1.2 成为高手的十大门槛

1.2.1 把Word当成记事本

Word 2016主要实现文档的处理，具有强大的编辑、排版和审阅功能。

切忌把Word当成记事本。

1.2.2 没保存，工作成果丢失

如何找回因未保存而丢失的文档？

单击【文件】→【信息】→【管理文档】→【恢复未保存的文档】选项。

然后在弹出的【打开】对话框中找到想要恢复的文档，再单击【打开】按钮就可以了。

好了，没保存的文档确实恢复了，可是，要如何防止文档丢失呢？

首先，最最简单的方法是大家养成良好的习惯，完成小部分内容的时候，使用【Ctrl+S】组合键或者单击左上角的按钮，及时保存文档。

除了这种人工方法，还有计算机智能的保存方法。

单击【文件】→【选项】→【保存】选项，选中设置 “保存自动恢复信息时间间隔”和“保留自动保留版本”，还可以根据自己的需要设置时间间隔，最后单击【确定】按钮保存设置。

如果担心计算机坏了，可以通过云盘保存，注册一个属于自己的账号，把文档保存在云端，随时随地都能用。依次单击【文件】→【共享】→【保存到云】按钮进行保存。

1.2.3 只会用空格调整首行缩进

在编写文档的时候，每个段落首行要缩进两个字符，可以按两次空格键。更方便的是按照下面的方法操作。

单击【布局】→【段落】组的右下角的箭头，会弹出【段落】对话框。

也可以选中文本后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【段落】，调出【段落】对话框进行设置。

1.2.4 用空行调整段落间距

你还在用空行调整段落间距吗？其实更便捷的是使用下面的方法。

打开【段落】对话框，找到【缩进和间距】，在【段前】和【段后】微调框中输入合适的数据即可。

1.2.5 让人烦躁的自动编号

在Word中，如果段落以符号（如n、l）或者数字（如“1.”“1、”，数字后必须有其他符号）开始，Word就会以项目符号或者编号的形式开始下一个段落。

但有时并不需要自动添加项目符号或编号，却又取消不掉；或者添加项目符号或编号后，原本整齐的段落样式变乱了，让人又着急又无可奈何。可以采用以下方法来处理。

（1）需要时显示编号，不需要时手动停止编号。

在使用自动编号的过程中，如果后方的段落暂时不需要依次编号，只需要按两次【Enter】键，即可取消Word的自动编号。

编号消失后，输入一段正文内容，如果下方的内容又需要重新继续编号，可以直接输入编号“4.”及正文内容，按【Enter】键即可。

（2）彻底摆脱自动编号的烦恼，永久停止编号。

在Word 2016界面执行【文件】→【选项】→【校对】→【自动更正选项】→【键入时自动套用格式】命令，撤销选中【自动项目符号列表】和【自动编号列表】复选框，单击【确定】按钮即可永久停止自动项目符号和编号。

在自动添加编号后，单击显示的【自动更正选项】按钮，在弹出的下拉列表中包含3个选项，也可以执行相应的命令。

（3）为选择的段落快速添加编号。

如果停止了自动编号，依靠手动输入编号会是一件很麻烦的事情，而Word 2016提供了编号功能，可以为所选段落添加编号。

（4）更改编号设置，使段落样式更工整。

如果编号和文字之间空隙太大，看起来不美观；如果文字有几行，有时段落的缩进也会改变，使文档看起来杂乱，这时就可以通过更改编号设置，使文档整齐、美观。

1.2.6 用空行进行分页

用空行分页不仅麻烦，而且如果前面有改动，后面就乱了！其实Word本身自带分页功能。

单击【插入】→【页面】组→【分页】按钮，就可以结束本页内容并且直接跳到下一页。

现在光标确实是跳转到下一页了，可是往上拉看不到分页符，只需要单击【开始】→【段落】组→【显示/隐藏编辑标记】按钮，分页符就显示出来了。

如果想再次隐藏分页符，单击【显示/隐藏编辑标记】按钮即可。

如果发现分页符用错了位置，却删不掉？把光标移动到分页符前面，按【Delete】键即可（记得把光标放在分页符前面）。

1.2.7 那么多重复错误，不好修改

有一天，你做了一个文档，交给经理看了，经理对你说：你看你，文档中对对方的称呼全是“你”，显得多没礼貌，把“你”字全部改成“您”！

可是，你发现好多个“你”字需要改啊，一个一个改吗？那你今天可能就要加班了……那要怎么做呢？（素材文件\ch01\替换.docx）

单击【开始】选项卡中【编辑】组中的【替换】按钮。

然后在弹出的【查找和替换】对话框中，在【查找内容】栏里输入“你”，在【替换为】栏里输入“您”，最后单击【全部替换】按钮。

看看，是不是一下子把所有的“你”，全改成了“您”？

1.2.8 页面大小总变化

有时候打开Word文档，发现页面大小跟之前的不一样，连字都变小了。难道是系统程序出现问题了？不是的，千万别用增大字号来解决问题，那只能治标不治本，其实，这只是页面显示比例的问题。用鼠标拖动右下角的比例即可。

除了用缩放滑块调整之外，还可以按住键盘上的【Ctrl】键，然后上下滑动鼠标滑轮，向上滚动滑轮，页面显示增大，向下滚动滑轮，页面显示缩小。

你可以看看【50%】和【100%】的区别。

1.2.9 文本位置总是对不齐

文本上下行明明就差一点，总是对不齐。其实这是前后文本格式不对的问题，那么该怎么办呢？

选中需要对齐的文本，在【开始】→【段落】组中，可以找到一系列对齐按钮。根据需要选择一种对齐方式即可。

也可以单击【段落】组右下角的小箭头，在弹出的【段落】对话框中，单击【常规】组中【对齐方式】下拉列表，从中选择需要的对齐方式。

1.2.10 手动添加目录真麻烦

编辑完一篇文档竟然发现还要求要带有目录，还要找好页码，添加空白页，一点一点对齐，手动码目录，这样操作很烦琐，怎样才能快速添加目录呢？

首先，我们需要告诉Word哪些文字是标题，哪些是一级标题等。建议在编辑文档时，先选择好样式。

其次，标题设定完成后，将光标移动到文档最前，单击【引用】→【目录】选项，在弹出的下拉菜单中，选择一种你需要的目录样式。

也可以在【自定义目录中】设置自己满意的目录格式。

选择完成后，单击【确定】按钮，目录就会在光标处生成。