精简会议，提高效率

企业要想实现高效管理，就要进行会议精简。为了提高整体的工作效率，管理者应该提高会议组织及召开的规范化程度，避免浪费参会者的时间与精力。企业想要通过会议召开进行决策制定、讨论解决方案，进行工作安排，为了提高会议效率，保证会议质量，必须建立明确的会议制度，使会议组织者、主持人、参会人员能够相互配合，在有限的时间内达到会议目的。

◆高效会议拟采取的措施

在了解高效会议特征的基础上，对企业面临的具体问题进行分析，通过采取如下措施提高会议效率：

（1）落实会议管理制度。通过切实执行会议管理制度，提高会议组织与召开的规范化水平，确保整个会议有序进行，提高会议质量，在会议期间进行决策制定，达成会议目的，通过会议召开为企业今后的战略实施奠定基础。具体而言，要用会议管理制度对会议类型、会议流程、会议安排及参会者需遵守的原则等进行规范，有关会议文件、会议决议、会议事项等的落实工作，应该做好具体分工。在会议召开之前，要对会议价值进行评估。明确各个部门的责任，避免人力资源的浪费。

某家大型生产制造企业拥有近1500名员工，每周二召开周例会，会议参与人员主要是各部门领导以及生产部的骨干人员，参与人数在20人左右，而生产部与会人员达到12人，会议中生产部和其他部门争吵已经成为常态，导致各部门参与积极性较低，每次都有人请假，而因为生产部和其他部门难以达成一致意见，会议纲要等文件需要经过多次修改，会议效率低下，决策执行效果不佳。

分析：公司是否存在完善的会议管理制度与流程，虽然周会议每周都要召开，但结果并不理想，我们有理由质疑其必要性，公司高层领导应该结合公司管理运营实际状况对是否要召开周例会进行分析，如果必须要召开，也应该建立完善的会议管理制度与流程，对周例会进行规范管理。

周例会的内容主要就是进行阶段性工作报告以及下一阶段工作任务分配，建议召开会议前，让各部门提交工作总结及计划，由公司某位高层领导担任会议主持人把控会议流程，维护会议秩序，并让秘书或文字能力较强的人负责写会议纲要，会议结束前让各部门与会人员确认并签字。

上述案例是国内企业会议管理中很容易遇到的问题，建立系统完善的会议管理体系与流程是确保会议高效开展的重要基础，但仅有这些是不够的，还要在会议前做充分的准备工作，多和与会人员沟通交流，化解部门间的矛盾冲突，让各部门认识到会议顺利召开创造的价值。同时，对于违反会议规章制度的与会人员要进行公开惩罚，长此以往，会议秩序、效益及体验将得到有效改善。

（2）通过充足的准备提高会议效率。会议组织者要提前做好各项准备工作，在正确理解领导意图的基础上，将其指导思想融入到会议当中；在会议召开之前，明确会议的时间、地点，对会议参与人员的情况进行针对性的了解与把握；提前做好会议有关事项的安排，制定完善的方案；注重会议组织，协调好各方关系，如果有必要，要妥善安排参会者的住宿、交通、就餐，还好做好会议期间的安保工作，避免重要信息的遗失与泄露，确保会议能够如期、正常开展，减少意外情况的发生，并做好紧急预案。

◆严格按照会议目标进行

部分会议效率较低的原因在于，会议没有围绕既定主题进行，为了解决这个问题，会议主持人与参会人员必须相互配合，为达到会议目标而共同努力。

（1）按时召开会议，安排好会议期间各个议题所占用的时间，由主持人进行时间控制，将所有人的发言限制在一定时间范围内，从整体角度出发控制会议进度，提高会议时间的利用率，准时结束会议。若在有限时间内无法讨论出最终的结果，就要暂时搁置相关议题，放到下一次会议中。如果企业有特殊需要，必须要在会议中得出结论，就要提前向参会人员说明，在会议期间营造良好的氛围，促使参会者积极发言，提高会议效率，节约时间。

（2）明确会议的核心主题。召开会议是为了达到一定的目标，这是在会议期间不能忽视的一点。会议召开的主要目的包括：制定决策、促进沟通、实施管理。无论是要达到何种目的，都要注重实际行动。可以在会议中对具体行动加以阐明，也可以对行动效果进行评估。如果只是空谈理论而没有行动，会议是没有意义的。

（3）采用民主化方式。为参会者自由发言提供平台，在会议讨论环节，要调动所有人参与的积极性，在思维碰撞过程中激发灵感。另外，在有人发言时，要避免他人无端干扰，同时要保证其发言切合主题，在必要时进行打断。如果各方持有不同意见，需要处理好情绪问题，避免整体气氛过于紧张。此外，要对会议观点进行总结。

（4）注重总结。会议召开期间，在恰当时机由会议主持人进行总结，对上一个环节人们发表的观点、讨论的内容进行概括，并形成统一观点，若总结不到位，则需及时完善。

（5）维护会场秩序。提早通知会议时间，避免有人迟到，如果参会者无法出席会议，需向会议组织者、主持人请假。会议室内需保持安静，提醒参会者将手机设置静音。

◆做好会议后续工作

会议之后的决策落实及执行情况也能够对整体会议效率产生影响。为了提高会议效率，会议组织者必须重视会议后续工作。

（1）评估会议效果。评估标准包括：会议目标的完成进度、参会人员的反馈情况等，要对会议中的优秀经验进行总结，发现问题，不断改进。

（2）会议资料回收。会议资料包括会议的核心内容、会议议程等，在会议结束之后需要进行回收。

（3）及时下发会议纪要。在会议期间对重要内容进行记录，会议召开完毕，要制定会议纪要，列明各项任务的执行者与具体落实时间，还要对其执行效果进行监测，真正体现会议的价值。要知道，会议召开并不是目的，而是为了通过会议为公司今后的工作落实提供有效参考，进而推动企业的进步。

（4）落实与监督。会议最终的落实情况能够体现会议价值。会议组织者应该对会议决议的执行情况及具体工作的进度进行监督，将结果呈报给管理者，使他们及时了解当前公司的发展状态。