1.2 办公自动化的基本功能

办公自动化系统的功能包括利用现代技术手段进行文字处理、数据处理、图形图像处理、通信处理、文件处理、工作日程和行文办公管理等。

1．文字处理

文字处理是利用计算机进行文字的输入、编辑和输出。它是办公室工作的主要内容之一，核心部件就是文字处理软件。目前，办公室使用最多的文字处理工具主要有Word 2010、金山文字处理软件等。

2．数据处理

数据处理是指通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统，对输入计算机中的原始数据进行加工、计算、分类、汇总、排序等操作，最后得到相应的信息。目前，办公室领域较常使用的数据处理工具主要有Excel 2010、Access 2010等。

3．语音处理

语音处理是指利用计算机技术对语音进行识别、合成、存储、电话自动拨号、自动应答等。经过多年的研究，语音处理系统目前已走向实用阶段。利用这一先进技术，办公人员可以通过使用话筒对计算机讲话实现文字输入，使办公人员从大量的文字输入工作中解脱出来。

4．图形和图像处理

图形和图像处理是指图形图像的生成、编辑和修改，图形图像与文字的混合排版、定位、输出与存储等。在办公中主要使用的图形信息有统计图表、曲线表、立体图等。

5．通信处理

通信处理是指利用计算机收发电子邮件，召开视频会议等。电子邮件通信可以把声音、文字、数字、图像及其组合信息，利用计算机网络从一个地方快速传输到另一个地方。电子邮件对传统的邮件带来巨大的冲击，能更好地为用户服务，极大地提高工作效率。

6．文件处理

当今科学技术的发展日新月异，计算机大规模地用在了办公自动化方面，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。

7．工作日程管理

在现代生活中，人们越来越繁忙，每天要处理的工作越来越多。如何有效地管理自己每天的日程安排、提升工作效率，按时按量地完成工作，已经变得越来越重要。为了帮助人们很好地管理自己的日程安排、按时完成工作，一些软件应运而生，常用的有“日程精灵2008”等。

8．行文办公管理

办公自动化行文管理系统融合了办公管理中所应有的文字处理、文件处理、图像处理、行政管理、档案管理、远程办公等各项功能，能够完成办公行文、档案管理、会议安排、大事记编排、信息管理、事务督办等。