任务二 熟悉外贸单证的内容和分类
一、单证的含义和分类
（一）含义
单证（DOCUMENTS）是指外贸业务中所应用的单据、证书与文件，包括信用证和国际结算中的其他有关单据和证书，用以处理货物的交付、保险、运输、商检、结汇等，一般简称为“单证”，在香港地区也称为文件。
（二）分类
国际贸易中的交易主要是通过单证的出立和流转来完成的。无论采用何种支付方式，卖方都必须按合同或信用证的规定提供买方或银行所需要的单证。单证在对外贸易业务中分为进口贸易单证和出口贸易单证两大类，本书主要介绍出口贸易单证。其所指的出口贸易制单，是广义上的出口贸易制单，不仅包括了信用证支付方式为主的信用证项下制单（有证出口制单），也包括了汇付方式项下和托收方式项下的制单（无证出口制单）。
国际贸易中涉及的单据较多。按照国际商会《托收统一规则》（UNIFORM RULES FOR COLLECTIONS，ICC PUBLICATION NO.322）的解释，单据包括资金单据和商业单据。
1．资金单据（FINANCIAL DOCUMENTS）
资金单据主要用于货款的收取，具有货币的属性，或直接充当货币的支付职能，或为货币的支付做出承诺或保证等，它是一种以支付一定货币金额为目的、可以转让和流通的债务凭证。国际贸易中使用的资金单据主要有汇票（BILL OF EXCHANGE/DRAFT）、本票（PROMISSORY NOTE）、支票（CHEQUE/CHECK），其中以汇票的使用为主。
2．商业单据（COMMERCIAL DOCUMENTS）
商业单据具有商品属性，或代表商品的价值、包装、品质，或代表商品的数量、产地等，具体是指出口结汇中使用的商业凭据和各类证书。商业单据包括基本单据（BASIC DOCUMENTS）和附属单据（MISCELLANEOUS DOCUMENTS）两类。
基本单据有时也称为货运单据，它是根据买卖合同的约定，出口人必须向有关方面提供的单据。例如，在CFR合同下，出口人必须提供商业发票（COMMERCIAL INVOICE）和运输单据（TRANSPORT DOCUMENTS）。在CIF合同下，出口人则除了提供商业发票和运输单据之外，还要提供保险单/保险凭证（INSURANCE POLICY/CERTIFICATE）。
附属单据是出口人应进口人的要求而特别提供的单据。这类单据又分为两类：一类是进口国官方要求提交的单据，即公务单据，如领事发票（CONSULAR INVOICE）、海关发票（CUSTOMS INVOICE）、检验检疫证书（INSPECTION CERTIFICATE）、领事产地证（CONSULAR CERTIFICATE OF ORIGIN）、产地证明书（CERTIFICATE OF ORIGIN）及普惠制证书（GENERALIZED SYSTEM OF PREFERENCES CERTIFICATE OF ORIGIN）即GSP产地证等；另一类是进口人要求提交的、用以说明货物情况或作为出口人履行有关合同义务证明的单据，如装箱单（PACKING DOCUMENTS）、重量单/磅码单（WEIGHT LIST/WEIGHT MEMO）、装运通知（SHIPPING ADVICE）、受益人证明（BENEFICIARY'S CERTIFICATE）、船籍证明（CERTIFICATE OF VESSEL'S NATIONALITY）、航运路线证明（ITINERARY CERTIFICATE）、船长收据（CAPTAIN'S RECEIPT）、运费收据（FREIGHT RECEIPT）和电报抄本（COPY OF CABLE/TELEX/FAX）等。
除此之外，在外贸合同的履行中，还涉及与各项业务活动相关的业务凭证。这些业务凭证虽不是结汇单据，但其签发与使用却与结汇单据的获取以及外贸合同的履行有直接的关系。出口贸易中涉及的业务凭证主要包括联系单、出货报告单（提货单）、出口货物报关单、出口许可证、出口货物明细单、托运单、装货单、收货单（大副收据）、投保单、出境货物报验单、出境货物通关单等。
二、单证工作的具体要求
在外贸业务中，进、出口双方都要做单证工作，但出口商的单证工作相对更多、更为重要。
