第一节　采购组织的设计

很多时候，采购组织的设计与规划跟企业创始人、负责人对采购职能的看法有关。若将采购看作是业务活动时，采购组织在企业中将会处于较低的地位。若将采购视为一个重要的竞争因素，并且对企业具有重要的战略意义，那么采购组织就处于较高的地位。

采购组织的基本类型有分散型采购组织、集中型采购组织、混合型采购组织。

一、分散型采购组织

1.组织特点

分散型采购是指与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行。

比如，物料或商品需求计划可能由制造部门或者销售部门来拟定；采购工作可能由采购部门或者销售部门掌管；库存责任则可能将成品归属销售部门，在制品归属制造部门，原料或零件归属于物料或仓储部门。

如图1-1所示的就是分散型采购组织结构示意图。

2.优点

分散型采购组织具有自主性、灵活性、多样性的特点，可在本地采购，受当地欢迎，有利于部门间竞争。

3.缺点

（1）浪费资源。各部门之间有重叠的工作项目，例如追踪物料供需动态，与供应商交涉送货、退货，物料作业电脑化等，如果没有统一指挥的单位，管理工作更复杂，人力、设备的投资成本更高。

（2）权责不清。由于整个物料管理的功能细分，工作显得零乱复杂，个别部门之间的职责也变得不明确。例如交货期限的延误，原因在于采购作业效率太低，或是前一阶段的物料需求计划不当，或是后一阶段的催货不力，部门之间经常会因争议不休而互相推诿，几乎找不到负责解决问题的部门。

（3）沟通不畅，相互冲突。不同的经营单位可能会与同一个供应商就同一种产品进行谈判，结果达成了不同的采购条件。当供应商的能力吃紧时，经营单位相互之间又会成为真正的竞争对手。

4.适用范围

分散型采购组织对拥有经营单位结构的跨行业企业特别有吸引力。每一个经营单位采购的产品都是唯一的，并且与其他经营单位所采购的产品有显著的不同。在这种情况下规模经济职能会提供有限的优势或方便。

二、集中型采购组织

1.组织特点

集中型采购就是将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门执行，这是为了要建立综合的物料体系，因而设立一个管理责任一元化的组织体系。这个体系称为物料管理部门或资材部，其主要工作包括生产控制（生产计划、物料控制）、采购（包括采购事务及跟踪和催货）及仓储（收发料、进出货、仓储、运送）等。

如图1-2所示的就是集中型采购组织结构示意图。

2.优点

通过采购协作可以从供应商处得到更好的条件（价格、成本、服务、质量方面），同时可促进采购朝向产品和供应商标准化的方向发展。

3.缺点

单独的经营单位的管理层只对采购的决策负有限的责任。通常的问题是经营单位的管理人员相信他们能够靠自己达到更好的目标，并将单独行动；这样他们将逐渐削弱公司采购部门的地位。

4.适用范围

这种结构适用于几个经营单位购买相同产品，并在同时对他们具有战略重要性的情况。

三、混合型采购组织

1.主要特点

混合型采购是指在公司一级的层次上存在着公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外，它也会进行审计，但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。

如图1-3所示的就是混合型采购组织结构示意图。

2.优缺点

中心采购部门会对战略采购品进行详细的供应市场研究。经营单位的采购部门可以通过公司中心采购部门定期发布的小册子、公告或局域网信息，加以利用这些研究结果。另外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具。但中心采购部门并不进行具体采购活动，具体活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。