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二、审核的核心原则
为确保审核的有效性和审核的效率,应坚持审核的客观性、独立性和系统方法这三个核心原则。
(一)坚持审核的客观性
审核的客观性表现在三个方面:
1.审核证据是定性的或定量的
审核员所获得的审核证据,必须是“与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息”。审核证据的来源包括:存在的客观事实;被访谈的被审核方有关负有责任人员的陈述;现有的文件记录。要求审核员在实施审核过程中,一方面,要采用正当手段获得可观证据;另一方面,审核证据应该是事实描述,并可验证,不允许包含建立在个人经验或情绪基础上的推理、猜想和判断。
2.应对收集到的审核证据进行客观评价,以形成审核发现
审核发现,是“将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果”。审核发现包括三个要素:审核证据、审核准则和审核发现,它的性质可以是合格(符合),也可以是不合格(不符合)。
3.通过文件形成确保审核的客观性
审核,是一个形成文件的过程。形成的文件包括:审核计划、检查表、现场审核记录、不符合项报告、审核报告、首次会议记录、末次会议记录等。
(二)坚持审核的独立性
审核的独立性表现在以下五个方面:
1.审核是被授权的活动 审核的授权可以来自多方面,如管理者的决策、组织的规定、合同的要求、审核委托方及法律法规的要求等。
2.审核员在整个审核过程中应保持公正,避免利益冲突。
3.审核员应遵守职业规范,开展职业化的审核 如医院评审方面,为规范评审行为,原卫生部发布了《评审员行为规范》、《评审员“十不准”》、《评审员礼仪》、《评审员回避制度》和《评审员再评价制度》等一系列行为管理规范。
4.审核员应具备开展相应工作的能力,且是与受审核活动/区域无直接关系的人员 如医院的内审员要充分理解评审标准,能够运用质量管理技能,还要善于沟通,听取不同观点的意见等。
5.审核员应在审核准则和审核证据的基础上,对被审核方进行客观评价没有客观证据证明受审核方有错的情况下,应采用“无罪推定”原则,肯定受审核方的工作。
(三)坚持审核的系统方法
审核的系统方法表现在以下七个方面:
1.审核包括文件审核和现场审核两个方面 在文件审核符合的情况下,进行现场审核。文件审核的重点是检查管理体系文件执行过程的符合性、充分性、有效性和效率。
2.审核包括符合性和有效性两个层次 符合性是指质量活动及其有关结果是否符合审核准则。有效性是指审核准则是否被有效实施,实施的结果是否达到预期目标。一次完整的审核应包含这两个层次的审核,仅有任何一个层次都不能得出正确的审核结论。
3.审核前应进行策划,以确保其实施的有效性、一致性及审核结论的可信性。
4.利用已建立的方法和技巧进行审核,确保审核证据和审核发现的相关性、可信性和充分性。
5.审核应按计划和审核表进行。
6.审核前应确定审核范围。
7.采用相同的质量管理体系方法,对整个质量管理体系和某个过程均围绕下列顺序收集客观证据。
(1)确定顾客的需求和期望。
(2)建立组织质量方针和质量目标或过程目标。
(3)确定实现质量目标必需的过程和职责。
(4)确定实现质量目标有效性的测量方法。
(5)进行测量并确定过程的有效性。
(6)根据测量结果确定纠正措施和预防措施。
(7)寻求质量改进的机会。
(8)策划、实施、监控和评价质量改进并确定后续措施。