第3节 建筑施工企业材料的采购

一、材料采购的手续和凭证

材料的采购业务由供应部门负责。供应部门根据施工和生产单位按照工程项目、施工进度和材料消耗定额提出的需要量，结合材料的储备定额和库存情况，按期编制材料供应计划和用款计划，作为采购材料的依据。为了保证材料的及时供应，明确购销双方的经济责任，还应与供应单位签订供销合同。会计部门要协助供应部门正确执行供应计划、用款计划和供销合同。

企业对于采购的材料，要根据供应单位的发票、运输机构的提货单、银行的结算凭证和运费账单等，办理材料验收入库和货款结算两方面的手续。

企业收到银行结算凭证和供应、运输机构的发票、账单、提货单等有关购料凭证时，要由供应部门检查凭证所列的材料名称、规格、数量、单价和发货日期等是否与供应合同相符。在采用委托收款和托收承付结算方式时，要在托收承付结算凭证上，签注有关承付意见。对于货款计算错误、材料品种规格不合要求等的材料款，应在承付期限内填写部分拒付或全部拒付的理由，由会计部门向银行提出办理拒付手续。如核对无误同意承付，应将银行结算凭证、发票、账单等交会计部门办理料款结算手续。同时，供应部门还要填制一式多份的“收料单”，将其中一份连同提货单通知运输部门办理提货手续；另外有两份通知仓库部门准备验收材料，仓库部门收料并在收料单填明实收数量后，将其中一份送交会计部门。

如果发票、账单和银行结算凭证未到而提货单先到时，供应部门照常填制“收料单”，根据合同价格或计划价格填列暂估金额，并通知运输部门和仓库办理收料手续，同时要催促供应单位尽快将发票、账单补来。

提货人员在提取材料时，如发现由于运输机构责任发生件数短缺、重量不足或破坏毁损时，要填制“短缺损坏清单”，由运输机构签章证明后，连同材料一起送交仓库。

对于质量、数量与供应单位发票不符的材料，要由仓库填制“数量质量不符通知单”，通知供应部门。供应部门应当根据运输机构签证的“短缺损坏清单”和仓库送来的“数量质量不符通知单”填制“赔偿请求单”，向运输机构和供应单位要求赔偿。

对于须经分次运交验收的大堆材料，如石子、黄沙、石灰、砖、瓦等，可在每次运到由仓库人员验收时，先在“验收记录”登记收入数量，待全部运到验收完毕后，再根据“验收记录”在“收料单”登记实收数量。

二、材料采购的总分类核算

＞＞1．设置会计核算科目

材料采购的核算，就是企业生产储备的供应过程的核算，为了考核材料供应计划的执行情况，确定采购材料的实际成本，并计算采购材料实际成本和计划价格成本的差异，在总分类核算上，要设置“材料采购”和“材料成本差异”两个科目。

（1）材料采购。

“材料采购”科目用以反映和考核材料采购资金支出情况，计算企业外购材料实际成本，考核采购业务的经营成果。该科目的借方登记企业所有外购并已验收入库的材料实际成本，包括买价、运杂费和采购保管费。借方发生额表明企业本期发生的采购资金支出；贷方登记外购并已验收入库材料的计划价格成本。借方和贷方的差额，就是购入材料实际成本与计划价格成本差异。如果借方大，表明材料采购成本超支；如果贷方大，表明材料采购成本节约。月末时，材料采购成本的超支或节约额应转入“材料成本差异”科目的借方或贷方。

（2）材料成本差异。

“材料成本差异”科目用以核算企业材料实际成本与计划价格成本的价格差异。科目的借方登记材料实际成本大于计划价格成本的超支额。贷方登记材料实际成本小于计划价格成本的节约额。发出材料所应负担的成本差异，应从本科目的贷方转入各有关生产费用科目，超支额用蓝字结转，节约额用红字结转。从各材料科目转出发出材料的计划价格成本“加”或“减”材料成本差异后，就调整为实际成本。本科目的月末余额，为库存材料的成本差异。各材料科目月末余额加或减本科目的月末成本差异，就是库存材料的实际成本。因此，“材料成本差异”科目是为调整各材料科目所列的计划价格成本而设置的科目。

