第一课 公文概述

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（1）了解公文的概念、特点及种类。

（2）掌握公文的写作格式。

知识探究

一、公文的概念及作用

1.概念

公文有广义和狭义之分。从广义上讲，公文是党政机关、人民团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。狭义的公文是指行政公文，主要是指国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本课主要学习党政机关公文的写法。

2.作用

（1）规范和指导作用。公文中有相当一部分是法律、规定、条例和办法，具有法定效力，能规范行为、指导行动。

（2）宣传和教育作用。公文承担着宣传、贯彻国家方针、政策的使命，具有教育群众、统一思想、统一行动的功能。

（3）交流和沟通作用。公文能使国家的各项方针、政策在上下级机关、平行机关间传递。通过沟通与交流，各部门相互配合，最终达到步调一致。

（4）凭证和依据作用。公文是办理公务的凭证和依据。离开了行政公文的凭证和依据作用，各级机关就难以开展正常有序的工作。

二、公文的特点

1.法定的权威性

这主要表现在两个方面：一是具有法定的作者，即作者和发布者均是依法成立、合法存在的，是依法行使职能权利和履行义务的机关或首长，任何个人是不能随意制定、发布公文的；二是具有法定的效用，制发公文是行使法定职权的行为，因此对受文者来说，公文具有法定的权威和效用，必须遵守或执行。

2.明确的政策性

明确的政策性是由行政公文的政治内容所决定的。行政机关的行政管理活动，如发布行政法规、宣布重大强制性行政措施、传达国家的方针政策等，都具有强烈的政策性。

3.严格的时效性

公文的效用具有时间性，也就是所说的时效。公文必须及时下发或上达，迅速地解决公务活动中的实际问题。过了一定时间，公文就失去了解决现实问题的效用。所以行政公文在一定历史时期的某一特定时间发挥作用，不具备永久的效用。

4.程式的规范性

程式是编制和办理公文的一系列方法、程序和格式。行政公文具有不同于一般文章的规范的程式。2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》 （以下简称《条例》 ）中对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理和公文管理有明确的规定，要求各单位遵照执行。

三、公文的种类

（1）公文按适用范围划分为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要，共15种（依据《条例》 中的规定）。

（2）公文按行文方向划分为上行文 （下级机关向上级机关报送的公文，如报告、请示）、平行文（平级或不相隶属的机关单位传递的公文，如函、议案）、下行文（上级机关向下级机关传递的公文，如命令、决定、公告）。

（3）公文按紧急程度划分为特急、加急两级。

（4）公文按保密等级划分为绝密、机密、秘密3级。

四、公文的格式

公文的格式分为版头、主体、版记3部分。

1.版头

置于公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，约占版面的三分之一，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

（1）份号。份号是公文印制份数的顺序号，意即将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号，标注时一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。

（2）密级和保密期限。密级和保密期限即公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密” “机密” “秘密” 和保密期限，标注时一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如需同时标识密级和保密期限，二者之间用“★” 隔开。

（3）紧急程度。紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急” “加急”，电报应当分别标注“特提” “特急” “加急” “平急”，标注时一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件” 二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。标志居中排布，标志上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，一般最大不能大于22mm×15mm。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件” 二字，应当将其置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。用3号仿宋体字编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文机关代字通常由三部分构成。第一部分一般取发文机关名称中表地域的字（多为一字，亦可为一字以上，具体以少而不混为原则，如“国务院” 取“国” 字； “四川” 取简称“川” 字，不取“四” 字；“无锡” 取“锡” 字，不取“无” 字）。第二部分一般取该发文机关名称中表工作性质的字（如“政府” 取“政” 字或“府” 字， “党委” 取“委” 字， “公安厅” 取“公” 字等）。第三部分多为表行文方向的字，如上行文一般用“文” 字，下行文一般用“发” 字，也有取公文文种的，如用“函” 字（只限平行文）。年份、发文顺序号均用阿拉伯数字标注。年份应标全称即4位数（如2012），用六角括号“〔〕 ” 括入；发文顺序号不加“第” 字，不编虚位（即1不编为01或001等），在阿拉伯数字后加“号” 字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人” 三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。 “签发人” 三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时，发文字号与最末一行签发人姓名在同一行居左空一字编排。

（7）版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

2.主体

置于公文首页红色分隔线（不含）以下至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

（1）标题。标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关。主送机关即公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关名称用3号仿宋体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，有多个主送机关的，各机关名称之间一般用顿号隔开，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记抄送之上，标注方法同抄送机关。

（3）正文。正文是公文的主体，用来表述公文的内容，要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是。

公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用 “一、” “ （一）” “1.”“（1）” 标注。一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。文中数字、年份书写时不能回行。

（4）附件说明。附件说明指公文附件的顺序号和名称。附件不是每份公文都有，而是根据需要一般作为公文正文的说明、补充或者参考材料。如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件” 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××” ），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名。发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称，用3号仿宋体字标注。其标注位置以加盖印章的公文、不加盖印章的公文和加盖签发人签名章的公文而定。

（6）成文日期。成文日期表明公文从何时开始生效。一般署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。负责人签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。

（7）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。现就发文机关署名、成文日期和印章的配套使用进行详细说明。

①加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照版头中的发文机关先后顺序从左到右、自上而下整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐且互不相交或相切，亦不可离得太远，每排印章两端不得超出版心（一般每排最多排三个印章），首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

②不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字相比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。简言之，意即发文机关署名与成文日期谁长，谁右空二字并以该项为标准编排另一项。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依版头中的发文机关先后顺序自上而下编排，做到等距撑开，长度相同。

③加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，在签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布，在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章。

签发人职务应当标注全称，签名章一般用红色。

④特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，即用印页（发文机关署名页）至少应有一行正文，不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。

（8）附注。附注指公文印发传达范围等需要说明的事项，用3号仿宋字体居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。注意，不写“附注” 字样，具体说明事项与公文的行文方向有关。下行文一般是对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明（涉密），如“此件发至省军级” “此件发至县团级” “此件可见报/广播” “此件可翻印” 等。上行文按规定应当标注联系人（签发人）及联系电话，联系人姓名与联系电话之间一般可用“，”或空一字隔开，如有多个联系人及联系电话的，各联系人及联系电话之间多用“；” 隔开。

（9）附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，编排说明见前“附件说明”之下。

3.版记

公文末页首条分隔线以下末条分隔线以上的部分称为版记，包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

（1）版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（2）抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关（包括上级、下级和不相隶属的机关）。抄送的目的是便于工作中的沟通和协调。标注抄送机关时应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行的左右各空一字编排。

（3）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发” 二字。版记中如有其他要素（如翻印机关和翻印日期等），应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4.页码

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

公文的版式示例如下所示。