1.3 全局掌握,总体了解——内部会计控制的主要内容
一、内部会计控制的分类与内容
分类与内客
(一)按照财政部《内部会计控制规范——基本规范(试行)》(2001年6月22日)分类。
分为货币资金控制、采购与付款控制、实物资产控制、工程项目控制、筹资控制、对外投资控制、担保控制、成本费用控制、销售与收款控制九方面。
(二)按照会计控制对象分类。
1.基础控制。是指通过设计会计程序来保证完整、正确地记录一切合法的经济业务,及时察觉和处理错误。通过该种控制可以实现会计控制的完整性和一致性,保证获得可靠的财务会计信息。
2.实物控制。即通过会计记录对实物的安全性和完整性所进行的控制,是为了保护单位实物资产的安全与完整而实施的控制手段。它主要通过限制非授权人员接近单位的资产,采取有效的防范措施以及实行永续盘存制等方法来实现的。例如其他人员不得接触单位出纳岗位保管的现金及有价证券;仓库的物资由仓库的保管员负责,其他人员无合法凭证不能领用。
3.制度控制。通过职务分工、监督检查等方法,以保证会计程序和基础控制程序按设计要求发挥作用。
(三)按照会计控制性质分类。
1.合法性控制,即用各种方法检查所记录的经济业务,以保证其能够如实反映经济事项。它主要通过熟悉会计制度的人员审查会计文件,确定所记录的业务是否真正发生,对其处理过程是否与规定的程序相一致,查明业务处理是否经过授权与批准,有无越权行事等行为,以及是否进行了严格的监督和审核。例如单位的审核员对单位的原始凭证的核实程序。
2.完整性控制,即保证发生的一切合法的经济业务均记入控制文件。它主要通过凭证的连续编号、总额控制、登记账簿、档案管理并运用备忘录等手段来保证记录的完整性。现在,实行会计电算化的单位已由计算机解决部分完整性的控制工作。
3.正确性控制,即为了确保单位每笔经济业务的发生都能够及时用正确的金额与账户记载的一种控制。它通过建立发生额计算、余额计算、检查、账户分类检查、双重核对、事先控制与分工牵制等方法来保证会计记录的正确性。例如单位审核岗位对记账凭证的复核工作。
4.一致性控制,即保证记录一致性的控制。它主要通过实地盘存、对内对外账实核对、差异分析、调账等方法来保证会计记录的一致性。
5.施行控制,即为了保证基础控制充分发挥作用而实施的监督手段,具有监督、强制和约束的特征。严格的基础控制设计本身并不能保证会计控制的有效施行,只有基础控制得到真正实施才能发挥会计控制的作用。施行控制能够确保单位会计程序和基础控制程序按照设计的要求发挥作用,同时也能保证及时发现错误并查明错误产生的原因,使错误能及时得到纠正。
(四)按照会计控制过程分类。
分为事前控制、事中控制、事后控制。
(五)按照会计控制内容分类。
分为对会计工作本身控制、对企业生产经营活动控制。
二、内部会计控制的程序
皆有章法
根据控制论原理,内部会计控制应采用闭环控制方式。该方式包括三个步骤:
第一,确立控制目标(标准);
第二,衡量控制成效;
第三,纠正偏差。
内部会计控制的基本程序,如图1-1所示。
图1-1 内部会计控制的基本程序
(一)确立标准。
标准代表了单位或部门的计划目标、规范制度等,其是用来衡量实际绩效而预先确立的依据。
确立标准的前提:一是要确立目标;二是要制定保证目标实现的各项制度。前者是控制的关键,没有具体目标也就无所谓控制。内部控制目标是否系统、完整、明确、具体,关系到内部控制的成败。
实施内部控制,既要建立综合性和概括性的目标,也要确定分类的具体目标。但应选择主要问题作为控制目标,应对关键环节实施控制:
1.选择关键的业务活动作为控制目标。
2.选择关键资源作为控制目标。
3.选择关键费用或成本项目作为控制目标。
(二)衡量控制成效。
即根据已确立的标准,衡量所指定任务的执行情况和实际完成情况。主要依赖于会计部门、统计部门及业务部门正确的记录,提供完整的执行数据。
(三)纠正偏差。
偏差是指控制目标与实际执行结果的差额或差距。即根据标准衡量绩效,通过差异的分析,找出主客观原因,设计纠正的方法。