出口单证工作的内容（以信用证为例）主要包括审证、制单、审单、交单和归档五个环节。单证工作应做到“三一致，五要求”。“三一致”即单证一致，单单一致，单货一致；“五要求”即正确、完整、及时、简明、整洁。
（一）审证
信用证的开立是以合同为条件，凡合同所列明的要点必须在信用证中明文列出。信用证所含的条款必须满足合同所列明的内容和要点。出口商收到信用证后，由通知行和出口商分别审核。通知行应着重审核开证行的资信情况，核验其签字或密押的真实性等。出口商应按照合同仔细审核信用证的条款，对不能接受的条款须及早提出修改。
（二）制单
制单是指不同类别的单证（或称单据）的缮制和签署，是单证工作的主要环节。制单要求按照严格相符的原则做到单证一致、单单一致和单货一致。虽然对于信用证项下的单证，银行只考虑单证一致和单单一致，但就出口人而言，单货一致、单同（合同）一致也同样重要。
制单工作要求做到：正确、完整、及时、简明、整洁。
1．正确
正确是单证工作的前提，是安全收汇的保证。它包括两个方面的内容。一方面要求各种单据必须做到“三相符”，即单据与信用证相符、单据与单据相符、单据与实际货物相符，其中单证相符是前提，离开这个前提，单单之间即使相符，也会遭到银行的拒付。单货相符主要是指单据的内容应该与实际交货一致，也与合同一致。这样，单证才能真实代表出运的货物，确保履约正常，安全收汇。另一方面，要求各种单据必须符合有关国际惯例和进出口国有关法令和规定。在信用证业务中，单据的正确性要求精确到不能有一字之差，同时还要求出口人出具的单据种类、份数和签署等必须与信用证的规定相符。
小案例
浙江某出口公司与印度某进口商达成一笔总金额为6万多美元的羊绒纱出口合同，合同中规定的价格术语为“CFR NEW DELHI”，支付方式为100%不可撤销的即期信用证，装运期为当年8月间自上海空运至新德里。合同订立后，进口方按时开来信用证，信用证中价格术语为“CNF NEW DELHI”，出口方当时对此并未太在意。他们收到信用证后，按规定发运了货物。出口方在制作发票时将价格术语仍按合同打成“CFR NEW DELHI”，与信用证中的“CNF NEW DELHI”不一致，开证银行因此拒付货款。出口方与进口方联系要求对方付款赎单；同时通过国内议付行向开证行申明该不符点不成立，要求对方按照UCP600的规定及时履行偿付义务。但进口方和开证行对此均置之不理，在此情况下，出口方与货物承运人联系，货物承运人在新德里的货运代理告知该批货早已被收货人提走。最终出口方不得不同意对方降价20%的要求作为问题的最后解决办法。（案例摘自《出口风险管理实务》（第二版）冯斌著，中国海关出版社出版。）
小知识
《关于审核跟单信用证项下单据的国际标准银行实务（ISBP）》第6条规定，使用普遍承认的缩略语不导致单据不符，例如，用“LTD.”代替“LIMITED”（有限），用“INTL”代替“INTERNATIONAL”（国际），用“CO.”代替“COMPANY”（公司），用“KGS”或“KOS.”代替“KILOS”（千克），用“IND”代替“INDUSTRY”（工业），用“MFR”代替“MANUFACTURER”（制造商），用“MT”代替“METRIC TONS”（公吨）。反过来，用全称代替缩略语也不导致单据不符。
国际标准银行实务（ISBP）第25条规定，如果拼写及/或打印错误并不影响单词或其所在句子的含义，则不构成单据不符。例如，在货物描述中用“MASHINE”表示“MACHINE”（机器），或用“MODE”表示“MODEL”（型号）都不会导致单据不符。但是，将“MODEL 321”（型号321）写成“MODEL 123”（型号123）则不应视为打印错误，而应是不符点。
2．完整
完整是构成单证合法性的重要条件之一，是单证成为有价证券的基础。它包含三方面的内容。
（1）单据内容完整：即每一种单据本身的内容（包括单据本身的格式、项目、文字和签章、背书等）必须完备齐全，否则就不能构成有效文件，也就不能为银行所接受。
小案例
2014年11月，安徽某进出口公司有一批货物出口法国，货物按时出运后，该公司单证部在交单议付时，没有注意到提单上只有承运人签字，签字下面漏标了承运人身份（As carrier）。开证行收到单据后，以此为由，提出不符点。经与开证行、进口商磋商，进口商同意赎单，但以提单内容不完整，提货需支付额外费用为由，要求卖方承担USD1000.00。最终卖方承担USD600.00，外加支付USD125.00不符点费，卖方因此蒙受人民币近5000元损失。
