1.1　快速熟悉Excel界面环境

在Excel 2007及其更高版本中，微软使用功能区和快速访问工具栏代替了Excel早期版本中的菜单栏和工具栏，这种改变让用户可以更快地找到所需的命令，而不必在层叠的多级菜单中逐一查找。本节将介绍Excel界面的组织结构以及自定义界面环境的方法。

1.1.1　Excel界面结构

默认情况下，任何一个Excel窗口都包括如图1-1所示的几个部分。

图1-1中各个部分的说明如下：

• 　标题栏：位于Excel窗口的顶部，用于显示在窗口中打开的Excel文件的名称，以及Excel程序的名称。
• 　快速访问工具栏：位于标题栏的左侧，以按钮的形式显示一些常用的命令。用户可以将常用命令添加到快速访问工具栏，或删除不需要的命令。
• 　窗口控制按钮：位于标题栏的右侧，用于调整窗口的状态，包括“最小化”“最大化／还原”“关闭”3个按钮。“最大化”和“还原”的按钮位于同一个位置，但是不会同时出现。
• 　功能区：位于标题栏的下方，且横跨Excel窗口的矩形区域。功能区由选项卡、组和命令3个部分组成，如图1-2所示。每个选项卡的顶部有一个用于标识选项卡类别的文字标签，如“开始”选项卡，单击标签将会切换到相应的选项卡。每个选项卡中的命令按功能类别划分为不同的组。如“开始”选项卡中的“剪贴板”组和“字体”组。组中的命令是用户可以执行的具体操作。
• 　“文件”按钮：如果用户没有改变选项卡的默认位置，那么“文件”按钮位于“开始”选项卡的左侧。在单击“文件”按钮进入的界面中，包括与文档操作相关的命令。如果要对Excel程序本身的功能特性进行设置，则需要单击“文件”按钮，然后单击“选项”命令。
• 　名称框：当前选中的单元格的地址会显示在名称框中。也可以通过在名称框中输入单元格地址或已定义名称，来快速选择相应的单元格。
• 　编辑栏：可以在编辑栏中输入和修改公式，也可以复制整个公式或其中的某一部分。编辑栏中显示的是单元格中的内容本身，而不具有任何设置的格式。
• 　内容编辑区：位于功能区的下方，如图1-3所示。内容编辑区以横、列交错的表格形式显示，可以在其中输入数据和公式，也可以插入图片、图形和图表。

• 　滚动条：调整Excel窗口中当前显示的内容。当无法在窗口的横向范围内显示所有内容时，窗口下方会自动显示水平滚动条，拖动滚动条上的滑块可以显示水平方向上位于窗口外的内容；当无法在窗口的纵向范围内显示所有内容时，窗口右侧会自动显示垂直滚动条，拖动滚动条上的滑块可以显示垂直方向上位于窗口外的内容。
• 　状态栏：位于Excel窗口的底部，如图1-4所示。在状态栏中显示当前Excel工作簿的相关信息，如当前选区中的所有数值总和与平均值。右击状态栏中的空白处，在弹出的快捷菜单中可以选择要在状态栏中显示的信息类型。状态栏的右侧提供了用于调整窗口显示比例的控件，显示比例控件的左侧是视图按钮，单击这些按钮，可以快速在不同视图之间切换。

1.1.2　上下文选项卡

除了固定显示在功能区中的“开始”“插入”“公式”等选项卡之外，在进行一些操作时，还会在功能区中临时显示一个或多个选项卡。

例如，当选中工作表中的图表时，功能区中会显示名为“图表工具”|“设计”和“图表工具”|“格式”两个选项卡，其中包含的命令专门用于图表的设置，如图1-5所示。一旦取消图表的选中状态，这两个选项卡就会自动隐藏，因此将这类选项卡称为“上下文选项卡”。

1.1.3　对话框启动器

在选项卡中的某些组的右下角，会显示一个形状的按钮，将其称为“对话框启动器”。单击该按钮将打开一个对话框，其中的选项对应于按钮所在组中的选项，而且通常还包括一些未显示在组中的选项。

例如，单击“开始”选项卡下“对齐方式”组右下角的对话框启动器，将打开“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，其中包括与文本对齐相关的选项，如图1-6所示。

注意：可以将功能区中的按钮、文本框等各种可操作对象称为“控件”，这些控件的外观会随着窗口大小的变化进行自动调整。当Excel窗口最大化显示时，功能区中的大多数命令都会完整显示。如果改变窗口的大小，一些控件的外观和尺寸会自动调整，以适应窗口尺寸的变化。例如，原来同时显示文字和图标的按钮，将只显示图标而隐藏文字，如图1-7所示。

