会议管理改革的四项措施

随着企业规模的发展壮大，其业务的复杂性程度也会不断提高，这对企业管理者提出了更高的要求。某些事务的处理横跨不同领域，需要不同部门的员工相互协作，发挥各自的优势与特长。所以，企业要通过会议方式制定决策、下达任务。不少企业的管理层人员也将会议视为有效的管理手段。

在会议召开期间，与会的管理者需要在掌握具体情况的基础上提出自己的见解，与其他与会者进行沟通，彼此交换意见，制定合理的决策。为此，管理者需在会议中投入时间与精力。时间对企业的重要性不言而喻，企业高级管理层的时间更加宝贵。要做好不同管理者之间的时间协调工作并不容易，如果因为会议安排打断管理者原本的工作计划，则会给企业发展造成损失。

换个角度来说，企业对某项业务的时间投入，也能体现出企业是否关注此项业务的发展，如果企业对其给予足够的重视，自然也会为其提供资源支持。如果企业重视某项业务，就会拿出时间进行管理。为降低业务的风险性，企业需要安排好时间及资源分配，并通过会议方式进行管理。

当前，已经有很多企业高层在业务管理，特别是会议管理方面出现了问题。相比之下，企业在单个会议的组织及召开方面不存在大的问题，但很多企业忽视了会议体系的管理，也没有处理好会议之间的关系。而要充分发挥单个会议的价值，就要对会议体系实施改革。为了使企业的会议管理更加清晰明朗，企业应该采取如下改革措施：

◆会议时间与运营节拍保持一致

企业通过会议召开实施管理，其管理则需符合整体的业务发展需求。所以，企业管理层的决策会议，应该与业务开展进度相吻合，在业务决策密集的时期，应该保证会议组织的有效性。管理者需要明确自身的业务特点，对自身运营规律进行年度总结，通过分析，找出决策密集的时间段，为会议安排及管理人员的时间协调争取更多的时间，保证会议的高效组织与召开。

◆会议要有很强的计划性

临时会议的组织与召开经常伴随着意料之外的情况，会给企业带来巨大损失，也会打断与会人员原本的工作计划。如果企业频频召开临时会议，则会给企业管理带来许多不可控因素，干扰业务的正常运营秩序。虽然企业在运营过程中需要面临并处理突发事项，但对于那些能够减少的意外情况，应该做好预期工作。管理者应该提前做好计划，事先安排必需的会议日程。如此一来，与会者才能提前做好时间调度，并做好会议相关的资料准备与信息搜集工作。

◆企业高层的时间分配要符合发展需要

企业的整体运营与发展涉及不同业务领域，企业管理层人员需要合理分配时间，避免因主观因素影响整体的发展。有些企业部门与总部共享办公区域，能够在短时间内了解企业的发展情况，就部门相关问题与企业高层展开交流，在得到管理者指示后迅速执行决策，并就执行结果及相关问题与高层进行探讨，这样容易导致企业高层的资源在其他部门投入不足，影响了其他部门的工作开展，给企业发展带来负面影响。

为了推动企业发展的协调性，应该针对不同业务领域，设定相应的会议频率，通过这种方式保证重点战略的实施，并避免对其他业务领域的忽视。

会议管理涉及诸多方面，进行会议室安排、及时发放会议通知都只是浅层次的会议管理，而其实际操作远没有人们想象中那么简单。国内领先的管理咨询服务机构AMT认为，会议管理是以企业高层的管理为切入点，最终实现企业管理。随着企业规模的发展壮大，会议体系需保持其运营的稳定性与持续性，会议管理者应该前安排会议时间、明确会议类型，确定与会人员，并掌握会议召开所需的资料及文件，列出会议中需要做出的决议等等。只有提高会议管理的计划性，才能为总体企业管理提供有效保障，减少对业务运营的干扰，使企业的整体运营能够按照计划正常进行。

◆建立开放、协作的企业文化

企业文化代表着一个企业的价值理念，是企业的精神内涵，企业的日常运营会反映出其整体价值取向，会议组织也不例外。有些企业为了促成不同部门的合作，需要就各类问题召开会议，这种现象既反映出企业部门间沟通成本难以降低的问题，也反映出企业文化需要进一步完善。优秀的企业文化能够促使企业内外部之间的协同，从而帮助企业实现管理成本的有效控制。如果企业文化不具备开放性，难以促成各部门间的合作，就会导致不同部门间彼此独立，在需要部门合作解决问题时，各部门无法齐心协力，在这种情况下，企业内部的协调会也很难解除部门之间的隔阂。

立足于本质层面来分析，具备开放性、协作性的企业文化具有如下三点优势：第一，能够使所有管理层人员改变以往的封闭式思想，加强不同部门间的联系，为实现企业共同目标联合起来，使各部门间沟通顺畅，实现资源整合；第二，弱化企业组织在传统模式下的等级制，方便企业内部的沟通交流，精简机构设置，减少官僚主义出现的风险；第三，能够形成开放的办公氛围。可以去除办公室里的间隔，在必要时建立矩阵型团队组织，从而提高企业整体运营的效率，缩减沟通成本，提高会议效率。