（2）单据种类完整：即单据必须是成套齐全而不是单一的，遗漏一种单据，就是单据不完整。单据应严格按照信用证规定一一照办，除主要单据外，一些附属证明、收据一定要及时催办，不得遗漏。
小案例
安徽某进出口公司向巴西出口一批价值为80000美元的毛毯，信用证中对品质检验证书的规定为“两份正本”，但工厂向商检报检时按照以往的惯例只申请出了一份正本品质检验证书给进出口公司。该进出口公司在即将交单议付时，才发现少了一份检验证书，但此时信用证有效期快到了，为按时交单议付，单证员将检验证书复印一份，在复印件上盖上“ORIGINAL”字样，充当第二份正本。该套单据到开证行后遭开证行拒付，后与客户反复交涉，最终以我方承担客户1200.00美元损失和USD110.00不符点费，客户付款赎单了结。由此可见，单据的完整性与安全收汇息息相关。
（3）单据份数完整：即要求在信用证项下的交易中，进出口商需要哪些单据，一式几份都应注明，尤其是提单的份数，更应注意按要求出齐，避免多出或少出。
3．及时
及时是指进出口单证工作的时间性很强，必须紧紧掌握装运期、交单期、信用证的有效期及时出单。它包括两个方面的内容。
（1）各种单据的出单日期必须符合逻辑。也就是说，每一种单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期限或按商业习惯的合理日期。如保险单、检验证的日期应早于提单的日期，而提单的日期不应晚于信用证规定的最迟装运期限，否则就会造成单证不符。
（2）交单议付不得超过信用证规定的交单有效期。如信用证不做规定，按国际商会《跟单信用证统一惯例》规定，“银行将拒绝接受迟于运输单据出单日期21天后提交的单据，但无论如何，单据也不得迟于信用证到期日提交”。
小知识
各单据日期关系如下。
• 发票日期应在各单据日期之首。
• 提单日不能超过L/C规定的装运期，也不得早于L/C的最早装运期；保单的签发日应早于或等于提单日期（一般早于提单日2天），不能早于发票日期。
• 装箱单日期应等于或迟于发票日期，但必须在提单日之前。
• 产地证日期不早于发票日期，不迟于提单日。
• 商检证日期不晚于提单日期，但也不能过分早于提单日，尤其是鲜货、容易变质的商品。
• 受益人证明日期等于或晚于提单日。
• 装船通知日期等于或晚于提单日后3天内。
• 船公司证明日期等于或早于提单日。
4．简明
简明是指单证的内容应力求简化。国际商会《跟单信用证统一惯例》中指出，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节的内容”，其目的也是为了避免单证的复杂化，提高工作效率。
5．整洁
单据整洁是指单据格式的设计和缮制力求标准化和规范化，单据内容的排列行次要整齐、字迹清晰，重点项目突出、醒目。整洁的单据应该尽量减少甚至不应该出现差错涂改的现象。各种单据的涂改都要有一个限度，一般不应超过3处涂改。更改处必须加简签或加盖校对图章。提单、汇票以及其他一些单据的主要项目，如金额、件数、重量等不宜更改。一些官方出具的单据，如出口许可证、商检证明、使馆认证、贸促会产地证，是根本不允许加简签的。单证的整洁主要从以下几个方面反映出来：
（1）单证的表面整洁、清晰；
（2）单证内容的排列整齐；
（3）单证上的字迹清楚、易认；
（4）单证无更改或涂改；
（5）单证的整洁性要求尽量减少或避免差错，即使允许更改的，也不得随意更改。涂改、多次涂改会影响出单效果。对于一些重要的单证，如汇票、提单以及单据的主要项目，如货物的数量、重量、金额等则不能改动，如有差错，最好重新制作。
小案例