1.1.4　自定义Excel界面环境

为了提高操作效率，用户可以将常用命令添加到快速访问工具栏。如果要添加的命令数量较多，则可以在功能区中创建新的选项卡，并将所需命令添加到新建的选项卡中。对于不想显示在功能区中的选项卡和组，用户可以将它们隐藏起来，还可以将功能区折叠起来，从而扩大内容编辑区的空间。

1．显示和隐藏功能区与选项卡

隐藏功能区的方法有以下几种：

• 　双击功能区中的任意一个选项卡的标签。
• 　单击功能区右侧下边缘上的“折叠功能区”按钮。
• 　单击应用程序窗口标题栏右侧的按钮，在下拉菜单中单击“显示选项卡”命令。
• 　右击功能区或快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中单击“折叠功能区”命令。
• 　按Ctrl+F1组合键。

隐藏功能区后的效果如图1-8所示。显示功能区的方法与此类似。例如，在功能区处于隐藏时，双击功能区中的任意一个选项卡的标签，即可显示功能区。

显示和隐藏选项卡是指设置在功能区中显示或隐藏哪些选项卡，操作步骤如下：

（1）在快速访问工具栏或功能区中右击，然后在弹出的快捷菜单中单击“自定义功能区”命令。

（2）打开“Excel选项”对话框的“自定义功能区”选项卡，在右侧列表框中取消选中选项卡名称左侧的复选框，即可隐藏该选项卡。如图1-9所示，由于没有选中“开发工具”复选框，因此该选项卡不会显示在功能区中。

2．创建选项卡和组

如果要对功能区进行比较全面的自定义设置，则可以在功能区中创建选项卡和组，然后在新建的组中添加所需的命令。

在“Excel选项”对话框的“自定义功能区”选项卡中单击“新建选项卡”按钮，将在右侧列表框中添加一个新的选项卡，其中包含一个默认的组。新增选项卡的名称默认为“新建选项卡（自定义）”，单击“重命名”按钮可以修改其名称，如图1-10所示。

选择要向其内部添加命令的组，然后在左侧列表框中选择所需的命令，单击“添加”按钮，即可将所选命令添加到选中的组中。如果在左侧列表框中未找到所需命令，则可以在左侧列表框上方的下拉列表中选择不同的位置，下方的列表框会自动显示所选位置中包含的所有命令，如图1-11所示。如果添加了错误的命令，则可以在右侧列表框中选择该命令，然后单击“删除”按钮。

注意：如果要在Excel默认的选项卡中添加命令，则需要在这些选项卡中先创建组，然后在新的组中添加命令，无法直接将命令添加到这些选项卡包含的默认组中。

添加好所需的所有命令后，单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框，将在功能区中显示用户创建的选项卡、组及其中的命令，如图1-12所示。

提示：如果用户不满意选项卡、组和命令的排列顺序，则可以在“Excel选项”对话框的“自定义功能区”选项卡中，在右侧选择要调整位置的命令，然后单击“上移”按钮或“下移”按钮。

3．自定义快速访问工具栏

如果要将功能区中的某个命令添加到快速访问工具栏，则可以在功能区中右击该命令，然后在弹出的快捷菜单中单击“添加到快速访问工具栏”命令，如图1-13所示。

如果要添加的命令不在功能区中，则可以右击快速访问工具栏，然后在弹出的快捷菜单中单击“自定义快速访问工具栏”命令，打开“Excel选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，然后向快速访问工具栏添加所需命令，操作方法与前面介绍的自定义功能区类似。

如果要删除快速访问工具栏中的命令，则可以右击要删除的命令，然后在弹出的快捷菜单中单击“从快速访问工具栏删除”命令。

4．备份和恢复界面配置信息

为了使多台计算机使用统一的Excel界面环境，可以在其中一台计算机中设置好Excel界面环境后，将界面配置信息以文件的形式备份，然后在其他计算机中导入该配置信息，即可快速完成Excel界面环境的设置工作。

在“Excel选项”对话框的“自定义功能区”或“快速访问工具栏”选项卡中，单击“导入／导出”按钮，在下拉菜单中单击“导出所有自定义设置”命令，如图1-14所示。然后选择文件的名称和存储位置，单击“保存”按钮，即可将界面配置信息以文件的形式存储。以后选择图1-14中的“导入自定义文件”命令，即可将Excel界面的配置情况导入所需的计算机中。