第4节 做好材料的收发核算

一、材料收发的手续和凭证

施工企业除向供应单位购入材料外，往往还有由发包单位、总包单位和各施工队、辅助生产单位交来的材料。

企业收自发包单位或总包单位的材料，应同外购材料一样，填制“收料单”，但须在“收料单”上注明“发包单位材料”或“总包单位材料”字样。

企业仓库收到本企业辅助生产单位或施工现场交来的自制材料、清理固定资产和临时设施所得的残料等，要根据辅助生产单位或施工单位填制的“材料交库单”验收。“材料交库单”至少一式三份。一份在收料仓库签收后退回交料单位，一份留存收料仓库视同“收料单”处理，一份在交库后送会计部门。

各单位在领用材料时，要填制“领料单”，经单位主管批准后向仓库领用。“领料单”至少一式三份，一份在仓库发料后填列实发数量，由发料人和领料人分别签章后留存仓库，一份由领料单位留存，一份交会计部门。

为了考核班组的材料消耗情况，促使节约使用材料，保证降低成本计划的完成，对于各施工班组领用的材料，应有一定的限额。在每一分部工程开工以前，应由施工员根据工程任务单中所列工程内容数量，按照材料消耗定额计算出完成这一任务所需要的各种材料数量，填制“定额领料单”。“定额领料单”应一式两份，一份交用料班组作为领料的限额凭证，一份交仓库材料员作为发料的限额凭证，发料后应在单上填实发数并盖章。超过定额领料或由于工程返工而补领材料时，必须按照规定办理追加手续。已经结算的定额领料单，原由用料班组保管的一份应转交会计部门作为计算工程用料成本的依据。

对于领用大堆材料如砂、石、砖、瓦等，原则上也要按照上述领料手续办理。但在实际工作中，同一大堆材料，常有几个单位工程共同耗用，而且领用次数较多，很难在领用时逐一点数。因此，往往采用“算两头、轧中间”的办法来定期计算其实际用量。即对进场的大堆材料进行点数后，日常领用时不必逐笔办理领料手续。每月终了时，先根据当月完成工程量和单位工程量材料消耗定额，计算各工程本月定额耗用量；再通过实地盘点求得本月实际耗用量，并计算定额耗用量和实际耗用量的差异数量、差异分配率；然后求得各工程实际耗用大堆材料数量和计划价格成本。涉及计算公式如下所示：

