1.2 编辑“工作计划”文档

工作计划这类文档应具有一定的层次，在输入文档内容后，还需要进行一系列格式化文档的操作，如设置字符和段落样式等，以达到规范整齐的效果。

由于小敏不太会使用WPS软件，只是将计划输入到了文档中，因而需要经验丰富的张主管对文档进行美化设置，如设置字符和段落的格式，以便能突出重点。

1.2.1 插入并编辑封面页

在使用WPS编辑文档时，如要做一个工作计划，有时需要一个简单大方的封面。那么WPS文字软件中该如何插入封面呢？下面就介绍封面页的插入与编辑方法。

1. 插入封面页

WPS文字软件提供了商务、简历、论文、横向4种不同类型的封面页。下面将在“工作计划.docx”文档中插入商务型的封面页，其具体操作步骤如下。

STEP 1　单击按钮

❶打开素材文件“工作计划.docx”文档，将光标定位到第一段文本的最左侧；❷单击“章节”选项卡中的“封面页”按钮。

STEP 2　选择封面页样式

打开封面页样式列表，在其中选择“商务”类型中的“自然型”选项。

STEP 3　查看封面页效果

此时，在文档中将会显示插入的封面页效果。

2. 在封面页中输入文本

封面页只是一个整体框架，具体的文字内容还需要用户自己输入。下面将在“工作计划.docx”文档的封面页中输入相关的文字内容，其具体操作步骤如下。

STEP 1　输入标题文本

在封面页中单击“请在此输入标题”文本，输入文本内容“12月份工作计划”。

STEP 2　输入作者信息

单击“请在此输入作者”文本，输入文本内容“李明君”。

1.2.2 设置字符格式

为了让制作出来的文档更加专业和美观，有时需要对文档中的字符进行设计，比如字体类型变化、字号大小变化等。在WPS文字软件中，可以通过“字体”对话框设置字符的格式。下面主要介绍各种字符格式的相关操作方法。

1. 设置字形和颜色

字形包括字体和字号，设置字体颜色可以达到着重显示的效果等。下面将在“工作计划.docx”文档中设置字形和字体颜色，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择字体

❶拖动鼠标选择“工作计划.docx”文档中的第一段文本；❷单击“开始”选项卡中的“字体”下拉按钮；❸在打开的列表中选择“微软雅黑”选项。

STEP 2　选择字号

❶保持文本的选择状态，单击“开始”选项卡中的“字号”下拉按钮；❷在打开的列表中选择“小二”选项。

STEP 3　同时选择多个字符

❶拖动鼠标选择标题栏下第一段文本中的第一个数字“2019”；❷按住【Ctrl】键的同时，继续拖动鼠标选择剩余2个数字“2019”。

STEP 4　设置字体颜色

❶单击“开始”选项卡中的“颜色”下拉按钮；❷在打开的列表中选择“标准色”栏中的“红色”选项。

STEP 5　查看设置后的文本

此时，同时选择的3个数字将呈红色显示。

2. 设置字符间距

利用WPS进行编辑时，有时会发现字与字之间太过紧凑，影响美观，这主要是因为字间距太小造成的。此时就需要适当地调整字间距。下面将在“工作计划.docx”文档中增大标题文本的字间距，其具体操作步骤如下。

