第二节 秘书实务的性质和特点
一、秘书实务的性质
秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。这一性质决定了现代秘书实务工作的最本质属性——辅助性。这是因为：第一，秘书工作是从属于领导与部门的工作。秘书工作主要是围绕着领导与部门工作展开的，服务于领导与部门工作；第二，秘书只是辅助领导工作，秘书没有决策权，只是为领导的决策提供文件资料、情报以及建议和意见，为领导的组织和管理起到承上启下、内外协调和平衡的作用。
秘书工作在不违反原则的情况下，要求秘书坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。虽然秘书与领导在政治上是平等的，在人格上是独立的，在利益和目标上是一致的，但由于工作分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系。因此，秘书要充分认识自己的职业角色，围绕领导的意图和要求调整自己的行为，严格按照领导意图办事，不能随意改变、任意超越。
秘书工作的辅助性，决定了秘书工作的服务性。因此，为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务。领导机关和领导是组织的核心，领导机关与领导的管理和服务对象涵盖整个组织，所以秘书在为领导机关和领导提供服务的同时，还应当为整个组织提供服务。秘书实务的服务性要求秘书树立强烈的服务意识，化被动为主动，积极地、创造性地做好各项事务工作。
二、秘书实务的特点
秘书实务工作具有突出的综合性。首先，秘书实务工作涉及的范围和内容十分广泛。从秘书实务的工作内容上看，不仅要起草文件、收集综合信息、进行综合调研和处理综合事务，而且还要办理接待事务、会务安排及办理不属于秘书部门职责范围内的事务。其次，由于领导工作的全局化，也决定了秘书实务工作具有高度的综合性。因为任何一级领导都处于不同层次的管理系统的位置上，都必须总揽全局、预测发展、统筹规划、综合协调，各级秘书部门和秘书作为各级领导的参谋和助手，要求他们必须具有全局观念，立足领导工作角度，站在领导的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政。秘书必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导驾驭全局的需要。同时，秘书必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书实务工作。最后，秘书实务工作又有很强的专业性。当今社会，现代管理的科学化对秘书实务工作的专业化要求越来越高，秘书必须具有较高的政策水平、文学水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等。秘书实务工作作为一种特殊的社会工作，不是什么人都可以从事的工作，必须进行正规的专业培训，进行严格的考试。中华人民共和国人力资源和社会保障部在全国实行了秘书职业资格证书制度。这些措施，都是为了保证秘书专业人才的培养质量。秘书工作的专业性，还体现在不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专业知识。例如，党委秘书要熟悉党务工作知识，行政秘书必须熟悉行政管理知识，企业秘书必须熟悉企业管理和商品经济知识等。秘书对行业知识越精通，工作起来越得心应手；否则“隔行如隔山”，无法做好综合工作，更难发挥参谋的作用。
要做好秘书实务工作，必须把握好综合性与专业性的辩证关系。综合性是秘书实务工作的主要方面，专业性则是它的次要方面，二者相互渗透，相辅相成。秘书的专业知识越丰富、越全面，总揽全局的综合能力也就越强；秘书的综合能力越强，对全局了解越透彻，也更有利于他对专业知识的掌握，二者相互结合，相互促进。这一特征要求秘书一定要处理好“博与专”的关系，既要有较为广博的知识面，力求成为“专业通才”，又要精通秘书业务，力求成为“秘书专家”。只有这样，才能适应秘书工作的需要。
由于秘书实务工作具有辅助性的特征，因此，不可避免地带有被动性。这种被动性主要表现在：首先，作为领导的参谋和助手，在不违反原则的情况下，秘书部门必须按领导的意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，不得我行我素。其次，秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大、随机性强、临时应付多，从这个意义上来说也是被动的。
由于现代社会是科学技术突飞猛进、知识经济迅速突起的社会，领导的决策也由原来的经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书，作为辅助领导决策的一支特殊力量，在实务工作中，必须捕捉最重要的信息和掌握最新的知识来协助领导的工作。尽管秘书在工作中要受到领导意图的制约，但他们仍然有发挥主观能动性的广阔天地。例如，秘书要善于领会领导的意图，紧紧围绕中心工作，寻找主动出击的方向；要有超前意识，增强工作的预见性和计划性；要勤动脑、多思善想、积极主动地向领导提出工作建议；秘书要能在纷繁的信息中筛选出重要信息，提供给领导，使之成为领导决策的重要依据；秘书要能及时收集、分析和反馈信息，帮助领导纠正工作偏差。所以，在新形势下，秘书不要被秘书工作被动论这种传统观念所束缚，要树立秘书工作积极、主动的观念，做好本职工作。
秘书实务工作要处理好被动性和主动性的关系，正确的做法是：秘书在实务工作中，既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。
秘书实务工作是机要性很强的一项工作，汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。这是因为秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关。秘书在领导身边工作，必然要接触各种机密，特别是党政机关秘书，掌握的重要信息多，机要性也更强，所以在任用前有的秘书要进行政治审查，在任用后要进行保密教育。在当前激烈的市场竞争情况下，各单位的秘书同样要注意对本单位的营销计划、手段、客户名单以及没有正式公布的股东会、董事会决议等商业秘密都负有保密的义务，否则将给单位带来不可弥补的损失。
但是，秘书部门又是各级领导汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制、决策的实施，都涉及群众的切身利益，所以必须广泛听取群众的意见，倾听群众的呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾的激化。同样，秘书在与投资者、客户、消费者打交道时，也要广泛了解、听取他们的意见和建议，为领导决策提供依据。
秘书实务工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，如果秘书在实务工作中，只看到机要性，而忽视群众性，把自己完全封闭起来，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵、情况不明、滋生官僚主义等。反之，如果秘书在实务工作中只看到群众性，而忽视机要性，就会在公务接待、来访接待时丧失警惕性，泄露机密，给单位带来损失。因此，秘书在实务工作中必须妥善处理好机要性与群众性的关系。既要坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。
秘书实务工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了经常性与突击性的对立统一。秘书实务工作的常规性主要表现在经常出现的办文、办会、办事等工作上，此外还包括，年初的计划、半年和年终的总结，重大节日领导的工作安排等，这些工作都是事先能预见、有计划的。秘书部门内部分工较明确，秘书只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作的正常运转。秘书做好常规性的工作，有利于提高领导机关的整体工作效能。但是，秘书实务工作中经常也会遇到一些事先未预计到的突发性事情，而且要求秘书必须刻不容缓地解决。例如，临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备资料，向突然到来的上级视察员提供相关的资料等。所有这些事情秘书必须按照领导的要求突击完成，不得延误。这时候就要求秘书胆识兼备，善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静。完成突击性任务，还要求秘书要有效率意识和吃苦精神。总之，做好突击性的工作是对秘书素质与能力的全面检验。
在秘书实务工作中，秘书既要完成好经常性工作，又要能够应付突如其来的复杂情况，这是很不容易的。但实际上两者是有内在联系的。如果秘书对各项常规工作的处理富有经验，对各类问题的背景材料了如指掌，办事渠道早已沟通，一旦遇到突发事件，就能从容应对。同时，完成突击性工作，能够有效锻炼和提高秘书的工作能力，更有助于做好经常性的工作。这就是秘书实务工作中经常性与突击性的统一关系。