本月定额耗用量=∑（本月完成工程量×材料消耗定额）

本月实际耗用量=月初结存数量+本月收入数量-月末盘存数量

差异数量=本月实际耗用量-月定额耗用量

某项工程实际耗用量=该项工程本月定额耗用量×（1±差异分配率）

某项工程耗用大堆材料计划价格成本=该项工程实际耗用量×计划单价

现举例说明计算方法如下：

①先根据各工程的完成工程量和单位工程量材料消耗定额，计算各工程的定额耗用量。

石子定额耗用量可按完成混凝土工程量和每立方米混凝土石子消耗定额计算，如表1-1所示。

②通过盘点月末现场存料，计算本月各项工程实际耗用量。

设例中，假定石子上月盘存数为70吨，本月收入250吨，月末盘存还有50吨。

本月石子实际耗用量为：

70+250-50=270（吨）

③计算定额耗用量和实际耗用量的差异数量和差异分配率。

如发现差异数量较大时，要查明原因。

石子差异数量为：

270-255=15（吨）

石子差异分配率为：

④根据各工程定额耗用量和差异分配率求出实际耗用量。

103厂房建筑工程的石子实际耗用量为：

170×（1+5.9%）=180（吨）

104办公楼建筑工程的石子实际耗用量为：

85×（1+5.9%）=90（吨）

⑤根据各项工程实际耗用量和材料计划单价计算各项工程耗用材料的计划价格成本。

设例中，假定石子每吨计划价格为35元，则：

103厂房建筑工程耗用石子的计划价格成本为：

180×35=6300（元）

104办公楼建筑工程耗用石子的计划价格成本为：

90×35=3150（元）

⑥计算各项工程耗用大堆材料的计划价格成本合计。

某项工程耗用大堆材料的计划价格成本合计=该项工程耗用各种大堆材料的计划价格成本之和

设例中，假定厂房、办公楼建筑工程所耗用钢筋的计划价格成本分别为3200元与1370元，则：

厂房建筑工程耗用钢筋、石子大堆材料的计划价格成本合计为：

3200+6300=9500（元）

办公楼建筑工程耗用钢筋、石子大堆材料的计划价格成本合计为：

1370+3150=4520（元）

根据上面的计算，就可编制“大堆材料耗用单”。在实际工作中，大堆材料也可在季度终了或工程竣工（工期较短的工程）时进行盘点。在这种情况下，月末先按定额耗用量入账，于季末或工程竣工盘点大堆材料求得实际耗用量和差异数量后，再调整各月按定额耗用量入账的数额。

对于一些在施工生产中经常需用、领发次数很多、数量零星、价值不大的材料，如螺丝、螺帽、垫圈等，也可在平时不填领料单，而由领料人在领料登记簿记录领用数量，签章证明办理领料手续，于月终由施工班组或生产车间按用途汇总填制领料单，以简化凭证填制和汇总的手续。

各施工、生产单位领用的材料，如有多余时，要填制“退料单”，及时办理退库手续。月份终了时，对下月需要继续使用的已领未用材料，要由各施工队（组）按照各项工程的用料分别盘点后，填制“已领未用材料清单”送会计部门，以便在本月发出材料成本中减去，正确计算各项工程的实际用料成本。

二、仓库中材料收发的明细分类核算

企业所有材料的收入、发出数量的核算工作，均由仓库部门负责。仓库对于材料收入、发出和结存数量的核算，是在“材料卡片”中进行的。对于经管的每一种材料，均应分别规格，开设“材料卡片”。“材料卡片”除了登记材料的收、发、结存数量外，还可在结存数量栏的右边加设“结存金额”栏，以便在月末反映各种结存材料的计划价格成本。

仓库人员对于各种已经办理材料收发手续的收料、发料凭证，都要逐一序时在“材料卡片”的收入数量和发出数量栏进行登记，并在登记收发数量后填入结存数量。

经登记材料卡片后的收料、发料凭证及其所附原始凭证，一般由仓库人员负责保管，并按期（5天、10天、15天）或在月末填制“材料凭证交接单”，向会计部门办理凭证交接手续。

在“材料凭证交接单”中，退料凭证是指前面所说的“退料单”。因为在计算仓库发出材料金额时，应将退料凭证中退料金额，在发料凭证的发料总额中减去，所以应将退料凭证另设一栏列示。

三、会计部门材料收发的明细分类核算

除仓库部门在“材料卡片”进行材料收发数量核算外，会计部门还要按照材料计划价格进行金额核算。因此，会计部门对于仓库交来的材料收发凭证，都要审核凭证中的记录是否完备，然后进行下列标价工作：

①根据材料目录在每一收发凭证中填入计划单价。

②根据每张收、发料凭证所列的数量和单价计算其金额，并填入“金额”栏内。

③分别计算每一类别材料收发凭证的金额合计，并填入“材料凭证交接单”的“金额”栏。

由于材料日常收发按照计划价格核算，材料的数量和金额之间有一定比例关系，根据仓库“材料卡片”的数量就可计算金额。这样，会计部门可以取消按材料品名进行数量、金额核算的材料明细分类账，而代之以按材料类别登记和金额核算的“材料收、发、结存分类汇总表”，并通过“材料收、发、结存分类汇总表”中各类材料的月末金额与仓库部门按“材料卡片”结存金额算出的各类材料月末余额相互核对，来检查双方的核算是否正确。