＞＞2．核算时的一般情况

（1）基本核算方法。

企业购入材料时，如果采用商业汇票结算方式，要在开出承兑商业汇票时，根据商业汇票和发票账单，作如下分录入账：

借：材料采购

贷：应付票据

如果采用委托收款和托收承付结算方式，要在收到材料、承付料款时，根据结算凭证和发票账单金额记入“材料采购”科目的借方和“银行存款”科目的贷方。

如果采用其他结算方式或用现金购入零星材料时，应将结算凭证或发票账单金额记入“材料采购”科目的借方和“银行存款”、“应付账款”、“库存现金”等科目的贷方。对于从发包单位或总包单位收入抵作备料款的材料，亦应视同采购材料，按照合同规定价格将料款记入“材料采购”科目的借方和“预收账款”科目的贷方。

在取得“收料单”时，要按计划价格成本记入“原材料”等有关材料科目的借方和“材料采购”科目的贷方：

借：原材料

贷：材料采购

对于单独支付的运杂费，要根据运输机构运费账单等，记入“材料采购”科目借方和“银行存款”、“库存现金”等科目的贷方：

借：材料采购

贷：银行存款等

（2）总公司未设置地区建筑材料供应机构的核算方法。

在总公司没有设置地区建筑材料供应机构，而由施工企业自行采购材料时，往往需要设置一定规模的材料供应部门和仓库，这样，所发生的材料采购保管费数额较大。在这种情况下，可设置“采购保管费”科目，并开设多栏式采购保管费明细分类账，按采购保管人员工资、职工福利费、办公费、差旅交通费、折旧费、修理费、低值易耗品摊销、物料消耗、劳动保护费、财产保险费、合同公证签证费、检验试验费（减检验试验收入）、材料整理及零星运费、材料盘亏及毁损、其他费用等明细项目进行明细分类核算。企业发生上列各项材料采购保管费时，应自“原材料”、“应付职工薪酬——应付工资”、“应付职工薪酬——应付福利费”、“备用金”、“银行存款”、“库存现金”、“低值易耗品——低值易耗品摊销”等科目的贷方转入“采购保管费”科目的借方。月终再将应归本月采购材料负担的采购保管费自“采购保管费”科目的贷方转入“材料采购”科目的借方。

为了使年度内各月使用各种材料的采购成本分摊的采购保管费比较均衡，也可根据年度内预计的采购材料的计划价格成本总额（或买价和运杂费的总额）和材料采购保管费计算的预定分配率来计算应计入各月份（或各批）采购材料成本的采购保管费。

某月采购材料应分配的采购保管费=该月采购材料的计划价格成本×采购保管费预定分配率

【例1-1】某施工企业预计全年发生的材料采购保管费为488000元，预计全年采购材料的计划价格成本为24400000元，则该年度：

如某月采购主要材料的计划价格成本为140000元，则应分配主要材料的采购保管费为2800元（140000×2%），应将它自“采购保管费”科目的贷方转入“材料采购”科目的借方，作如下分录入账：

如果材料日常收发是按计划价格计算的，材料采购保管费就可不必对各批采购材料进行分配，只要在月终一次计入各类材料采购明细分类账的合计栏内，用以计算各类材料实际成本合计即可。

（3）总公司设有地区建筑材料供应机构的核算方法。

在总公司设有地区建筑材料供应机构，施工用主要材料大都由材料供应机构送到施工现场的施工企业，它所发生的材料采购保管费不多。为了简化核算手续，可考虑将发生的材料采购保管费记入“管理费用”科目的借方，在管理费用中开支。月末应根据“材料采购明细分类账”将本月购入材料实际成本与计划价格成本的差异，自“材料采购”科目转入“材料成本差异”科目。

当采购材料的实际成本高于计划价格成本，“材料采购”科目结有借方余额时，应作如下分录：

借：材料成本差异

贷：材料采购

当采购材料的实际成本低于计划价格成本，“材料采购”科目结有贷方余额时，应作如下分录：

借：材料采购

贷：材料成本差异

以上说明的是材料采购总分类核算的一般情况。在实际工作中，还会发生发票账单尚未收到的暂估入账材料和在途材料。

＞＞3．核算时的其他情况

（1）暂估入账材料。

对于已验收入库但供应单位发票账单尚未收到的材料，要先按照计划价格或合同价格暂估入账，记入“应付账款”科目（也可记入“暂估应付账款”科目）的贷方和“材料采购”科目的借方。待发票账单到达付款时，再以红字将前记暂估数冲销，另按发票账单价格记入“材料采购”科目的借方和“银行存款”科目的贷方。

