2.3 工资发放前准备工作
员工工资和哪些要素相关，发放工资需要准备哪些数据，作为薪酬管理者必须搞清楚。
图2-1 员工工资关键影响要素
关于员工工资关键影响要素和工资的关系，如下表所示：
表2-1 员工工资关键影响要素和工资的关系表
续表
上述所有表单是薪酬负责人统计薪酬的基础，下面分别予以阐述。
（1）《月度新入职员工统计表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，最迟月度集中提交，也可以通过邮件方式随时提交给薪酬负责人，由薪酬负责人做好汇总和标注。
●注意事项：正式员工的入职信息绝对不能遗漏。
●参考样式：
表2-2 月度新入职员工统计表
●使用须知：合同类型包括正式合同、劳务协议、实习协议等类型。
（2）《月度转正员工统计表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，月度集中提交。
●注意事项：正式员工转正和试用期考核成绩相关。
●参考样式：
表2-3 月度转正员工统计表
●使用须知：正式员工才有试用期一说，劳务人员和实习生不涉及。
（3）《月度离职员工统计表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，最迟月度集中提交，还可以通过邮件方式随时提交给薪酬负责人，由薪酬负责人做好汇总和标注。
●注意事项：正式员工离职信息绝对不能遗漏，否则公司一旦多发薪酬，一般追回比较困难。
●参考样式：
表2-4 月度离职员工统计表
●使用须知：①正式员工才有离职一说，实习生等非正式员工离开公司应该叫“离司”。②离职如涉及经济补偿，需要附带《协议书》原件。③离职类型包括试用期主动辞职、合同期主动辞职、劳动合同到期公司不续签、劳动合同到期员工不续签、协商解除合同等。④补偿金包括代通知金在内。⑤离职手续办理结果包括办理完毕和未办理好，其中对没有办理好的员工最后一笔工资要暂停发放。
（4）《月度员工薪酬调整汇总表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：薪酬调整要随时提交给薪酬负责人。
●注意事项：正式员工入职信息绝对不能遗漏。
●参考样式：
表2-5 员工薪酬调整汇总表
●使用须知：员工薪酬调整汇总表需要附带《员工薪酬调整审批表》的表单原件。
（5）《月度员工绩效工资调整汇总表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，月度集中提交。
●注意事项：正式员工入职信息绝对不能遗漏。
●参考样式：
表2-6 月度员工绩效工资调整汇总表
●使用须知：本表需要根据企业《绩效考核管理制度》制定的考核规则调整完善后再使用，千万不要机械照搬。
（6）《月度员工奖惩统计表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，月度集中提交。
●注意事项：员工奖惩要有对应审批表。
●参考样式：
表2-7 月度员工奖惩统计表
●使用须知：①员工奖惩要有对应制度作为支撑；②奖惩类别包括奖励、处罚两类；③奖惩生效方式包括通过绩效工资或单独奖金方式来体现。
（7）《月度考勤休假统计表》
●数据来源：人力资源部劳动关系专员（办理入职、离职的人员）
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，月度集中提交。
●注意事项：正式员工入职信息绝对不能遗漏。
●参考样式：（后面有样表）
（8）《月度社保公积金汇总表》
●数据来源：薪酬负责人
●提供部门：人力资源部
●提交时机：平时及时汇总，月度集中提交。
●注意事项：正式员工社保缴纳信息不能遗漏。
●参考样式：（后面有样表）
上述表单实际使用过程中要经过制表人、审核人和审批人的确认，这样表单信息和审批内容才完整有效。
【独家秘籍传授】
影响员工薪酬的表单很多很杂，在实际工作中如何提高管理效率避免管理信息无法有效归集？事实上，上述所有表格实际上可以提炼并汇总出3张大表：
（1）表1：《全员信息表》
全员信息表可涵盖员工入职到离职过程中所有关键信息，对于新入职、离职等信息除了在全员信息表总表中概要记录之外，Excel表可以单独建立Sheet记录异动信息，例如新入职、离职、试用期转正、薪酬异动、绩效考核、员工奖惩信息。
这样全员信息表既有基础信息又有异动信息的完整记录，提炼出有效的异动信息给薪酬主管，就可以作为工资表的数据调整依据。
（2）表2：《月度考勤休假数据统计表》
对考勤信息做综合多维度统计，数据完整并且符合企业管理逻辑。
（3）表3：《月度社保公积金汇总表》
对企业社保公积金数据做汇总，符合国家法律、法规的规定。
关于三张样表的样式如下：
表2-8 全员信息表（参考表单）
表2-9 2015年1月考勤休假统计表（参考表单）
表2-10 2015年1月社保公积金汇总表（参考表单）
管理技巧分享
《全员信息表》《月度五险一金汇总表》和《月度考勤休假数据汇总表》以及《工资表》用Excel表作效果最好，有些数据可以通过VLOOKUP函数调用和关联，确保信息正确无误。