“材料收、发、结存分类汇总表”是用以反映一个月内各仓库经管的各类材料的收、发、结存金额，按不同仓库分别根据仓库部门交来的“材料凭证交接单”编制。“材料收、发、结存分类汇总表”本月发出各栏，根据“材料凭证交接单”的“发料凭证金额”栏数字减“退料凭证金额”栏数字后填列。“月末结存”数根据“本月收入合计”加“月初结存”减“本月发出合计”后填列。

为了使“材料收、发、结存分类汇总表”与仓库“材料卡片”的记录相互核对，月末应在“材料卡片”中填列结存金额，并按材料类别加总，算得各类材料的月末余额，记入“材料余额表”。“材料余额表”是用以反映各个仓库经管的各类材料的月末结存金额。“材料余额表”内各类材料的月末金额，要和“材料收、发、结存分类汇总表”内各类材料的月末结存数进行核对，如有不符，应从下列方面加以检查并作更正：

①检查收、发料凭证中所列各种材料的金额计算是否正确。

②检查“材料凭证交接单”中所列各类材料的金额计算是否正确。

③根据本月收发凭证中的收、发数量，检查“材料卡片”中的月末结存数量、金额的计算和“材料余额表”中各类材料的月末余额的计算是否正确。

根据上面说明，可知材料收发按计划价格计价时的明细分类核算一般是通过“材料卡片”“材料余额表”和“材料收、发、结存分类汇总表”进行。

必须指出，由于企业管理体制、材料供应体制、材料供应组织机构等的不同，各施工企业对材料收发按计划价格计价时的明细分类核算的程序和方法是不完全相同的。上面所讲的只是一种方法，叫作“材料余额核算法”。在实际工作中，可根据企业材料供应的特点具体设计。

四、材料收发的总分类核算

在材料收发按计划价格计价时，材料收发的总分类核算平时也按计划价格进行，以便核对材料科目和明细科目的记录。

企业在收入外购材料时，要根据“收料单”将所收材料的计划价格成本自“材料采购”科目的贷方转入“原材料”“周转材料”等科目的借方：

借：原材料等

贷：材料采购

同时要在月末将“材料采购”科目反映的实际成本与计划价格成本的差异，转入“材料成本差异”科目：

借：材料成本差异

贷：材料采购

收入辅助生产车间自制材料时，要根据“材料交库单”，按计划价格成本“生产成本——辅助生产成本”科目的贷方转入“原材料”等科目的借方：

借：原材料

贷：生产成本——辅助生产成本

各施工、生产单位领用的材料，要根据“领料单”“定额领料单”“大堆材料耗用单”等，按计划价格成本分别自“原材料”等科目的贷方转入“生产成本——工程施工成本或工程施工”, “生产成本——辅助生产成本”“生产成本——机械作业成本”或“机械作业”“管理费用”等科目的借方：

借：生产成本——工程施工成本或工程施工

——辅助生产成本

贷：原材料

各施工、生产单位退回仓库的多领材料，要根据“退料单”用红字作如上相同分录冲减，或从当月领用材料总额中直接冲减，即在“发出和耗用材料汇总表”的“本月发出材料”中减去，不在总分类核算上反映。

对于月末施工现场存料，要根据“已领未用材料清单”，按计划价格成本用红字作分录冲减：

借：生产成本——工程施工成本或工程施工

贷：原材料

于下月初再用蓝字作如上相同分录入账。为了简化凭证填制登记手续，对月末现场存料也可考虑从当月领用材料总额中冲减，在总分类核算上不加反映。

按照计划价格成本列账的材料，对发出耗用部分，应分摊成本差异，将计划价格成本调整为实际成本，即要将“材料成本差异”科目中属于耗用材料的成本差异，转入各生产费用科目。当材料实际成本高于计划价格成本，“材料成本差异”科目结有借方余额时，应作如下分录：

