第一章　秘书实务概述

第一节　秘书实务的内容和程序

一、秘书实务的定义

秘书是为领导创造最佳决策环境的人，是领导的助手、参谋。秘书部门是党政机关、企事业单位和社会团体的办事机构，是联系内外、上下功能沟通的信息枢纽。秘书和秘书部门的地位和作用，决定了秘书实务是为领导决策提供最佳服务的辅助管理工作。

秘书实务就是秘书在为领导提供最佳决策环境过程中的工作方法、程序和技能。秘书实务主要解决的问题是秘书应该做哪些事情，应该怎么做，做到什么程度等。

二、秘书实务的内容

根据目前秘书工作的实际情况，秘书实务可分为办文、办会、办事三大板块。

秘书的办文工作主要是指为领导撰写文稿、处理日常往来文件以及单位资料与档案的收集和管理等。

秘书的办会工作主要是指会前协助领导筹备会议、会议过程中的服务工作、会后的扫尾和善后工作以及参加外单位会议等。

秘书的办事工作主要是指日常办公室事务管理以及一些专业性不强、主要依靠经验和责任心来处理的具体事务，包括日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪、值班和突发性事件处理、调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作、提案办理工作、信访工作、保密工作、网站和网页管理、谈判工作和公关工作等。

根据以上秘书实务工作的内容，本书将着重研究秘书工作的主要内容、基本要求、操作规范、实施程序及注意事项等。

三、秘书实务的程序

秘书在日常工作过程中，完成领导交办的各项工作或规定任务时，为了使工作和任务能够圆满完成，事先应该制订周密、详尽的工作计划。

完整的工作计划应该包括：达到的预期目标、工作实施的步骤、工作完成的期限、工作过程中运用的方法、工作完成后的总结和反馈等。

秘书、秘书部门在计划的制订和执行过程中，都要遵循“5W1H”原则。“5W1H”即Why——为什么做？What——做什么？Who——派谁去做？Where——在什么地方做？When——在什么时间做？什么时间完成？How——怎样去做？

秘书制订工作计划可以分成以下几个阶段。

（1）计划或任务制定阶段。秘书部门的负责人确定初步目标，制订工作计划或者分配工作任务，明确部门内各成员的作用和相互关系，确立各成员的具体任务，让各成员能够清楚为了实现目标自己要做些什么。

（2）计划或任务实施阶段。秘书部门负责人根据确定的计划和目标要求，给予完成计划和任务的个人相应的权限和工作条件，使之能够独立自主地完成任务。秘书部门负责人还要制订并严格执行既定目标的作业计划，并在其中辅之以一定的指导和帮助。

（3）计划或任务评估阶段。秘书部门负责人在计划完成后，应及时根据下属完成任务的情况，做出相应的工作评价，并给予相应的鼓励。

秘书在以上的计划或任务的制定、实施、评估等过程中，应保持高标准、严要求。细微的差错往往能影响大局。因此，秘书实务的工作标准是不能降低的。