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如何管理工作时间

伊丽莎白·桑德斯 （Elizabeth Grace Saunders） | 文
时青靖 | 编辑

 

 

你在下午晚些时候参加的原定一小时的会议已过了75分钟，还看不到明确的结束时间。你知道你还有一封有时间要求的电子邮件要发送，而现在你将不得不选择要么晚点离开，要么晚饭后拿出笔记本电脑。从外表上看，你彬彬有礼，参加讨论，若有所思地回应正在主持会议的同事。可是在内心，你心烦意乱。这个人已大步跨越了你的时间界限。

这样的情形会令人丧气。同事对你时间提出的意外要求可能会妨碍你完成一项重要任务，让你很晚才下班，甚至扰乱你在家时的家庭时光。你在这种情况下能够有何作为来设定和表达界限，这样你在未来就不会感觉自己的时间未受到尊重？

作为一名时间管理指导师，我见过人们成功地与同事设定界限的各种方式。根据你的工作、工作文化和同事的不同，可能的情况也会相异。不过以下是一些你能够设定的界限以及与他人沟通策略的实例。

 

会面可行度

简单地把你日历上的部分时间作为繁忙时段划去是良好的第一步。寻找你不能会面或不想会面的时间，比如在某个特定时间之前或之后。你可以因为你的通勤时间安排、因为你要送孩子去学校，或者因为你只希望一天的头一段时间里能够专心做事而涂掉日历。这样做的目的是在你的日程安排表上腾出空间，这样别人会认为你很忙，没有时间与他们见面。

如果你在那个时间段收到会议请求，那就建议更改时间。如果你没有权力重新安排会议时间或者会议牵涉更大的群体，你需要决定你是必须参加会议还是你有打来电话的可能。在某些情况下，你可能没有那么大的能力设定会议的时间界限，比如，你在跨国际时区进行协调或者在一个咨询项目的周中时间进行协调时。在这些情况下，你需要根据自己的情况审慎行事。如果可能的话，避免那些让你过了最想睡觉的时间还在熬更守夜或者需要在半夜醒来的会议。最有可能的是，会议带来的额外好处并不值得你因睡眠不足而损失第二天的工作效率。

 

会议时长

超时的会议可能会对你的日程安排产生重大影响。只要有三次会议的时间比预期长15到20分钟，你的一天就会被削减一小时。几条策略可以帮助你把持会议长度的界限。

首先，把你牵头的会议设定为你希望其持续的长度。比如，发送一个30分钟的会议邀请，附带清晰的、重点突出的议程，而不是计划一个默认的60分钟会议。第二，把会议紧挨着安排在一起，这样你就不得不在正确的时间或者提前几分钟结束目前的会议，防止下一个会议迟到。（记住，这可能对其他与会者也有益处，因为他们可能也有紧接着必须做的事情。）最后，一开始就声明你的意图。比如，“我在2:30的时候要强制止损，因此让我们确保在那之前最核心的问题都得到讨论。”然后，离会议结束还有5到10分钟的时候，你可以声明：“我们还有大约10分钟，在我们结束之前，要讨论的最重要的事情是什么？”在整个会议期间设定步调对于准时结束会议至关重要。

 

专用工作时间

对许多人而言，拥有不间断的时间来完成任务成了一个大问题，因此，你必须特别努力地设定这些情形之下的界限。第一道冲锋线就是在你的日历上划出繁忙时间。一些人每周在固定的时间做这件事，比如每周两个早上的9点到11点。还有的人选择每周根据需要划出完成项目的时间。使用对你最有帮助的方法。

如果你的同事在你的专用时间内安排会议——或者不请自来地在你的桌旁聊天——那就建议换个时间。事实上，为了帮助你在专用时间里坚持到底，可以制造一种物理障碍。如果你有门，那就关上它。几个小时的专注工作对你团队的价值甚于随时找到你的可能性。如果你没有门（或者如果你的同事甚至在你的门关着的时候也进来了），那就躲到某个地方去——会议室、另一间办公室，甚至咖啡店。离开视线是设定界限最有效的策略之一。

虽然上述的提示可以控制你的时间，但是工作中另一个常见的干扰是来自同事的不断交流，无论是通过电话、在线聊天、电子邮件，还是面对面的交流。你同事与你交流的方式会影响到你对交流破坏程度的感觉，可是通过控制这些信息传达给你的方式，你可以减少它们的影响。

比如，在我的业务中，我鼓励我指导的客户主要通过电子邮件与我交流。那样他们可以在一周的任何一天、白天或晚上的任何时间与我交流，但是我要直到准备回复的时候才会看到那些交流——通常是在我的办公室，从周一到周五。如果有人通过另外的手段联系我，我通常会用电子邮件回复他们的信息，并且在适当的时候强调我更喜欢的交流方式是电子邮件。等到下一个工作日才看信息，这使我在晚上和周末不会受到诱惑去回复，也有助于我不去想尚未回复的信函，这样我就可以完全放下工作。

即使你不能总是命令别人如何与你交流，许多时候你可以就何时回复设定期望值。比如，你可能在晚上10点钟收到一条与工作相关的短信，但是你可以到第二天早上再回复。或者你可以等到星期一再回复周末收到信息。当然，在某些情况下，这些界限真的是不可能的，比如，你在负责一桩国际货运的途中问题的时候。不过，在许多情况下，信息可以等待，只需通过在你觉得合适的时间范围内回复，你就可以向对方传递你的个人时间界限信号。在某些情况下，你甚至可能希望直截了当地表示：“我现在正在回复这条信息，但是我希望你明白，我通常要到周一才回复周末期间收到的信息。”

你需要何种界限以及你能够设定何种界限取决于你的个人喜好以及你的工作。但是有了这些策略，你就有可能开始与你同事设定更多界限。

 

伊丽莎白·桑德斯是一名时间管理指导师，Real Life E Time Coaching & Speaking网站的创始人。她著有 《如何像金钱一样投资你的时间》 (How to Invest Your Time Like Money)和《神圣的时间管理》(Divine Time Management)。