借：生产成本——工程施工成本或工程施工

——辅助生产成本

贷：材料成本差异

如材料实际成本低于计划价格成本，“材料成本差异”科目结有贷方余额时，用红字作如上相同分录入账。

企业如将某些不需用材料出售时，应由供应部门根据通知填制加盖销售材料戳记的“领料单”（或“销售材料发料单”），向仓库办理领料手续，但必须防止借口处理呆滞材料搞廉价变卖等违纪活动。

向其他企业销售材料时，要根据盖有“销售材料”戳记的“领料单”，将其计划价格成本记入有关材料科目的贷方和“其他业务成本”科目的借方：

借：其他业务成本——材料销售支出

贷：原材料

同时根据“发票”将销售材料的价款收入记入“其他业务收入”科目的贷方和“应收账款”科目的借方。

月末算出材料成本差异分摊率后，要将属于销售材料的成本差异自“材料成本差异”科目转入“其他业务成本”科目：

借：其他业务成本——材料销售支出

贷：材料成本差异

在实际工作中，对于发出和耗用材料的计划价格成本和分摊的材料价差，可通过“发出和耗用材料汇总表”进行汇总和计算。

“发出和耗用材料汇总表”的“本月发出材料计划价格成本”栏各数，根据经标价后的发料凭证按用途类别分析加总，减去退料凭证中退料数后填列。“月初现场存料计划价格成本”栏根据上月月末“已领未用材料清单”填列。“月末现场存料计划价格成本”栏根据本月月末“已领未用材料清单”填列。“本月耗用材料计划价格成本”栏各数，根据本月发出材料，加月初现场存料，减月末现场存料的计划价格成本求得。“本月耗用材料成本差异”栏各数，根据耗用材料计划价格成本乘以成本差异分摊率求得。如果材料成本差异按材料类别计算，则按材料类别分别计算其成本差异，然后加总求得本月耗用材料成本差异。

根据“发出和耗用材料汇总表”，就可将上述各个会计分录合并为如下两个会计分录：

借：生产成本——工程施工成本或工程施工

——辅助生产成本

其他业务成本——材料销售支出

贷：原材料

借：生产成本——工程施工成本或工程施工

——辅助生产成本

其他业务成本——材料销售支出

贷：材料成本差异

经分摊的材料成本差异，同时应在“材料成本差异明细分类账”的“本月发出耗用”栏进行登记，并结出月末结存材料的计划价格成本和成本差异。月末结存材料的成本差异，在编制财务报表时，应并入“存货”项目列示。

五、材料收发按实际成本计价时的明细分类核算

施工企业对于日常收发的材料，一般都按计划价格计价。如果企业规模不大，施工需用材料大都由总公司材料供应机构送到施工现场，材料收发不很频繁，也可采用实际成本计价。

材料日常收发按实际成本计价时，材料的明细分类核算要同时设置“材料卡片”和“材料明细分类账”。材料卡片由仓库登记，只进行数量核算。材料明细分类账由会计部门登记，同时进行数量和金额的核算。采用这种方法，账卡的资料能相互核对，有一定的制约作用，但核算工作有重复。为了避免重复记账，可以采用“账卡合一”的做法，即取消材料卡片，只设置一本既有数量又有金额的材料明细分类账放在仓库，由仓库人员登记，会计人员定期稽核；或由仓库人员登记数量，会计人员登记金额。它既是反映材料实物收发结存数量的明细记录，又是反映材料资金增减占用的明细记录，能同时为物资管理和资金管理提供资料。在实行流动资金分口分级管理、储备资金定额下库、由管料的人来管材料资金的情况下，更宜于采用这种做法。

为了归类反映各类材料资金的增减变动，分析考核各类材料资金的占用情况，并便于核对账簿记录，还应按照材料类别，把同类材料的账页装订成一本材料明细分类账，并在每本账的前面开设“汇总账页”，根据材料收发凭证，按期（5天、10天或15天）汇总登记各类材料收、发、结存的金额。

