万达：如何开展一场高效会议？

万达以高效执行为众多业内人士所知，除此之外，该企业的会议组织及召开也具有鲜明的独特性。会议召开期间，所有与会者都会聚精会神听取会议内容，以免造成关键信息疏漏，影响自身的事业发展。在长期发展过程中，万达逐渐形成了自己的会议组织原则，这些原则具有较强的实用性，为所有员工所遵守。

◆从不打印的工作报告

万达集团董事长王健林会在集团年会上做工作报告，他的报告非常具有吸引力，原因在于：首先，王健林会自己撰写工作报告，而不是交给他人代劳；其次，王健林的工作报告不会发给除他自己以外的任何人；再者，王健林的工作报告内容全面，不仅有对企业发展大局的把握、对公司业绩情况的真实反映，还有对细节方面的分析，并科学预测整体发展趋势。工作报告长达90分钟，包涵巨大的信息量。之后，万达会就其工作报告召开讨论会议，要求所有参与者就自己听取的报告内容进行有价值的发言，因此，与会者需集中精力听取报告内容，并用记录下关键信息。

◆精细的会务手册

万达的会议会务手册十分精细，该集团大中型会议的手册内容，包涵了会议组织及召开的各项流程，并十分注重细节方面的安排。手册内容包括：会议主题、与会人员名单、会议流程、各个议程的时间设定等，还有与会者的具体位置、服装规定、会议召开当天的天气情况等等详细信息，所有会议中应该注意的事项，基本上都能通过万达的会务手册体现出来。

参与万达年会的人都会在会前收到公司为自己定制的胸卡，胸卡上显示了公司在年会期间的具体安排，以及该与会人员需要出席的活动、地点、时间等等内容。比如万达2013年的胸卡，正面标注者与会者的姓名、照片、所属部门、岗位等个人信息。反面则详细列出了年会活动的完整流程安排，包括公司晚宴的时间、地点、就餐的具体位置，以及万达年会的时间、地点、位置安排等等，给每个与会人员提供详细的流程参照，便于他们根据信息提示参与各项活动。

◆万达开会没人敢迟到

不少公司在会议召开期间，很多人因为各种理由迟到，导致会议效率难以提高，严重者还会扰乱会议的正常进行。

万达则不同，该集团的会议文化对会议的准时性提出严格要求，若与会者出现迟到现象，则需忍受极大的心理压力。

在万达，所有人都遵守这样一条会议原则：无论是什么类型、多大规模的会议，下级人员需在上级领导到达会场前的5到10分钟赶到，万达人通过这种方式来体现他们对领导的尊重，以及对会议的重视。如果有人没有遵守这条约定，即便是在会议规定的时间准时入场，其他人也会觉得这是他的失礼行为，以异样眼光视之，使其产生心理压力。而为了避免这种情况的出现，与会人员必须遵守万达的会议规定，提前达到会场进行准备。

◆准时开会，准时散会

万达的会议召开会严格按照会议手册上的时间限定来进行，绝大多数情况下都不会延长会议时间。为了做到这一点，万达提出如下规定：在会议开始前做好时间安排，并告知所有与会人员；最好会议中各个议程的会议安排，限定与会人员的讨论时间；主持人需在会议期间进行时间把控，促使所有参与者提高讨论效率。

王健林在会议上发言时，会提前说明自己的发言时间，如果内容较多，也会将时间控制在超过预定时间5分钟的范围内，这也是万达的会议文化。

在万达，如果会议价值较高，会议期间需发言的与会者要先进行会前排练，确保自己的发言能够在规定时间内完成。也就是说，每一个与会人员都可以在规定时间内结束发言，不会出现拖延现象。如此一来，所有人的发言都可以按照时间规定来进行，整个会议也就能够在预定时间内召开完毕。这得益于万达管理者及员工对时间的重视，同时也与万达的制度规定有关。

◆开会发言只捞干货

公司开会的目的是提供问题解决方案，所以，万达拒绝与会议无关的发言，如果有人在会议期间讨论题外话，其发言就会被中断，保证会议召开围绕核心主题来进行。

与其他公司一样，万达的会议也采用PPT，但其区别在于，该公司的会议PPT简朴整洁，使用既定模板来制作。而且，还对PPT的数量做出了规定。通常情况下，会议PPT需控制在10张以内，最终呈现给领导层的在3张以内。不过，制作者会以超链接形式来补充这3张PPT的详细内容。

第三方广告公司出于增加自己方案被采用几率的目的，会在PPT制作上大费周章，列明方案制定的背景、过程等等详细内容，但交给万达之后，都会进行大幅精简，只将其中的核心内容提炼出来拿到会议上进行讨论。

举例来说，曾有企业的领导层到万达学习，在为其讲解万达的企业管理、企业文化、人力资源、财务管理等等各方面时，所有负责人以10张PPT附带自己的讲解来呈现，其效率之高可见一斑。从中可以看出，万达的所有会议都是围绕核心主题来进行的，能够切实保证会议效率。

◆开会不许找替身

万达会议的与会人员需作为部门代表前来参与，需根据会议要求做出决策，对自身所在部门有着清晰的认识，有能力保证会议决策的执行，而不是仅听取会议内容，在会议接受后向部分负责人传达会议信息。

根据领导的问题组织答案，答案需直接肯定。会议中常出现这样的情况：当领导询问下属某决策的落实结果时，对方会列举众多原因来解释决策未如期执行。事实上，领导关注的不是过程，而是其执行成果，应该将落实成果放在前面讲述，根据领导的意愿来进行之后的发言。

在万达，不允许其他人代为汇报。举例来说，副总裁面向总裁汇报，总经理面向副总裁汇报，总经理不能派遣其他人向副总裁汇报。万达的这项规定能够促使所有管理层对自己负责的事项有着清晰、全面的把握，从而促使其高效执行。

◆会后不落实等于会白开

会议结束后，还需保证会议决议的执行，万达通过会议纪要来显示会议的关键内容及会后需落实的决策，并建立了完善的会议监察体系。为了保证决策执行，会将工作任务分配给具体的人来负责，并进行时间限定。

在万达，所有部门的会议频率都不低于一周一次，并会定期召开月度会，每三个月还会召开季度会，中间还有一次半年总结会，而每年的年会也是各个部门都非常重视的。

万达独立推出的任务追踪体系，能够以具体的标准来评估决策执行情况，从而保证公司会议决议的落实，体现会议的价值。在会议结束之后，该体系能够明确显示相关负责人的具体认为分配、执行任务的时间限定，当前的落实情况等。负责人以此为参考，如实汇报自己已经做完的任务，明确接下来需要解决哪些问题，并推测自己完成任务所需的时间，与规定时间是否冲突等等，由专门人员负责信息的输入，项目负责人则根据系统的信息显示来核查自己的落实情况，在任务执行期间，系统还会根据预定进度发出提示信息，保证执行者能够在规定时间内完成自己的工作。

凭借高效的会议监察体系及任务追踪系统，万达保证了会议组织、召开及执行效率，而不是重复性地强调会后的工作落实。