【例1-2】甲施工企业向某木材公司购入原木5立方米，材料已验收入库，但发票尚未到达，无法支付料款。在暂按计划价格每立方米600元入账时，应作如下分录：

发票账单收到，将前记暂估入账数冲销时：

按发票账单价款3200元结算时：

为了简化核算，减少平时转账手续，对于材料入库在先、付款在后的采购业务，在月份内可暂不入账，等发票账单到达后再入账。到月终发票账单仍未到达时，才按合同价格或计划价格暂估入账，并在下月初用红字将暂估入账数冲销，等收到发票账单时，再按实际付款数入账。

（2）在途材料。

如果发票账单和结算凭证已经收到，并已支付或承付，但材料尚未到达，这是“在途材料”。这些在途材料也应在“材料采购”科目核算，即按实际采购成本记入该科目的借方；材料运到验收入库时，再按计划价格自该科目的贷方转入有关材料科目的借方。月份终了时，“材料采购”科目反映的在途材料，有如下两种处理方法：

①设置“在途材料”科目。

月末将在途材料从“材料采购”科目的贷方转出，记入“在途材料”科目的借方，并在下月初用红字加以冲销。

②不设置“在途材料”科目。

将在途材料反映在“材料采购”科目。月末“材料采购”科目的借方余额即为在途材料。

不论用哪种方法处理，在编制财务报表时，月末“在途材料”都应在“存货”项目反映。

对于因材料短缺、损坏和质量不合规定等原因向供应单位、运输机构请求赔偿的金额，应根据“赔偿请求单”记入“应付账款”、“其他应付款”科目的借方和“材料采购”科目的贷方，作如下分录入账：

借：应付账款

其他应付款

贷：材料采购

三、材料采购的明细分类核算

为了确定各类材料的实际成本，并计算各类材料实际成本与计划价格成本的差异，要设置“材料采购明细分类账”和“材料成本差异明细分类账”，对材料采购业务进行明细分类核算。

“材料采购”和“材料成本差异”科目的明细分类核算，可以按材料科目或材料类别进行，也可按全部材料合并进行。按材料类别进行明细分类核算，可使工程成本中材料费的计算比较正确，但要相应多设材料采购和材料成本差异明细分类账户，增加核算工作量。如果将全部材料合并一起来核算，虽可简化核算工作，但因有些材料的采购成本可能节约，有些材料的采购成本可能超支，势必影响工程成本计算的正确性。因此，在决定材料采购明细分类核算的材料类别时，既要考虑到工程成本计算上的正确性，又要考虑核算时人力上的可能性。

“材料采购明细分类账”的采购记录根据供应单位发票账单记入，承付记录根据托收凭证记入；借方登记购入材料的实际成本，包括买价、运杂费和采购保管费；贷方登记购入材料的计划价格成本，根据收料单记入。对于因数量不足、质量不符而要求供应单位或运输机构赔偿的损失，根据“赔偿请求单”在借方用红字登记。对于发票账单未到暂估入账材料，要先根据暂估金额记入借方。在收到发票账单，开出、承兑商业汇票或支付时，再将暂估登记的借方金额用红字冲销，另按发票账单金额重新登记。冲销暂估数所根据的收料单号数，要在备注栏内注明。月份终了，应分别结出除“在途材料”外的借方栏和贷方栏的金额合计，并计算两栏合计的差额，即材料成本差异，然后将材料成本差异转入“材料成本差异明细分类账”的“本月收入”的“借方成本差异”（当本月购入材料实际成本大于计划价格成本，采购成本超支时）或“贷方成本差异”（当本月购入材料实际成本小于计划价格成本，采购成本节约时）栏，将计划价格成本转入“计划价格成本”栏。为便于计算下月采购材料的成本差异，对于月末“在途材料”，应将它转登下月账页。

“材料成本差异明细分类账”根据“材料采购明细分类账”、“发出和耗用材料汇总表”进行登记。对于自制材料和清理固定资产、临时设施所得的残料，还要根据“材料交库单”在本月收入栏登记自制材料和残料的计划价格成本和成本差异。

在登记“材料采购明细分类账”结转的本月收入材料的计划价格成本和成本差异，以及自制材料等的计划价格成本和成本差异后，即可与月初（即上月末）结存材料的计划价格成本和成本差异一起，计算各类材料的成本差异分摊率。

根据材料成本差异分摊率，就可计算本月发出和耗用材料的成本差异，并算得月末结存材料的计划价格成本和成本差异。