仓库管理人员在材料入库或出库后，应及时根据收料凭证和发料凭证逐笔登记材料明细分类账，并计算结存数量，然后将收发料凭证夹在登记的账页中。会计人员要定期（5天、10天或15天）到仓库进行稽核和计价。对于收入的外购材料，要根据实际采购成本计价，其中：买价根据发票确定；运杂费根据运费账单等确定，能直接记入各种材料采购成本的就直接记入，不能直接记入的，按照有关材料的重量或买价的比例分摊记入各种材料的采购成本；采购保管费按照预定分配率分配计入各种材料的采购成本。

由于各种材料分批购进、分批领用，而每次购入材料的单位成本（通常叫单价）又往往不同，因而在每次领发材料时，就会发生按哪一种单价计价的问题。发出材料的实际成本，通常可采用“先进先出法”和“加权平均法”等计价方法。

①“先进先出法”就是认为购进在先的材料应先予领用，并按最先购进的那批材料的单价计价。如果领用材料的数量超过首批购入数量时，即以第二批购入材料的单价作为以后领用材料的单价；若领用材料须包括几批购入的材料，应按各批购料的不同单价分别计价。

“先进先出法”的计价方法，只需查阅上次领用材料单价，再查阅此单价购进的材料是否尚有结存，便可确定此次所领材料应以何种单价计价。

②“加权平均法”就是将一个月内采购某种材料的实际成本，加月初结存金额，再除以月份内购入材料的数量和月初结存数量，得出加权平均单价作为当月发出材料单价的一种计价方法。

采用加权平均计价方法，可以不必像先进先出计价方法那样在月份购入不同单价的材料时要重算一次单价。但是，要到月末才能算出当月发料的金额，这就使料价计算工作不能在平时均衡地进行，从而影响成本计算和结账工作的及时性。因此，有的企业就按上月末加权平均单价（即本月初结存材料金额除以本月初结存数量）计算本月发料成本。

六、材料收发按实际成本计价时的总分类核算

材料日常收发按实际成本计价时，在总分类核算上可以不必设置“材料采购”和“材料成本差异”科目。购入材料的实际成本，直接在材料科目进行核算。企业对于收入外购材料、自制材料和清理固定资产、临时设施所得废料等都可直接将其实际成本记入“原材料”科目的借方和“银行存款”“应付账款”“生产成本——辅助生产成本”“在建专项工程”等科目的贷方。

【例1-3】甲施工企业购入主要材料一批，根据供应单位发票账单，实际买价和运杂费共计15000元，应作如下分录：

按预定分配率3%分配该批主要材料应负担的采购保管费450元（15000×3%）时，应作如下分录：

各施工生产单位领用材料、对外销售材料时，都可将其实际成本直接贷记“原材料”科目，借记“生产成本——工程施工成本”或“工程施工”、“生产成本——辅助生产成本”、“生产成本——机械作业成本”或“机械作业”、“生产成本——工程施工成本——间接费用”或“工程施工——间接费用”、“其他业务成本”等科目。

如各施工单位为各工程领用主要材料7500元，辅助生产车间为加工铁件领用主要材料3000元，应作如下分录：

对于料款已经支付或承付，但材料尚未运到的在途材料，应设置“在途材料”科目，记入“在途材料”科目的借方；于材料到达验收入库时，再自“在途材料”科目的贷方转入“原材料”等科目的借方。

如上述施工企业外购一批主要材料，已经支付料款3500元，但该材料尚未到达，应作如下分录：

上述主要材料到达时，再作如下分录：

对于材料已经收到，但供应单位账单发票尚未收到的材料，应先按计划价格借记“原材料”等科目，贷记“应付账款”科目，待账单发票到达时，再以红字作如上相同分录将前记暂估数冲销，另按账单发票价款记入“原材料——主要材料”科目的借方和“银行存款”等科目的贷方。

如收到主要材料一批，账单发票未到，先按计划价格2100元暂估入账，应作如下分录：

上项主要材料账单发票到达，将前记暂估入账数用红字冲销，并按发票账单价款2400元支付，作如下分录：