第三节 公文的结构要求和语言要求

一、公文的结构要求

我们都知道一篇公文有了观点和材料后，还是不能称其为一篇文章的，将观点和材料堆放在一起，并不能够产生固定的意义，而材料也不会自动去证明观点。它们还必须按照一定的结构组合在一起，才能构成一个有生命的整体，这时才能称其为一篇文章。这里所说的结构就是文章内容的组织和衔接，是文章内部联系和外部形式的统一。公文的结构要求如下：

1.连贯性。公文的各部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，而且在语言形式上还要有紧密的衔接与合理的过渡，不能显得突兀。

一篇公文不能是一个混沌的整体，它必然是由若干层次构成的。公文的三大层次是开头、主体、结尾，而主体部分通常也不会只有一个层次，而是由相互之间既有区别又有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。而在外部的语言形式上，不管是采用自然过渡还是采用序号衔接，也都必须自然流畅。

2.完整性。首先，一篇完整的公文必须具备开头、主体、结尾三部分，不可以残缺，这就是美学大师朱光潜先生所说的“有头有尾有中断”。

其次，各个部分应该相对饱满，不能空洞、干瘪，给人局部残损的感觉。

最后，应该有通畅的脉络贯穿首尾，如果有文气不能串联的地方，就会出现脱节断气的现象，会对文章的圆满造成影响。

很多人都知道，在艺术创作中，有“只写残缺不写全”的说法，讲究的是点到为止，留下一些空白由欣赏者去自由发挥，这样反而能够更好地调动读者审美再创造的积极性。可是，在公文写作中是不宜采用这一做法的，公文的内容要求实在、明确，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法。否则，就会给政策的落实处理带来很多不方便。

3.严密性。严密性是指公文的各个部分之间有着非常严密的逻辑关系，不能出现前后内容互相矛盾的现象。文章的各部分之间，或者呈现出表里关系，或者呈现出并列关系，又或是呈现出主次关系或因果关系，各部分之间相互弥补、相互协助，而不能相互矛盾，更不能互相拆台。

二、公文的语言要求

（一）准确。准确是指用词、造句要准确贴切，句子与句子之间的逻辑关系要严谨，要让人一看就懂，不能产生误解。具体要求如下：

1.概念清楚，不能产生歧义，不能模棱两可。在公文撰写中，那些容易产生歧义的词语或是短语都要限制使用，而且在用的过程中一定要斟酌；要慎用多义词或“大约”“也许”“大致”“尚可”等这样模棱两可的词语。

2.讲究语言和逻辑。公文写作语言的规范性，体现在句子方面就是造句要合乎语法规则、合乎逻辑。

第一，句子成分一定要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补这六种句子成分，其中主谓宾是句子的主干成分，而定状补则是句子的辅助成分。对于每一个句子来说，虽说主干成分并不是必不可少的，但是省略也有省略的规则，不能够任意省略和无故残缺。比如说：“局领导的做法，受到了全体职工的热烈欢迎。对他们联系群众，实事求是的作风予以很高的评价。”后边的一个句子就残缺句子成分。是谁给予评价？缺少了主语，违反了语法规则，意义也就不明白了。

第二，造句要讲究逻辑性。有些句子在语法上是没有问题的，但出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误，比如说：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”这句话是有问题的，因为团员是青年的一部分，团员和青年是相互并列的。再比如说：“把所有农产品都基本纳入了计划轨道。”这一句也是有问题的，“所有”表示全部，但“基本”却表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，阅读者不知道究竟哪个词语所表达的意义是可信的，这样就会无所适从。

第三，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就会不通。比如说：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神是无形的，说它充满了某一空间，已经是很勉强了，然后又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈，将其改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算是通顺。

3.禁止错误地使用某些词语或是句子，尤其是近义词。要注意辨析近义词语的区别，在引用成语、俗语、歇后语以及名言警句时必须要透彻理解词句的含义，严禁望文生义，出现错误使用俗语之类的瑕疵。因此，我们一定要准确使用词语，要遵守语法规范和基本的语文常识，不能出现病句。

4.把握分寸，褒贬恰当。我们要掌握词义的轻重和感情色彩，看看是否恰当，避免过分贬义或是过分褒义的语句出现。通常，大家在写公文的时候要以中性词为主，适当增加褒义词，尽量避免贬义词。

（二）简明。简明包括两点：一是简洁，言简意赅；二是明了，表达清晰既要简洁，又要清楚，两者缺一不可。具体要求如下：

1.开门见山，直陈其事，不要兜圈子。我们撰写公文时，不必像写文学作品那样，还需要做个铺垫又或是设置悬念，引人入胜。我们只需要开门见山，直截了当写清楚公文的主要内容就行了。

2.用语精确，“以一当十”。经常写文章的人会有这样的体会：有时候用上一两个词句，就能把要表达的意思完整清楚地表达出来；可有时候说了很多话，但要表达的意思仍然说不明白。在公文写作中之所以会有用语繁多但是意思仍不明白的情况，多半是因为用语不精确，只好用语句去弥补，结果却是语句越多，道理越乱，因此我们在写公文时一定要做到用语精确，“以一当十”。

