第3章 开展高效会议的实战技巧

高效会议的主要原则

我们在日常生活及工作过程中会参加各种类型的会议，比如：小型的家庭会议，公司的例会、研讨会等，但参加的这些会议中，能够称得上是高效的会议却相当有限。那么，如何才能确保会议有一个较高的效率呢？

企业的会议制度、会前准备、会议时间管理、会议文件归档、会议决策执行等体现了其会议管理能力。对会议出现的问题有清晰的认识后，我们便可以通过有效的应对策略对其进行优化调整，从而提升会议的质量与效率。在会议管理过程中，要在尽量避免上述问题的同时，遵守以下原则：

（1）主题要集中。会议应该设置一个核心主题，从而让与会人员集中精力，更加快速高效地解决问题。对于那些综合性的大型会议，核心主题的数量最好控制在三个以内，因为主题越多，会导致参与人员越多，更难达成一致的结论，从而影响会议效率。

此外，与会人员要有一定的决策权，当管理者不能参加时，对于其委派的人员也应该赋予一定的决策权，否则很容易因为没有决策权而导致无法达成一致结论。

（2）流程要合理。会议流程是否合理直接决定了会议的效率及质量。优秀的会议流程应该具备以下几个方面的特征：

★尽量让会议核心主题的负责部门或单位主持会议，而不是一味地让企业高层领导者主持；

★领导应该最后再讲话，先让各个与会人员充分发表自己的意见与建议，否则很容易因为领导定下了基调而导致与会人员不敢发表自己的观点；

★要求发言人发言时尽量用实时及数据说话，少谈一些假大空的口号、概念，出现跑题时，会议主持方要及时纠正；

★一些不重要的主题的讨论应该精简，而那些重要的议题则应该充分讨论，多听取那些一线员工观点，不能简单地根据几份资料就做出决策；

★对于那些重要的核心议题，鼓励与会人员从不同的角度提出观点，防止出现重大决策失误；

★能在此次会议上达成决策的，决不能拖到下一个会议。

（3）时间要紧凑。对会议时长及每一个环节的时长有明确的规划，普通的会议控制在1个小时即可，大型会议可以分阶段进行，主持人应该把握好每一阶段的会议节奏。对于较长的会议，要安排合理的休息时间，持续时长过长，也容易导致与会人员精神状态不佳、注意力分散等。

（4）决议要及时。要进行系统而完善的会议记录，确保对会议主题、会议参与人员、发言情况、投票数据、会议决议等进行详细记录，并用规范化及标准化的书面文件进行落实，以方便后续查询。

会议结束后，要及时对会议决议进行公示。需要注意的是，会议决议公示文件不能像会议记录文件一样流水账式的进行说明，而应该更为系统、更有条理。决定发布会议决议时，要安排几位有关人员进行检查，确认后交给决策负责人签字下发。

（5）手段要先进。PPT在现代企业的会议中应用已经十分普遍，对于PPT应该要求重点突出、观点鲜明、有足够的图表与数据。此外，电话会议及视频会议能够有效降低会议成本，并提升沟通效率。发放与会议相关的文件、资料时，也可以使用Email、QQ、微信等工具。

（6）执行要检查。会议决策的执行情况要进行追踪，特别是那些执行的关键环节，要在企业内树立对会议执行情况进行及时、主动上报的组织文化。

（7）结果要奖惩。采用一定的奖惩机制引导员工执行会议决策是十分有必要的，人都有一种趋利避害的本能，执行某些决策时，可能会伤害到某一部门或者员工的短期利益，此时如果没有奖惩机制督促员工执行，他可能会为了不得罪人而不去执行。

对于那些积极执行的员工要给予一定的奖励，比如提供奖金或者颁发奖项等；对于那些不执行决策，甚至多次劝阻后仍不执行的员工要给予必要的惩罚甚至是淘汰。