1.3 设置文档格式

文档在经过新建、输入和编辑后，还要具备一定的格式，才能成为一篇完整的文档，如标题居中、首行缩进等。对文档进行格式化编辑的方法有很多，如设置字体格式、段落格式、底纹等，使文档更美观并且突出重点。本节将介绍设置文档格式的基础知识、字符格式、段落格式、项目符号和编号以及文档排版的操作步骤及方法。

1.3.1 设置字符格式——设置规章制度的字体

设置字符格式主要是对Word文档中的文本内容进行字体、字形、字号和颜色等文本外观的设置，通过这些设置使文档更加美观整洁。设置字符格式的方法主要通过“字体”对话框、【开始】/【字体】组和浮动工具栏来实现。下面介绍设置“规章制度.docx”文档的字符格式的方法，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\规章制度.docx

效果：效果\第1章\规章制度.docx

STEP 1　设置标题字体字号

❶打开“规章制度.docx”文档，在“规章制度”文本前单击鼠标，拖动鼠标选择标题文本“规章制度”；❷在【开始】/【字体】组中单击“对话框启动器”按钮，打开“字体”对话框，单击“字体”选项卡，再在“中文字体”下拉列表框中选择“黑体”选项，在“字号”列表框中选择“二号”选项；❸单击“确定”按钮。

STEP 2　设置标题字符间距

❶在“字体”对话框中单击“高级”选项卡；❷在“字符间距”栏里的“间距”下拉列表中选择“加宽”选项，磅值设置为默认的“1”；❸单击“确定”按钮。

STEP 3　设置正文

❶拖动鼠标选择正文所有文本；❷在【开始】/【字体】组中的“字体”下拉列表框中选择“宋体”选项，再在“字号”下拉列表框中选择“五号”选项。

STEP 4　设置一级标题

❶拖动鼠标选择文档内容的第一个小标题“仪容仪表”文本；❷在打开的浮动工具栏中单击“加粗”按钮。为其他的“行为规范”“考勤规定”“假期待遇”“假期及请假制度”一级标题设置相同的效果。

1.3.2 设置段落格式——设置规章制度的段落

文档通常会分为多个段落，而段落是文字、图形和其他对象的集合，在文档的制作过程中，为了让文档结构更清晰，层次更分明，可以设置段落格式，常用的设置包括缩进、行间距和段间距以及对齐方式等。下面将运用上述方法来设置“规章制度1.docx”文档的段落格式，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\规章制度1.docx

效果：效果\第1章\规章制度1.docx

STEP 1　设置标题对齐方式

❶选择标题文本“规章制度”；❷在【开始】/【段落】组中单击“居中”按钮。

STEP 2　设置段落缩进

❶使用【Ctrl】键选择除标题和小标题文本以外的文本内容；在【开始】/【段落】组中单击“对话框启动器”按钮，再在打开的“段落”对话框中单击“缩进和间距”选项卡，接着在“缩进”栏的“特殊格式”下拉列表中选择“首行缩进”选项，缩进值保持默认；❷单击“确定”按钮。

STEP 3　设置小标题行间距

❶使用【Ctrl】键选择“仪容仪表”等5个一级标题，在【开始】/【段落】组中单击“对话框启动器”按钮；打开“段落”对话框，单击“缩进和间距”选项卡，在“间距”栏的“行距”下拉列表中选择“1.5倍行距”选项；❷单击“确定”按钮。

1.3.3 设置项目符号和编号——分类规章制度的内容

项目符号和编号用于组织文档，使文档层次分明、条理清晰。项目符号因其统一性，主要用于并列的各项内容；而编号有顺序性，主要用于有前后次序的内容。下面将运用上述方法来设置“规章制度2.docx”文档的段落格式，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\规章制度2.docx

效果：效果\第1章\规章制度2.docx

STEP 1　设置项目符号

❶打开“规章制度2.docx”文档，拖动鼠标选择“产假”到“42天产假”之间的文本内容；❷在【开始】/【段落】组中单击“项目符号”按钮，再在打开的下拉列表的“项目符号库”栏中选择“”项目符号样式。

STEP 2　设置编号

❶按【Ctrl】键的同时使用鼠标选择所有一级标题；❷在【开始】/【段落】组中单击“编号”右侧的下拉按钮，再在打开的下拉列表的“编号库”栏中选择“一、二、三、”编号样式；❸用相同的方法为文档的二级标题设置“（一）（二）（三）”编号样式。

STEP 3　调整一级标题列表缩进

❶单击一级标题段落前的编号，在其上单击鼠标右键，再在打开的快捷菜单中选择“调整列表缩进”选项；❷打开“调整列表缩进量”对话框，在“编号之后”下拉列表中选择“空格”选项，设置“编号位置”的值为“0”，“文本缩进”值为“0”，单击“确定”按钮。

STEP 4　调整二级标题列表缩进

单击二级标题段落前的编号，使用与步骤3相同的方法打开“调整列表缩进量”对话框，在“编号之后”下拉列表中选择“空格”选项，设置“编号位置”值为“0.5”，“文本缩进”值为“0”，单击“确定”按钮，为所有二级标题设置缩进量。

STEP 5　完成项目符号和编号的设置

返回Word 2016工作界面，完成项目符号和编号的设置，效果如下图所示。

1.3.4 设置边框和底纹——美化寓言故事

一些文档中往往需要突出显示重点内容或重点条款，使用边框与底纹，不仅可以达到提示、标注重点的目的，还可以为文本进行美化设置，添加更漂亮的边框与底纹。下面将运用边框与底纹来设置“寓言故事.docx”文档，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\寓言故事.docx

效果：效果\第1章\寓言故事.docx

STEP 1　设置字符边框与底纹

打开“寓言故事.docx”文档，拖动鼠标选择故事“野驴和家驴”正文文本内容。在【开始】/【字体】组中单击“字符底纹”按钮设置字符底纹，再在“字体”组中单击“字符边框”按钮设置字符边框，效果如下图所示。

STEP 2　打开“边框和底纹”对话框

❶拖动鼠标选择第二页故事“值得骄傲的鹿角”文本内容；❷在【开始】/【段落】组中单击“边框”按钮；❸在打开的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。

STEP 3　设置段落边框

❶打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡；❷在“设置”栏中选择“方框”选项，在“样式”列表框中选择第5个样式，在“颜色”下拉列表中选择“绿色”选项，在“宽度”下拉列表中选择“1.5磅”选项。

STEP 4　设置段落底纹

单击“底纹”选项卡，在“填充”栏中单击“无颜色”下拉按钮，再在打开的下拉列表中选择“金色，个性色4，淡色80%”选项，单击“确定”按钮，完成段落边框和底纹的设置。