STEP 1　加粗字符

❶拖动鼠标选择第一段文本；❷单击“开始”选项卡中的“加粗”按钮。

STEP 2　打开“字体”对话框

保持文本的选择状态，单击“开始”选项卡中的“字体”按钮。

STEP 3　设置字符间距

❶打开“字体”对话框，单击“字符间距”选项卡；❷单击“间距”下拉按钮；❸在打开的下拉列表中选择“加宽”选项。

STEP 4　设置字符间距宽度

❶在“间距”对应的“值”数值框中输入“0.2”；❷单击“确定”按钮。

STEP 5　查看设置后的效果

返回工作界面，此时，文档中第一段文本的字符间距明显增宽了。

3. 设置字符边框和底纹

在WPS文档中，适当地添加边框和底纹，不仅可以增加美观性，也可以突出文档中的重点内容。下面在“产品宣传.docx”文档中设置字符边框和底纹，其具体操作步骤如下。

STEP 1　突出显示文本

❶选择第三段文本；❷单击“开始”选项卡中“突出显示”按钮右侧的下拉按钮；❸在打开的列表中选择“黄色”选项。

STEP 2　设置字符底纹

❶选择文本“确定组织结构设计的原则”；❷单击“开始”选项卡中的“字符底纹”按钮。

STEP 3　设置字符边框

❶保持文本“确定组织结构设计的原则”的选择状态，单击“开始”选项卡中“边框”按钮右侧的下拉按钮；❷在打开的列表中选择“外侧框线”选项。

STEP 4　查看设置后的效果

此时，所选文本便呈现出灰色底纹，黑色边框的字符效果。

STEP 5　设置字符底纹和边框

按照相同的操作方法，继续为文本“根据公司的特点和情况设置组织结构”添加相同的底纹和边框。

1.2.3 设置段落格式

对于日常办公来说，除了对字符的格式进行设置外，还需要对文档中的段落格式进行设置，如设置对齐方式、段落缩进、行距、段间距，以及添加项目符号和编号等。通过对段落格式的设置，可以使得文档的版式清晰且便于阅读，下面主要介绍设置这些段落格式的相关操作方法。

1. 设置段落的对齐方式

在文档中可以为不同的段落设置相应的对齐方式，从而增强文档的层次感。下面将在“工作计划.docx”文档中增大标题文本的字间距，其具体操作步骤如下。

STEP 1　将文本居中对齐

❶将光标定位到第一段文本中；❷单击“开始”选项卡中的“居中对齐”按钮。

STEP 2　将文本右对齐

❶将光标定位到当前文档中的最后一段文本中；❷单击“开始”选项卡中的“右对齐”按钮。

2. 设置段落缩进

设置段落缩进可使文本变得工整，从而清晰地表现文本层次。下面将在“工作计划.docx”文档中进行首行缩进设置，其具体操作步骤如下。

STEP 1　打开“段落”对话框

❶将光标定位到第一段文本中（原文本的“工作计划”此时成为标题）；❷单击“开始”选项卡中的“段落”按钮。

STEP 2　设置首行缩进

❶打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中选择“特殊格式”下拉列表中的“首行缩进”选项；❷在右侧的“度量值”数值框中输入“2”；❸单击“确定”按钮。

STEP 3　查看段落缩进效果

返回工作界面，此时第一段文本的开始位置自动缩进2个字符。

3. 设置段间距和行距

合适的文档间距可使文档一目了然，设置文档间距的操作一般包括设置行间距和段落间距。下面将在“工作计划.docx”文档中设置段间距和行距，其具体操作步骤如下。

STEP 1　设置行间距

❶在文档中选择除第一段和最后一段文本外的所有文本内容；❷单击“开始”选项卡中的“行距”按钮；❸在打开的列表中选择“1.5”选项。

STEP 2　打开“段落”对话框

❶选择文本内容“二、岗位设置和定岗定编”；❷单击“开始”选项卡中的“段落”按钮。

STEP 3　设置段前和段后间距

❶打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏的“段前”数值框中输入“0.5”；❷在“段后”数值框中输入“0.5”；❸单击“确定”按钮。

STEP 4　查看设置后的效果

返回工作界面，此时，所选段落的段前和段后均按“0.5”的距离进行调整。

STEP 5　调整其他段落的间距

按照相同的操作方法，将文本“三、工作分析和岗位说明书的制订”“四、岗位的定级和薪资体系的调整”“五、绩效考核体系的设计”“六、建立企业文化体系”这4段文本所在段落的段前和段后间距均设置为“0.2”。

4. 设置项目符号和编号

使用WPS制作文档时，常常会为文本段落添加项目符号或编号，使文档层次分明、条理清晰。下面将在“工作计划.docx”文档中添加项目符号和编号，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择项目符号

❶选择文本内容“明确绩效考评目的”；❷在按住【Ctrl】键的同时，再选择文本内容“绩效考评原则”；❸单击“开始”选项卡中“项目符号”按钮右侧的下拉按钮；❹在打开的列表中选择“箭头项目符号”选项。

