第1章 会议管理：企业沟通协作的桥梁

为什么要进行会议沟通？

无论是个体还是组织，在成长与发展过程中都离不开沟通。对个人而言，沟通是与他人建立互动关系的有效手段，对组织而言，沟通是实施管理的必要方式。经过沟通，各个参与主体能够实现信息的传递，理解对方的想法。

在企业中，管理者与下属之间的高效沟通，能够使员工认识到自己的价值所在，对自己的岗位充满信心，提高员工工作的积极性，促使其掌握更多专业技能，追求更高层次的生活目标。沟通能够促进各个部门之间的交流，加强不同部门之间的配合与协作，使员工为了共同的发展目标凝聚在一起。所以，企业管理应该围绕管理沟通来展开。

管理沟通能够起到连接企业整体的作用。而要实施管理，就要发挥沟通的价值。沟通能够让企业把握顾客需求，通过发挥优势资源的力量，为顾客提供优质的产品与服务，进而推动企业的发展。换个角度来说，如果沟通方面存在问题，则容易给企业管理带来更多压力。

顺畅的沟通能够使人们进行友好交往，降低工作难度，达到预定绩效指标。如果沟通存在问题，就容易影响企业的整体运转，无法输出优质的产品与服务，难以获得用户支持。数据统计显示，企业管理者在沟通方面投入的时间占到总体的七成。

通常情况下，企业内部会通过召开会议、组织谈判、聆听报告、谈话交流等方式进行沟通，对外则会约见合作伙伴、拜访客户。另有数据表明，因沟通不畅导致的问题在企业中占到七成，具体表现包括企业决策难以落实、工作效率难以提高、管理不善等等，本质上来说，这些问题在一定程度上都是因为沟通不畅导致的。所以，企业不能忽视管理沟通，还要在发展过程中不断提高这方面的能力。

管理学大师H.A.Simon（哈伯特•西蒙）认为，如果将沟通看作一种程序，组织成员就能通过这种程序，让其他相关成员了解自己的想法，实现信息的有效传达。高效的沟通则能够将主体的意愿准确无误地传达给信息接收方，避免在信息传达过程中出现内容疏漏。

员工能够运用开放性的沟通渠道，在高效沟通的基础上，掌握全方位的信息，并与其他人进行探讨，各抒己见，就相关问题提出解决方案。在这种情况下，企业就能提高运营效率，还能在管理实施过程中发挥员工的主观能动性。

高效的沟通，能够使企业培养并打造出优秀的员工队伍，不同部门的员工能够相互配合，共同完成任务，员工能够团结到一起。另外，企业需要通过沟通掌握发展所需的信息资源，并促进员工之间的交流，营造良好的内部氛围。因此，沟通对企业而言具有不可替代的价值。下面，对会议沟通进行简单分析。

企业需要投入足够的成本来实施“会议沟通”，这种沟通形式对时间要求较高，企业在遇到发展难题或价值量高的问题时，会采用会议沟通方法。常见的情景如下：

（1）企业要进行思想传达或开展一致行动。代表性的例子有：商讨项目计划或者项目建设规划；

（2）要得到相关负责人的同意，聆听不同意见。代表性的例子有：对项目考核制度进行探讨，在经过负责人同意后进行发布；

（3）传达价值量的信息。代表性的例子有：项目阶段性总结；

（4）辟谣，以免负面信息影响团队运作及企业的整体发展；

（5）针对难度大的问题制定解决方案。代表性的例子有：企业的技术攻坚问题，或者对已有方案的可行性进行探讨。

调查结果显示，在很多企业管理者的工作时间里，开会占用的时间达三成，出差占用的时间也达到三成。接踵而来的会议安排需要管理者投入一定的时间与精力，过多的会议则容易让参与者感到疲惫，给他们带来压力。

通过分析能够发现，尽管企业管理者都明白会议需要公司给予相应的资源支持，但他们也清楚地知道，对企业而言，会议是一种有效的沟通方式，通过召开会议，组织成员之间能够进行直接的互动交流，实现信息的准确传达，以会议形式增进各个部门之间的联系，降低不同部门间员工合作的难度。

因此，对企业及员工个人来说，要实现自身的发展，都要有意识地培养沟通技能，在解决问题的过程中逐步实现经验积累，并应用于企业发展及个人成长中。