4　确定业务

4.1　组织职能分析

组织职能是为实现组织目标，组织应该具有的功能和作用。组织职能由组织目标确定，具有相对稳定性。组织职能总是通过一定的组织机构来实现。需要认真分析组织机构和组织职能，以及相互之间的关系。例如，为了实现一个大学的使命和目标，就需要具有招生、教学、科研、学生管理、财务、人事、设备、资产、后勤等职能。

职能是由组织的目标和使命确定的，不同的组织目标和使命将会有不同的职能。与目标相对应，职能也具有结构特征。对组织的职能可以层层分解细化。例如，招生职能又可以细化为招生计划、招生宣传、招生安排、招生过程管理等职能。

组织的职能需要赋予一定的机构和岗位来承担，因此，每一个机构和岗位应该具有明确的职责。

组织职能分析（function analysis）的第一种方法是从组织使命和目标出发进行分析。组织职能是根据组织的使命和目标而设置的，具有相对的稳定性。组织职能分析应该牢牢地抓住组织的使命和目标这个基准点。

为了实现组织的使命和目标，组织应该具备哪些职能？我们所确定的组织职能与组织使命和目标是否存在相互抵触的地方？所确定的职能是否一定必要？诸如此类的问题必须要解决，因此，组织使命和目标就成为分析和筛选组织职能的准则。

组织职能分析的第二个方法是从组织的机构和岗位入手进行分析。因为组织职能总是要落实到确定的机构及岗位来承担，而组织机构和所设置的岗位总是具有确定的职责，这些职责的总和也就构成了组织的职能。由于组织机构是组织管理的必需要素，而且在组织中十分显见，因此，从组织机构入手分析组织职能，比直接从组织使命和目标出发进行分析更具有操作性。

由于组织机构具有相对的分立性，它会把一些本该统一的组织职能因组织机构的划分而强硬地分解成为多个彼此独立的条块。因此，采用这种方法分析组织职能时，需要把组织机构作为分析的入手点和手段，还需要以组织使命和目标为基准，从组织机构中抽取和归纳出为组织使命和目标所规定的组织职能。

分析工作需要遵循实事求是的原则，抽取出确实反映组织实际的组织职能。在分析过程中，也需要根据优化管理的原则，对组织中存在的某些相互重复、交叉或对组织目标的实现没有直接关系的不合理职能，以及根据组织目标需要应该具有，但目前又不具备的职能应该整理出来，作为向组织领导改进组织管理的建议。因为信息系统的建设过程，同时也是对组织管理的促进过程。

4.2　业务分析

业务是组织实体的有序活动过程。组织通过各个业务活动的执行来实现组织目标。业务是对组织职能的分解和过程化。

业务分析的第一项工作是确定组织中都具有哪些业务。首先需要根据业务的特征来界定和确定组织应该具有的业务。只要是为实现组织职能的组织实体的有序活动过程就是组织业务。因此，对于业务判定的惟一准则是它是不是为实现组织职能的组织实体的活动过程。在收集组织业务时，还需要判定业务与组织目标的关系。对于那些与组织目标关系不紧密的业务可以忽略。

业务的确定建立在全面调查和分析组织现状的基础之上，只有对组织管理进行了深入分析，才能抽取出全面、正确的组织业务。对已经确定的组织业务应该记录在“业务明细表”中，标明各个业务的名称和简要说明。

依据规划阶段已经识别的企业过程、组织目标、组织结构图中各部门相关的责任，可确定企业的关键业务。例如，面向多种预约挂号方式信息系统的关键业务：注册登录、选择并填写就诊信息、拨打预约电话、咨询现场服务人员、现场服务人员预约操作、自助终端操作、关注微信号、短信验证、专家停诊、取消预约、爽约处理、选择支付方式并支付、打印回执单、打印就诊单。