五、批复的注意事项

（一）批复必须做到针对性的一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就必须回答什么问题。

（二）从目前批复的定义以及使用情况来看，批复是“答复下级机关请示事项”时使用的文种。依法行政讲究的是职权法定，每个行政机关都有自己的法定职责，需要经过“请示”而为的事项越来越少，上级行政机关面对请示，首先应该慎重，对于下级机关“依法独立行使职权”并独立承担责任的事项，虽然有请示也不应该批复，这样做有以下好处：一是便于明晰职权，分清责任，推进依法行政的需要；二是避免文牍主义，提高行政效率的需要；三是便于管理相对人寻求帮助的需要。

（三）批复一方面是上级机关指示性、政策性较强的公文，另一方面也是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，所以，批复的撰写一定要慎重及时，根据现行政策法令及办事准则，及时给予答复。在表达批复意见时应简要、明确地表明上级领导的意见，如“同意……”或“不同意……”，态度要十分鲜明，对于同意的事项通常应补充一些简短而必要的要求性语句。在不同意下级请示事项的批复中，则需简要讲明道理。对下级的请求意见，部分同意或部分不同意的批复，更需要明确具体地讲清同意事项和不同意事项，并分别讲清原因理由，提出相应要求，同时还应把需要修改、补充、调整、说明的内容讲清。对尚不十分明确的问题，要尽量给予态度鲜明的答复，不能含糊其辞、模棱两可。