STEP 2　选择编号格式

❶选择文体内容“明确绩效考评目的”下方的4段文本；❷单击“开始”选项卡中“编号”按钮右侧的下拉按钮；❸在打开的列表中选择第二排的最后一种格式。

STEP 3　查看添加编号后的效果

此时，所选的4段文本将自动添加对应的编号格式。

STEP 4　继续添加编号

按照相同的操作方法，继续为“绩效考评原则”段落下方的4段文本添加如下图所示的编号。

5. 使用格式刷

在WPS中，格式刷具有强大的复制格式的功能，无论是字符格式还是段落格式，格式刷都能够将所选文本或段落的所有格式复制到其他文本或段落中，大大减少了文档编辑的重复工作。下面将在“工作计划.docx”文档中利用格式刷添加编号，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择源格式

❶选择“绩效考评”所在段落下方的第四段文本；❷单击“开始”选项卡中的“格式刷”按钮。

STEP 2　复制格式

将光标移动到文档中，发现其变成了“格式刷”样式时，按住鼠标左键选择需要粘贴格式的目标文本，释放鼠标后，目标文本的格式即可与源文本的格式相同。

STEP 3　重新编号

❶此时，所选段落将自动应用与源文件相同的格式，并应用相同编号，但原“绩效考评”段落下的文本则自动进行了连续编号，在该编号上单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“重新开始编号”命令。

STEP 4　查看编号

此时，文档中的编号，将从数字“1”开始重新进行连续编号。

STEP 5　继续添加编号

同样利用格式刷，继续为“二、岗位设置和定岗定编”“三、工作分析和岗位说明书的制订”段落下文本添加如下图所示的编号。

1.2.4 文档加密

为了防止无操作权限的人员随意打开公司中的一些机密文档，在使用WPS编辑完文档后，还需要对文档进行加密操作。WPS提供的文档加密保护功能分为账号加密和密码加密两种。下面将介绍实现这些保护功能的基本操作。

1. 账号加密

工作中有很多文件不能让其他人随便查阅，此时，可以给文档加上一把保护锁。下面将对“工作计划.docx”文档进行账号加密，其具体操作步骤如下。

STEP 1　保存文档

完成文档的编辑操作后，单击工作界面左上方快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存文档。

STEP 2　选择加密方式

❶单击“WPS文字”按钮；❷在打开的列表中选择“文档加密”选项；❸再在打开的列表中选择“账号加密”选项。

STEP 3　登录WPS软件

在打开的“账号加密”选项卡中单击“登录”按钮。

STEP 4　利用第三方登录

在打开的界面中提供了微信扫描登录、其他方式登录、第三方登录3种方式，这里选择第三方登录中的QQ登录方式，即单击QQ图标。

STEP 5　登录到WPS

打开“QQ登录”界面，由于计算机中已经登录了QQ账号，所以，这里直接单击QQ头像。

STEP 6　设置操作权限

❶返回“账号加密”选项卡，其中显示了加密账号的操作权限，如果要取消权限，只需撤销选中相应的复选框，这里保持默认设置，单击右上角的“自动加密”按钮；❷单击“应用”按钮。

STEP 7　确认授权

❶打开“提示”对话框，提示列表外的用户将无法打开此文档，单击选中“不再提示”复选框；❷单击“确认”按钮。

2. 密码加密

在WPS中，除了账号加密文档外，还可以通过密码的方式进行文档加密。下面将对“工作计划.docx”文档进行密码加密，其具体操作步骤如下。

STEP 1　选择加密方式

❶单击“WPS文字”按钮；❷在打开的列表中选择【文档加密】/【密码加密】选项。

STEP 2　设置打开密码

❶打开“文档加密”对话框，单击“密码加密”选项卡，其中可以设置权限密码和编辑密码，这里在“打开权限”栏中的“打开文件密码”和“再次输入密码”文本框中均输入“111111”；❷单击“应用”按钮。

STEP 3　确认设置

在打开的提示对话框中单击“确定”按钮，完成文档权限密码的设置。