会议沟通基本要素与内容

会议在企业发展过程中，具有增进交流、化解冲突、制定决策等重要功能。但目前很多企业举办的会议重形式而不注重内容，会议流程十分繁琐，甚至有的企业频繁开会，让员工陷入了会海，导致企业运营成本明显提升。

开会本身的目的是为了通过协商处理问题，而不是让管理层展示自己的权威。员工对企业无效会议积怨颇深，会议占用了他们大量的工作时间，导致本能按期完成的项目被迫延期，而且造成的后果只能由自己承担。如果每次开会前，能对会议成本进行评估，并由发起单位买单，开会的频率会明显降低，效率会大幅度增加。

◆会议沟通的基本要素

通过举办会议，可以为各部门人员构建一个良好的沟通平台，不但可以增进组织成员的情感，提升内部凝聚力，而且能够让高层管理者及时了解企业的经营数据，为其制定更为科学合理的决策提供有效支撑。不过会议最为关键的目的还是在于解决问题，而问题的解决需要与会人员积极发言，而不是组织方的一言堂。中国人在表达自己观点时相对委婉，而不是像西方人一样开门见山，某些时候，嘴上说的未必就是心理的真实想法。

通常而言，要实现高效的会议沟通，首先应确定以下五大要素：

（1）议题要和参与开会的人有关

会议一般都有确定的议题，参与开会的人应与议题内容有所关联：关系到自己的切身利益、对议题比较了解或讨论的内容在自己的职权范围之内，如此参会人员才会具有参与感和责任感，能够积极参与到会议过程中。

（2）选定适当的出席人员

召开会议是为了做出某种决策、解决某个问题，因此参与会议的人应对议题内容具有决定权，且在职务上也有权利与义务去执行会议做出的决定，如此才能真正发挥会议的价值，推动会议内容切实落地。

（3）具备专业的会议主持人

主持人是会议的关键角色，负责引导与会者积极发言、控制会场秩序、掌控会议进度、管理会议时间、保证讨论内容不偏离主题、归纳发言人要点、进行最后总结等诸多内容，因此一个专业的会员主持人是保证会议顺利进行、提高沟通效率的必要条件。

（4）会前要有充分的准备

会前充分准备也是提高会议效率的关键一环，比如会议主持人要在会议召开前制定自我检查表，内容主要包括：会议准备时的检查点，即会议的各项准备工作是否有效完成；导入议题时的检查点，即是否恰当地将参与者引入议题；进行讨论时的检查点，即会议讨论时是否出现跑题、超时、争吵、指责等情况；导出结论时的检查点，即如何引导参会者共同导入结论，达成会议共识。

（5）参与开会人的态度

与会者对待会议的态度直接决定了会议能否高效、深入进行，这种态度主要体现在以下几个方面：

★是否准时到达会场参加开会；

★对要讨论的议题是否提前了解并做了充分准备；

★会议过程中是否尊重他人的发言权；

★是否耐心、虚心地倾听别人的不同意见；

★是否希望会议能得出好的结论、达成预期成果。

◆会议沟通的主要内容

随着消费需求的不断升级以及市场竞争愈发激烈残酷，企业需要举行的会议数量也明显增加，会议管理成为企业运营中的一项十分重要的工作。参加的会议越多，我们就会越了解高效会议的重要性。会议内容无疑是影响会议效率的一大重要因素，具体来看，会议内容主要包括以下几点：

（1）重点

以开会的方式对近期企业各部门的工作重点进行有效规划、总结，无疑是最为简单有效方式之一。

（2）难点

企业发展过程中会出现各种各样的问题，有些问题可能组织成员可以直接解决，但部分问题尤其是涉及到跨部门协作的问题，仅靠某个员工或部门的力量并不能有效解决，组织相关部门的员工参加会议，共同协商解决这些难点，就显得十分必要。

跨界融合成为常态的背景下，即便是部门内部会议可能也需要其他部门人员共同参与，部门经理刘超所在的计量部就经常出现这种情况。

2018年5月的某个周二，刘超想要召开一项企业技术标准研究会议，由于公司事务繁忙，刘超没有足够的时间来协调组织会议，此时，刘超想到了得力助手小王，于是将小王叫到办公室后，向其提出了这样的要求：“我计划本周五召开企业技术标准研究会议，你通知研发、生产、供应部门相关人员参与会议，各部门都要有负责人到场，尤其是和技术标准相关的人必须要参加，咱们部门的王明、李辉、董飞都必须参加，你协调一下，周三下班前将名单提交给我。”

周三上午，小王找到刘超，研发部、生产部近期工作繁忙，难以协调时间，刘超告诉小王可以找两部门的部门经理协调。结果开会那天仅有本部门的王明、董飞按时到场，刘超非常生气，小王急忙打电话找人，10分钟后，生产部来了一个车间组长，几分钟后刘辉到场，并小声向小王抱怨：“开会时间不是明天下午吗？”

在这个案例中，刘超负有主要责任，其对会议组织关键要点把握不清晰，导致会议在组织环节出现较大问题。会议在企业中的功能主要包括以下几点：

（1）传递公司经营理念与文化。

（2）传达上级决策。

（3）针对某个问题共同制定解决方案。

（4）分享灵感与创意，推动企业创新。

（5）反思总结，优化改善。

（6）发布关键信息，达成告知功能。

会议作为一种企业内部沟通协调的重要工具，通过科学合理的会议管理，使各类会议能够顺利召开，可以为企业的经营管理提供有力支持，无论是企业管理者，还是基层员工都应该充分认识到会议对企业发展的重要价值，积极配合会议流程，维护会议秩序，确保会议的高效组织开展。

（3）疑点

因为能力和掌握的资源等方面的差异，人们对待同一件事情的看法会有所不同，比如对于日常的工作，有些人更加积极主动，在上班之余，还会通过参加相关培训课程来提高自己；有些人则较为被动，每天仅是按部就班地完成自己的本职工作。不过无论哪种员工，在工作过程中总会存在一些困惑，需要通过开会共同商议解决方案。

（4）创新点

员工每天要完成的工作，大多是重复性的、无趣的。但在解决问题时，因为出发点不同，不同的人可能会给出不同的解决方案，通过组织会议鼓励大家积极创新，提出新思路、新观点，无疑能够有效增强组织的活力与创造力。

（5）热点

人们每天如果只局限在自己岗位的具体工作中，很容易思想僵化，一味的根据自己的经验处理问题。所以，在管理过程中，企业管理者要引导员工不断学习，督促他们努力提升专业技能与综合素质，通过组织会议让组织成员共同分享，并讨论当下的行业热点。

（6）焦点

专注于某一焦点，可以提升企业的专业性与市场竞争力，企业管理者可以组织专题讲座或者邀请业内专家就某一个热点的解决方案进行研讨，并让员工共同交流学习，长此以往，企业的综合实力会得到明显提升。