3.使用规范化的简称。只要不是众所周知或是只在特定区域、特定人群中使用的简称，首次出现的时候都要用全称，以后再出现时才可以用简称。比如说“加州”是“加利福尼亚州”的简称，首次出现的时候就需要用全称，如“加利福尼亚州（下称加州）”；另外，使用简称时要使用约定俗成的规范用法，比如说中纪委、中组部等。

4.多用陈述句、祈使句，少用描写句、疑问句和感叹句。当撰写报告、交代问题的时候，要尽量使用陈述句，把问题给表达清楚；当布置任务，传达精神的时候，应该尽量使用祈使句，用动词开头，说明具体怎么做。换句话说，就是上行文要尽量使用陈述句，下行文则要尽量使用祈使句。而那些描写的句子，带有个人感情的疑问句或是感叹句则应尽量少用。

5.适当采用文言词语。采用文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更加精练。比如说“来函收悉”四个字，要是换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没有增加，而且这还不是真正的白话，要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已经明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景吗？

此外，运用文言词语，要注意不能够生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。新中国成立初期，周恩来总理撰写过一个指令，是活用文言词语的典范：

查我国具有历史文化价值之文物图书，过去反动统治时代，往往官商勾结，盗运出口，致使我国文化遗产蒙受莫大损失。今反动政权业已推翻，海陆运输均已畅通，为防止此项文物图书继续失散起见，特制定“禁止文物图书出口暂行办法”，随令颁发，希即转令所属遵照办理为要。

在上面这段文字中，周恩来总理将古代文言和现代白话完美地结合在了一起，简洁明了，自然流畅，完全没有那股一味因袭的陈腐之气。

（三）规范。规范是指公文的语言除了要遵守基本的语法规范外，还需要遵守公文语言自有的一套标准。这套标准是由中共中央、国务院统一规定的，必须按规定撰写。具体的要求如下：

1.使用规范的文字，不写错别字以及不规范的简化字。错别字是起草公文时经常会出现的错误。当今社会随着手机和电脑的普及，大家动手写字的时间就比较少了，这样一来文字方面就会有所生疏，因此经常会写一些错别字。所以，大家平时有时间应多动笔写字，不能太过依赖电脑和手机。

2.要使用符合规范的现代汉语的书面语，禁止使用地方话。有些人在写文章的时候，总会情不自禁地将地方方言带入文章中，可是这种情况在公文撰写中是必须要禁止的。

3.要正确使用标点符号并按照国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字。这一点是大家最容易忽视的，也是撰写公文时必须要遵守的语言规范。我国对标点符号和数字的使用都有明确的规定，大家在撰写公文的时候必须严格按照相关规定使用，尤其是要注意那些与人们的日常生活习惯有出入的规范。

4.要使用规范的词语，尤其是专业术语，禁止半文半白、中文中夹杂不必要的英文单词、生编硬造的词语或是网络语言。

（四）得体。语言得体包含三个方面，一是庄重，二是通俗，三是质朴。庄重通常是针对上行文和平行文来说的，具体是指文雅庄重、严肃认真，不能够油腔滑调，胡吹乱侃，所用词语要谦虚恭敬，诚挚恳切，体现出对对方的尊重，具体要求如下：

1.要用书面语，慎用口语。这一点在前面也提到过，为什么要这么做呢？因为书面语的语感要比口语更加正式，这也符合庄重的要求。比如说口语中的“没有”，在公文中我们则应该用“未”，“没有签订劳动合同”则可以说成“未签订劳动合同”；再比如“到了”可以用“至”来代替，如“偷运到了国外”在公文中则可以写成“偷运至境外”。

2.要用专用语。为了体现庄重，在撰写公文时要尽量使用公文的专用语，比如说“特派”“兹”“惊悉”“请予审批”“妥否，请予批复”等。

通俗则一般是针对下行文而言的，要求所使用的语言通俗易懂，肯定明确，朴实平易，要让下级机关明确了解发文者的意思。具体的要求如下：

第一，要少用艰涩难懂的词语，尽量使用每个人都能读懂的词句。尤其是“宣传材料”“公告”等针对广大人民群众的文种，语言必须朴实、简单，要保证“妇孺皆懂”，所以像文言文或是那些并不常见的词语要尽量少用。

第二，可以考虑使用带有口语色彩的词句。这样做可以增加文章的亲近感，拉近撰文者与阅读者之间的距离。

第三，要少用专业术语，尽量使用每个人都知晓的词句。专业术语通常都是专业领域中使用的语言，这些语言不见得人人都能懂，比如说社保金中的“老人”“新人”“中人”这样的词语就不见得人人都懂，因此我们在撰写公文的时候就要尽量少使用这些语言。如果必须用到，就需要对此进行解释。

质朴简单说来就是不溢美、不虚饰。溢美、虚饰是公文语言的大忌。比如说，要表扬一个医生医德高尚，就说他是“当代白求恩”；表扬一个医生医术高明，就说他是“华佗再世”；说某个人工作刻苦，动不动就会说他废寝忘食，甚至还会说他连续几天几夜不合眼坚守在自己的工作岗位上。其实这样的溢美之词既不真实，也不感人，效果也往往适得其反。此外，还有些人热衷于空洞轻浮的言辞，比如说，“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，这样的语言也许作者会觉得自己写出了文采，其实这里面都是废话，根本谈不上文采。