第三节 公文的格式

公文是应用文书中最讲程式化的文种。公文的程式化，在很大程度上是通过书面文字材料形成的相对固定的格式表现出来的。

法规与规章文书在文面上表现为章条式，诉讼文书和部分经济文书（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的应用文书文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这三部分内容的组成与写作规定。

一、文头格式

公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。文头位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

（一）文件名称

文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”“××公司文件”，参见图1。

（二）发文字号

发文字号又称发文号、文号或文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。

发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号，如“粤科院字〔2006〕14号”，表示的是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06”，括号须用六角括号“〔 〕”，不能用半圆括号“（）”。联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号，参见图2。

发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。

（三）签发人

签发人是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。上报的公文需在首页标识签发人姓名，参见图3。

（四）秘密等级（密级）

秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”“机密”和“秘密”三级。秘密等级标注在版心左上角第2行。如需同时标识秘密等级和保密期限，则需加秘密标志。秘密标志为★，无密不标。★前标密级，★后写保密期限，如“机密★1年”，参见图4。

（五）紧急程度（急度）

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”“急件”。紧急程度顶格标识在版心左上角；如需同时标注份号、密级、保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，参见图4。

（六）份号

份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，参见图5。

二、主文部分

公文的主文，包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。

（一）标题

公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。

完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成，如《北京市人民政府关于××工作的通知》。

概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混，令人不知所云，要体现概括性，不能面面俱到，臃肿庞杂。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是公布性公文，如通报、公报、公告等，或内容单一的公文，标题中可省略事由。

（二）题注

题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间和地点。有的题注用括号括上，有的用破折号标识。

（三）主送机关

主送机关，又叫作“抬头”“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。位于正文之前，标题之下，顶格写，参见图6。

如主送机关不止一个时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：

各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局。

普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。

（四）正文

正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。

（五）发至级限

发至级限指文件发至层次，一般写在正文后，落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。

（六）附件

附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号，“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号，参见图7。

有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的。被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用。正文文本已写清这些文件、材料的名称，因此不必再标“附件”。

（七）发文机关

发文机关是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前，参见图8。

（八）签署

签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写，参见图9。

（九）成文时间

一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。

成文时间关系到公文的时效。成文时间要用阿拉伯数字将年、月、日标全；年份应标全称，月、日不编虚位。成文时间，一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，则标在公文标题下，参见图10。

（十）印章

公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正，合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，参见图9。

三、文尾部分

文尾部分格式，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。

（一）主题词

主题词是指标识公文主题、文件类别并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词使用必须参照有关主题词表（如《国务院公文主题词表》《教育类公文主题词表》等）。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2～3个主题词，最多不超过5个，词与词之间，不写标点，空1个字的间距，参见图11。

（二）抄送单位（抄送机关）

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开，末尾以句号结束，参见图12。

（三）印发机关、印发日期和印数

印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。

印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。前面左空1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空1字，参见图12。

印数是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印××份”，有的用圆括号括上，参见图13。

（四）附注

附注用于说明其他项目不便说明的事项，如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字，在成文时间下一行。

（五）页码

页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端，参见图12。

（六）书写与用纸

文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写和排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

有关公文的其他格式规定，请参见《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，具体样式参见图14、图15。