基层会议管理的操作方法

◆基层组织处理会议议题的方法

（1）讨论任务的实施方案

在会议组织者已有方案，团队成员能力有限的情况下，会议组织者可以直接拿出方案，向与会者讲解，听取与会者的意见，对方案进行完善。也就是说，在这种情况下，会议要以传达为主，听取大家的意见为辅。

在任务比较复杂，团队成员能力较强的情况下，会议组织者就要先听取与会者的意见，再确定方案。至于意见取舍问题，要在开会之前就完成，要让意见与观点的收放实现平衡。也就是说，在这种情况下，会议要重点听取与会者的意见，共同形成解决方案。

（2）总结问题，提出改进意见

一般来说，工作都要交由基层员工完成，所以，工作流程的制定与修改要加入基层员工的意见与建议。在会议讨论的过程中，在问题出现之后，主持人要寻根究底发现问题的根源，以便工作能顺利开展，制度能有序形成。对于基层员工来说，在此类会议上，他们能学到很多知识；对于管理者来说，通过这种会议能与基层员工亲密接触，建立情感联系。

（3）工作总结与汇报，发现亮点与问题，推广经验

在基层会议上，主持人要鼓励业务精英多分享经验、知识与观念，对团队产生有益指导，让更多基层员工发展成为精英与骨干。

（4）传达上级指示与决定

对于上级领导已做出决定的事项，主持人不仅要对事项进行传达，还要解决与会者提出的问题，让团队成员服从上级指挥，将工作落实好。

（5）收集各种意见、建议

在提出一个议题之后，主持人要组织与会人员交流讨论，收集与会人员提出来的意见与建议，及时了解基层员工的想法，以催生出更有效的解决方案。

（6）释放情绪

工作一段时间之后，团队成员会产生一些不和谐的情绪。会议召开就为这些情绪的发泄提供了一个有效途径，情绪发泄出来之后，员工之间的关系才能更加和谐。但是在情绪发泄的过程中，主持人要做好引导工作，以免发言者情绪失控，演变成人工攻击。

◆会议控场

为了保证会议能达到预期效果，必须做好会议引导与控制工作。一旦会议失控，不仅问题得不到解决，还会诱发很多其他的问题与矛盾。

（1）主题：无主题无会议，这是会议召开的一项基本原则。在会议召开的过程中经常出现以下问题：与会人员围绕一个非议题问题争吵辩论，或者与会人员在会议召开的过程中接入一些其他话题，会议讨论演变为聊天闲谈。面对这些情况，主持人要牢记会议主题，及时引导，防止会议主题偏离预订方向，影响会议效果。

（2）准备：一个高效的会议，在开会之前组织者与与会人员要做好准备工作，比如组织者要通知与会人员按时参加会议、做好会前提醒、明确会议议题、准备要会议资料与文件、发言者要准备好自己的观点等等。如果会前相关人员没有做好准备，一问三不知，会议就难以达到预期效果，自然也不能有效地解决问题。

（3）选择与会者：会议水平与最终达到的效果取决于会议参与者及其参与会议的程度。所以，会议组织者要做好与会者的选择工作，明确必须参与者与选择性参与者及各参与者所扮演的角色及承担的任务。选择正确的会议参与者，将其才能发挥出来，才能让会议达到预想的效果。

（4）发言控制：每场会议召开的时间都是有限的，所以，主持人要控制每一位发言者的发言时间，让其尽量用最短的时间将观点清楚地阐述出来。其次，主持人要控制发言者的发言内容，防止内容脱离会议议题；最后，主持人还要控制发言者的情绪与语气，以营造良好的会议氛围，让与会者可以畅所欲言，讲出自己真实的想法，以达到会议目的。

（5）及时总结：主持人要及时对会议发言及成果进行总结，以免有价值的内容被忽视。

（6）态度鲜明：除头脑风暴类的会议之外，会议主持人的态度要明确，以防与会者争吵不休，防止会议主题偏离正确的方向。

（7）化解不必要的争论：一场高效的会议需要争论，但是如果争论过多就会使会议讨论受到不良影响。所以，会议主持人要及时终止不必要的争论，对有意义的争论进行引导，防止其演变为争吵，从而将争论的价值发挥出来。

◆记录、纪要、跟进

（1）记录：重要的会议需要安排专人负责记录，防止重要的观点与结论遗失，为将记录整理成纪要和最终的会议成果提供方便。

（2）纪要：会议形成的成果要以纪要的形式发送给相关人员，只有这样，成果才能落实、执行。

（3）结论：如果会议需要结论，就必须在会议结束之前形成结论，并将结论及时公布出来。

（4）落实与跟进：会议形成的方案必须落实到实践中才能收获成果，方案落实需要有序跟进。

◆初级管理者克服对会议的恐惧

如果会议主持人是初级管理者，当他们面对年长且资历深厚的与会者时会紧张、忐忑，这是人之常情。但是初级管理者要想主持好会议，就必须克服这种恐惧心理。初级管理者恐惧会议的原因在于对与会成员不了解，不能很好地掌控他们；不能对议题进行有效把握；对发言者的观点理解不深入，不知道如何取舍。基于此，初级管理者要克服对会议的恐惧，可以从以下几点着手。

（1）原则——知之为知之，不知为不知

作为初级管理者，对很多事情不了解、不知道是人之常情。在会议召开的过程中，如果遇到不懂的问题，初级管理者不需要不懂装懂，完全可以大方地承认自己的不足，虚心向与会者请教。多问、多思、慎重地下结论，会消除紧张与恐惧。

（2）态度——真诚尊重，实事求是

与会者能否不遗余力地提出问题的解决方案取决于会议主持人的态度。初级管理者作为会议主持人要真诚地向与会者求教，对与会者给予最大的尊重，让与会者心甘情愿地献计献策，提升会议效率与效果。

（3）逻辑——请教与提问

初级管理者组织召开会议的目的是向与会者请教，为了达到目的，初级管理者不仅要保持真诚尊重的态度，还要在会前准备一些问题、对策与建议，形成解决方案，防止会议目标落空。

（4）争议——表述观点，不要相互攻击

讨论与争议是共生的，争论不可怕，只要初级管理者做好引导与控制工作，将争议的作用发挥出来，防止其演化成相互攻击即可。