哪上车、由何人介绍情况、中间如何引导与衔接等。

（八）会议宣传

会议宣传是扩大会议影响、提升举办地（举办单位）形象的有效途径，要重点做好此项工作。

（1）预热宣传。可通过网站、主流媒体等渠道，对外发布会议信息；或酌情举办新闻发布会，引起各方关注及领导重视。

（2）新闻报道。设计、制作宣传手册（含媒体采访须知、背景资料、会议相关内容等）；组织主流媒体，对会议作多角度的跟踪报道，刊发新闻稿或评论性消息。

（3）专版宣传。引导媒体对主讲嘉宾、发言代表或举办单位负责人等进行专访，刊登访谈录；或就相关专题作深入探讨，形成系列性、焦点性文章。