会议沟通的四种主要类型

企业会议可划分成不同类型。不同类型的会议，在前期准备上是存在区别的，但无论是什么类型的会议，要想提高组织效率，体现会议价值，无疑都要做好准备工作。在这里，对如下四种会议类型进行分析：

◆正式的大型会议

在企业正式的大型会议中，具有代表性的有：董事会重大会议、股东大会、企业高层会议、公司年度等。一般情况下，这类会议都十分注重会前的准备工作，这样才能在企业重要人物面前呈现自己的最佳状态。但事实情况是，就算是正式的大型会议，其前期准备也会存在不足之处。并非所有大型会议都如人们想象中那样，是经过周全的准备才召开的。

◆日常会议

在企业的日常会议中，具有代表性的有：每隔一段时间召开的董事会、经理层会议、事业部会议等等。如果公司本身精于管理，日常会议则会在准备良好的前提下召开，不过，很多企业仍需在原有基础上进一步提高日常会议的效率。举例来说，日常会议包含过多议程的情况时有发生。很多情况下，与会者会在日常会议中探索企业现阶段的运营情况，还会就今后的发展方向提出各自的见解。

但企业应该避免将不同的问题混为一谈，而是要根据自身发展需求进行有效衡量。另外，要针对问题的类型及其重要性，为其分配适当的讨论时间。为了避免企业陷入传统思维的困局，管理层应该重视创新，在时间分配上，可以预先规定，将创新作为管理层会议的核心议题，定期围绕该议题展开讨论，制定会议决策。

◆工作小组、跨部门团队等会议

与其他会议相比，工作小组、跨部门团队会议的价值更大一些，但前期准备显得有些不足。通常，项目经理或小组领导会担任会议主持，负责进行会议准备。但是，由于缺乏专业的会议管理经验，也未经历系统化培训，他们负责组织的会议并不具备高效特征。

◆临时性的小型会议及讨论

对一个企业而言，组织临时性小型会议或讨论的频率要高于其他会议类型，但这类会议通常缺乏足够的准备。会议期间，与会者依靠现场发挥展开讨论，但正是因为如此，会议效率才难以提高。作为企业管理者，不能放任其他人在问题出现时匆忙与自己展开讨论，也不能在未做准备的情况下进行决策。

诚然，企业管理者让员工随意出入自己的办公室能够在公司内部营造开放式氛围，也能拉近管理者与员工之间的距离，但是，过度放纵只能导致会议准备不足，影响整体效率。有些小型会议及讨论无需通过书面文件传递信息，但管理者需要通过询问员工来了解一些必要信息。例如，管理者可以在与员工沟通过程中了解对方是否有交流需求，具体内容如何，通过交流想要达到的效果，预期的价值，如果要组织会议，会议召开的大体时间，自己需要准备的资料等等。如此一来，管理者便能够对员工的谈话目的、需求等进行把握，并针对其问题，给出有效的应对方案，避免浪费时间。

在询问结束之后，管理者需要提醒员工进行会议的前期准备，与此同时，要让员工做好会议成果的预期，从而保证会议的高效进行。

很多企业中都存在这样的现象：管理者认为自己在员工身上投入了很长时间，但员工却认为自己的上司无暇顾及他们。事实上，这个问题没有明显的对错之分，因为企业管理者的时间是有限的，他们需要处理各种各样的事情。付出的时间多少与问题是否解决之间没有直接的联系，只要提高时间利用率，就能在不同事务之间做好协调。对企业会议来说，前期准备是必不可少的。

企业管理者需要清楚地意识到，作为管理者，他们通常不会拿出太多的时间与下属开会，一般来说，管理者只会与下属就某个问题进行商讨，所用时间大概在10分到30分钟左右，商讨结束，则会立即投入自己的工作。

但是，如果会议并非以问题解决为中心，而是就人员相关问题展开讨论，则会议时间不得低于一小时，实际上，这种会议通常会持续两个小时的时间，也可能超过两个小时。管理者需要认真对待此类会议，不能吝惜自己的时间，而应该在会议中发表自己的见解，与其他参会者展开高效的交流与互动。

某些情况下，当管理者意识到自己的下属想和自己讨论问题时，会主动询问对方谈话的具体内容，对方没有直接表达自己的想法，却委婉地表示，自己想和管理者进行面对面的沟通。在这种情况下，管理者应该明白对方的请求，并根据自己的时间安排，在方便的时候与下属进行直接的沟通，而不是在会议期间掺杂与这个人的讨论，以免对方因外界因素的影响，无法表达自己的真实想法。

有时候，企业在运营过程中也会突发危机事件，管理者需要与相关负责人立即进行沟通，改变自己原有的工作安排。不过，危机情况毕竟发生的概率毕竟较低。

从根本上来说，无论是在企业中，还是在自己的生活中，都要认真对待并处理好与他人之间的关系。为此，人们都要付出必要的时间与精力，不能操之过急。