2014年8月，安徽某进出口公司出口一批货物到德国。单证人员在缮制FORM A时，在“原产地标准”一栏填写了“W”，交单议付时才发现填错了，应该填写“P”，因修改液修改效果不错，为节约时间和成本，单证员用修改液修改了此栏。开证行收到单据后，以FORM A涂改为由拒付，进口商以涂改的FORM A清关时无法使用为由拒绝赎单。出口商只得要求开证行将单据寄回，重新办理FORM A，进口商此时以延迟提货产生额外费用并使货物错过销售旺季导致损失为由，要求卖方降价20%，否则拒绝赎单。卖方虽经力争，但由于货物即将到港，为避免更大损失，最终降价10%。可见，注意单据的整洁性以保证单据的外在质量，与注意单据的正确性、完整性以保证其内在质量是同等重要的。
（三）审单
审单是指对已缮制的所有单据的复核和审查。信用证的审单必须严格按照信用证的规定，具体来说，就是以发票为中心，逐条逐项进行审核，做到“单证相符、单单相符和单货相符”。在审核单据的过程中，若发现条款前后有矛盾，数字计算有出入，各单据所列的主要内容繁简不一，单据份数有多有少等，应及时予以改正和修改。
（四）交单
交单是议付和结汇的前提，出口商必须在合同或信用证规定的期限内将单据交至银行，请求议付、承兑或付款，并要做到单证完整、内容正确、提交及时。
（五）归档
进出口单证是外贸业务的重要文件，交单之后可能会出现退单、争议、拒付、索赔等情况的发生。因此，每一个信用证都必须保持一套完整的副本单据归档，以备查询。最好按证逐笔登记，如登记信用证号码、合同号码、开证申请人、开证行、总金额、装期、效期等内容。
三、外贸单证的标准化与电子化
近年来随着科学技术的进步，一些新的科学技术逐渐被应用于国际贸易领域，为单证的改革创造了条件。如大量的信用证传递已经运用了环球银行金融电信协会网络系统——SWIFT，国际电话和传真技术也得到了广泛应用。目前，由于网络技术的发展和网络应用的普及，电子商务正受到世界各国政府和企业的重视。EDI作为电子商务的一项应用技术，在国际商务活动中得到越来越广泛的应用，使得单证的制作、传递和交接更为快捷和方便。
（一）商务单证的简化
传统的国际商务单证都是手工制作，内容繁杂，形式多样，份数也多。一笔业务经常要填制数十种单据，加上副本更是达到上百份，费时费钱，而且非常容易出现差错。据联合国有关机构统计，全世界每年用于单证方面的经济消耗高达16亿美元，人力消耗更是不可计其数。
瑞典是世界上最早进行单据简化的国家，20世纪50年代创造出一种“套合一致”的单据形式，减少了70%制作费，还降低了差错率。70年代联合国贸易简化程序委员会出版《联合国贸易单据设计样式》，向世界各国推广发行。另外，《套合式国际贸易发票设计样式》《国际贸易程序简化措施》《简化运输标志》《贸易单证中的代码位置》等19个推荐项目也开展了工作，简化单证工作已经取得了很大的进展。
（二）推广使用国际标准代号和代码
为实现单证的简化和规范化，使各国各地区之间便于交流和沟通，为计算机制单创造条件，提高工作效率，国际商会和联合国等有关国际贸易的国际组织就出口单证的标准化和国际化做了大量基础性工作。联合国设计推荐使用下列国际标准化代号和代码。
（1）唛头代码：收货人简称、目的地、合同号（参考号）、件号。
（2）国家或地区代码（两个英文字母组成）：CN（中国）、US（美国）、GB（英国）、KR（韩国）、HK（中国香港）、MO（中国澳门）、TW（中国台湾）。
（3）货币代码：由3个英文字母组成，前两个符号代表国名或地区名，后一个符号代表货币，如人民币CNY、美元USD、英镑GBP、港币HKD。
（4）地名代码：由5个英文字母组成，前两个符号代表国名，后3个符号代表地名，如上海CNSHG、伦敦GBLON、纽约USNYC。
（5）用数字表示的日期代码：如2005年5月6日可写作2005-05-06或05-05-06。
（三）单证制作和管理的现代化
随着打印机、电子计算机及网络技术的发展和应用，目前很多国家的外贸单证制作和传递都实现了现代化，如计算机尤其是EDI制单，其优点在于只要数据一次输入，核对正确，便可打印出多种单证，节约了制单、审单的时间，减少了人工制单所造成的各种差错，减轻了劳动强度，提高了工作效率，便于单证的归档和管理。而单证传递的现代化更是大大缩减了单证工作的时间，如美国一些银行采用一种称为加速贸易付款（ACCELERATED TRADE PAYMENT，ATP）的付款方法，银行与公司之间设有电信联机，使用相互约定的密押，通过电信把单证内容传递到对方，对方可以从荧光屏上看到传来的单证内容，也可以从联印机中取得文字式的单证。