任务三 掌握外贸单证工作内容与流程

在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作。作为一名单证员，从事的具体外贸单证工作内容有：负责进出口相关单证的制作、管理及信用证审核；收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档；跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据；及时准确地与货代公司联系装箱、送仓工作；在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调工作；协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。

一、出口单证工作流程

当收到正确无误的信用证以后，根据货源的具体情况，卖方即办理托运，缮制单证，交单结汇，进行履约的后阶段工作，即单证工作。

它的程序一般为：缮制外销出仓单，办理检验，开立出口货物报关单，制作发票、装箱单等单证，托运和缮制提单或其他运输单证，投保和发装运通知，审单结汇等。

（一）缮制外销出仓单（发运单）

在货物备齐后，业务部门即可开具发货凭证，即外销出仓单（或称提货单）。此单是根据信用证和工厂提供的交货单（或称进仓单）而缮制的。内容包括商品名称、数量、件数、毛净重、唛头和商品存储地点等。

（二）出口货物报验

商品检验是对外贸易业务的一个重要环节。凡应由出入境检验检疫机构实施法定检验的出口商品，以及合同、信用证规定或国家规定须经出入境检验检疫机构检验出证的出口商品，出口前必须实行检验，经发给证书或放行证件后方可报关。一般在报关前10天报验。

（三）缮制出口货物报关单并报关（放行章盖在十联单上）

出口货物报关单是向海关申报出口供海关验关放行的重要单据，也是海关对出口商品进行统计的依据。其格式、项目由海关总署统一制定，内容须载明商品编号、品名、数量、重量、总值、唛头、集装箱号、输往国别、运输方式等。报关时，凭此单证向海关申报，海关验明货物无误后即在报关单上加盖放行章。这时出口商品才能装上运输工具出运。

（四）缮制商业发票和装箱单

一般在缮制“出口货物报关单”的同时，有关部门即进行商业发票和装箱单等缮制工作。凡是信用证项下的单证，必须严格按信用证条款并参照外销出仓单缮制单据。

（五）缮制出口货物明细单并办理托运

托运时出口企业需要提供出运货物的必要资料和有关单据，即出口货物明细单，其主要内容包括托运人、收货人、货名、件数、重量、尺码、船名、装船日期、目的港等。出口货物明细单是出口企业在报关前向船方或货运代理申请租船订舱的首要单据，可提供制作其他单据所必需的资料，应认真缮制。

办理托运必须随时掌握运输工具的情况，努力做到赶先不拖后，并保证单证齐全、资料正确，能顺利及时装运。

在海运方式下，货装妥后，船公司根据大副所签的收货单签发正本提单，交出口公司结汇。

（六）投保

凡是按CIF成交的出口合同，出口方在装运前，应及时向保险公司办理投保手续。投保时须填具投保单（现有的出口公司为简化手续，利用发票副本加注船名、投保险别和保险金额等内容来代替投保单），保险公司据以缮制保险单。

（七）发出装运通知

货物装运完毕后，出口企业必须及时向买方发出装船通知（SHIPPING ADVICE）。特别是在FOB或CFR条件成交时因由买方投保，发出装船通知尤为重要。在CIF条件下，出口企业及时发出装船通知，便于买方掌握运输信息，做好接货、销售、转卖、加工等准备工作，有利于业务的进一步开展。有时信用证规定装船通知的电传或电报副本是议付的单据之一，这时必须按信用证要求及时发出装船通知。

（八）审单

各种单证缮制完毕后，即进入了关键的一项工作——审单。单证的审核工作直接关系到单证的最终质量和收汇安全，涉及企业的经济效益。因此要全面、细致地审核每一份单据。

（九）交单议付结汇

出口企业将经过审核的单证按需要的份数及时送交银行称为交单。议付是议付银行在保留追索权的条件下，购买信用证受益人出具的汇票及其所附单据。结汇是银行在审查后，将单证寄送进口地银行，向其索款，货款到账后，出口地银行将款项打入出口企业的外汇账号或人民币账户，至此才完成一个合同的所有要求，达到出口交易的最后目的，收取外汇。

（十）改单

交单以后，如果银行发现单证有误，出口方应及时进行改单，不可拖延。对国外银行拒付或退回来要求更改的单据，应立即查明原因及时解决。

（十一）单证的留底和保管

出口单证均需有一副本留底。交单后，一套完整的副本单据必须存档，以便改单和查阅。

二、进口单证工作流程

进口贸易大多须先向有关机关申请许可证，取得许可证后才能对外正式签约。进料加工、来料加工以及补偿贸易等的进口货物也需向有关管理机构提出申请，批准后向海关备案，然后对外签订合同。

（一）申请开证

以信用证为付款方式的进口贸易，在合同规定的期限内进口企业须按合同条款向开证银行递送开证申请书，并将外汇或外汇额度移存开证银行，经银行审核后将信用证开给卖方。付款交单（D/P）、承兑交单（D/A）等托收方式成交的则无须开证。

（二）安排运输

大宗商品的进口多采用FOB价格条件，应由进口方安排运输工具。例如，租用船只或飞机到对方港口或机场接运，或向有关船公司订好舱位在对方交货港口受载。租船及订舱工作可委托货代机构办理，也可自行联络承运企业办理，运输工具落实后应及时将装运通知书发给对方。装运通知书的内容一般有合同号码、货名、规格、数量、重量、体积、运输工具、装运期以及承运单位在收货地的代理企业的名称和地址等。卖方据此做好发货前的准备工作，并与承运人在当地代理人衔接装运事宜。

（三）付款赎单

信用证项下的全套单据经过进口方银行审核后送交进口企业，再经进口企业审核认可后，银行即对外付款或承兑。托收（D/P、D/A等付款方式）项下的货运单据也由银行转交给进口企业，但不管是出口方的托收银行或是进口方的代收银行均不承担单据审核的责任，进口企业更有必要加强审核。

无论信用证或托收，进口企业的审核往往是终局性的。经过审核，如发现单据不符或有异状，应通过银行及时提出异议并说明理由。

（四）货物到达后的检验

货物到达后，进口企业应抓紧做好数量和质量的检验工作，属于法定检验商品必须由商检局检验。在合同索赔有效期内取得商检局检验证书，列入国家规定的动植物检疫范围的进口货物，应申请进行消毒和检疫。货物卸下后发现有残损的，须及时通知保险公司做残损检验并协商赔款事宜。

（五）进口报关

货物运达进口方指定目的地后，进口企业应立即缮制“进口货物报关单”并附进口许可证（或类似性质的文件）正本、贸易合同、进口发票、装箱单和运输单据等副本，向进口地海关申报进口。经海关查验单据和货物相符、核定进口关税，进口单位付清关税及附加税后即可凭正本运输单据或有关证明向承运企业或其代理办理提货。

（六）索赔

进口货物经过检验后如发现属于卖主责任的数量短缺或质量不符等情况，须在合同索赔有效期内向卖方提出索赔，索赔时须提供检验证明书和发票、提单等货运单据的副本。