1.3 编辑“考勤管理制度”文档

考勤管理是企业、事业单位对员工出勤进行考察管理的一种管理制度，一般包括请假规定，迟到、早退规定，旷工规定等。申帆国际对原有的考勤管理制度进行了更新改进，现需要为考勤管理制度插入分隔符、页眉、页脚和页码，并提取文档目录，以便传阅。

1.3.1 设置页眉页脚

进行文档编辑时，可在页面的顶部或底部区域，即在页眉或页脚插入文本、图形等内容，如公司Logo、文件名或日期等对象，在设置页眉页脚前，最好对文档的页面进行正确的划分，也就是分页。

1. 插入分隔符

分隔符包括分页符和分节符。为文档某些页或某些段落单独进行设置时，可能会自动插入分隔符。下面将在“考勤管理制度.docx”文档中插入分页符，其具体操作步骤如下。

STEP 1　插入分页符

❶打开“考勤管理制度.docx”文档，将光标定位到第2页的第一段文本的开始位置；❷单击“章节”选项卡中的“拆分章节”按钮下方的下拉按钮；❸在打开的列表中选择“下一页分节符”选项。

STEP 2　查看插入的页

此时，在文档中第一页的后面将新插入一个空白页。

STEP 3　输入文本

单击新插入的页面，并输入文字“目录”。

2. 插入页眉

为文档插入页眉和页脚可使文档的格式更整齐和统一。下面将在“考勤管理制度.docx”文档中添加页眉，其具体操作步骤如下。

STEP 1　进入页眉和页脚编辑状态

❶将光标定位到第3页文档中；❷单击“章节”选项卡中的“页眉和页脚”按钮。

STEP 2　添加页眉横线

❶打开“页眉和页脚”选项卡，单击其中的“页眉横线”按钮；❷在打开的列表中选择第7种样式。

STEP 3　插入图片

❶单击“页眉和页脚”选项卡中的“图片”按钮下方的下拉按钮；❷在打开的列表中选择“来自文件”选项。

STEP 4　选择要插入的图片

❶打开“插入图片”对话框，在“查找范围”下拉列表中选择图片保存位置；❷选择“公司Logo”图片；❸单击“打开”按钮。

STEP 5　调整图片大小

此时，在页眉左上角显示插入的图片并呈选中状态，在“图片工具”选项卡的“高度”数值框中输入“1厘米”后按【Enter】键。

STEP 6　设置图片对齐方式

单击“开始”选项卡中的“居中对齐”按钮，将图片显示在页眉的中间位置。

STEP 7　退出页眉编辑状态

单击“页眉和页脚”选项卡中的“关闭”按钮，退出页眉页脚的编辑状态。

3. 插入页码

页码用于显示文档的页数，通常在页面底端的页脚区域插入页码，且首页一般不显示页码。下面将在“考勤管理制度.docx”文档中的页脚区域插入页码，其具体操作步骤如下。

STEP 1　进入页脚编辑状态

在第3页页面的页脚位置双击鼠标，进入页脚编辑状态。

STEP 2　选择页码样式

❶单击页脚区域显示的“插入页码”按钮；❷在打开的列表中单击“样式”按钮右侧下拉按钮；❸在打开的列表中选择第2种页码样式。

STEP 3　选择页码位置和范围

❶在“位置”栏中选择“居中”选项；❷在“应用范围”栏中单击选中“本页及之后”单选项；❸单击“确定”按钮。

STEP 4　查看插入的页码

近回工作界面，在页脚区域的中间位置显示了插入的页码。

STEP 5　选择插入形状

选择“插入”选项卡的“基本形状”栏中的“同心圆”选项。

STEP 6　绘制同心圆

❶在插入页码所在的位置绘制一个同心圆；❷在“绘图工具”选项卡的“高度”和“宽度”数值框中分别输入“0.58厘米”和“0.95厘米”。

STEP 7　设置形状边框颜色

❶保持形状的选择状态，单击浮动工具栏中的“形状轮廓”按钮；❷在打开的列表中选择“黑色，文本1”选项。

STEP 8　设置形状填充颜色

❶单击浮动工具栏中的“形状填充”按钮；❷在打开的列表中选择“无填充颜色”选项。

STEP 9　退出页码编辑状态

成功设置好页码内容后，单击“页眉和页脚”选项卡中的“关闭”按钮。

1.3.2 制作目录

在制作公司制度手册等内容较多、篇幅较长的文档时，为了让员工快速了解文档内容，通常都会为文档制作目录。在WPS中，可以直接应用内置的样式来制作目录。下面将介绍其操作方法。

1. 插入目录

在为WPS文档创建目录时，可使用WPS自带的创建目录功能快速地完成创建，需要注意的是，文档中需要提取目录的文本应设置大纲级别。下面将在“考勤管理制度.docx”文档中应用内置目录，其具体操作步骤如下。

STEP 1　打开“段落”对话框

❶选择第3页中的第2段文本；❷单击“开始”选项卡中的“段落”按钮。

STEP 2　设置标题文本的大纲级别

❶打开“段落”对话框，单击“缩进和间距”选项卡；❷在“常规”栏的“大纲级别”下拉列表中选择“1级”选项；❸单击“确定”按钮。

STEP 3　设置其他标题的大纲级别

使用相同的操作方法，将文档中的第2条至第14条标题文本的大纲级别设置为“1级”。

STEP 4　选择目录样式

❶单击“章节”选项卡中的“目录页”按钮；❷在打开的列表中选择“优雅”选项。

STEP 5　剪切插入的目录

❶此时，在自动新建的页面中显示了插入的目录，拖动鼠标选择插入的目录；❷单击“开始”选项卡中的“剪切”按钮。

STEP 6　粘贴目录

❶将光标定位到“目录”文本的最右侧，按【Enter】键换行；❷单击“开始”选项卡中的“粘贴”按钮。

STEP 7　查看粘贴后的目录

此时，插入的目录将显示在指定的“目录”页中，然后按键盘上的【Delete】键，将空白页删除。

STEP 8　调整目录间距

❶选择插入的目录；❷单击“开始”选项卡中的“行距”按钮；❸在打开的列表中选择“2.0”选项。

2. 更新目录

设置完文档的目录后，当文档中的文本有修改时，目录的内容和页码都有可能发生变化，因此需要对目录重新进行调整。而在WPS文字软件中使用“更新目录”功能可快速地更正目录，使目录和文档内容保持一致。下面将在“考勤管理制度.docx”文档中更新目录，其具体操作步骤如下。

STEP 1　修改正文标题

将光标定位到“第三条　工作时间”文本的最右侧，并输入文字“规定”。

STEP 2　打开“更新目录”对话框

单击“引用”选项卡中的“更新目录”按钮。

STEP 3　选择更新范围

❶打开“更新目录”对话框，单击选中“更新整个目录”单选项；❷单击“确定”按钮。

STEP 4　调整行间距

此时，目录中对应的标题将被WPS自动更新，选择更新后的目录，直接按【Ctrl+2】组合键，将目录的行距调整为“2”。