Step1 设计输出想象图

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首先大致做一个“暂定Excel表”

Step1 设计输出想象图

Step2 制作输入→输出设计图

Step3 制作路线导航图

Excel作业的第一步，是设计输出想象图。什么是输出想象图呢？就是后面图1-6、图1-7的样子。填入哪些数字？最终呈现出来的表格将是个什么形式？我们要事先对这些进行一个想象，或者说先制作一个“暂定Excel表”。

为什么在正式开始制作Excel资料之前，要先设计输出想象图呢？因为这样做有两个好处：

（1）在作业过程中不会迷失方向，作业速度也能提升；

（2）团队成员共享输出想象图，有了共同的目标，协作起来更加顺畅，减少回头来修改的情况。

您可以尝试一下在没有设计好输出想象图的情况下，就开始制作Excel资料。做着做着，您就会发现，“这个项目的数字该不该填入表中呢”“以往年度的数字，该追溯到几年之前呢”，各种各样的问题会不时跳出来干扰您的思路，弄得自己也不知该往哪个方向走。心烦意乱的情况下，计算也容易出错，从而导致效率极其低下。所以，只有在开工之前扎扎实实地设计好输出想象图，然后按照想象图的方向集中精力一鼓作气，就可以很快把Excel资料做好。

＞＞＞ 制作Excel资料的过程中最大的浪费是“修改或重做”

事前必须设计输出想象图的另一个理由是，可以在开工之前让全体团队成员共享输出想象图，即统一思想，建立共同目标。我们可以通过让相关人员预览输出想象图，收集经营管理层、上司、部下、其他部门同事的各种诉求，然后在团队中分享这些诉求，让大家都知道该制作一份什么样的Excel资料。

举例来说，下面的图1-6就是一份输出想象图。

制作好输出想象图后，我们把它交给经营管理层的领导审阅，他们提出“关于杂志广告，想看到具体每种杂志所花费的广告费”。

得到这个具体诉求之后，我们在正式制作Excel资料的时候，就可以把杂志广告费的详情呈现出来。

但是，如果没有设计输出想象图，就无法事先分享给其他人，自然无法得到任何诉求和反馈。等正式Excel资料制作完成之后，再分享给其他人，那很可能收到各种各样的反馈意见，比如“关于杂志广告，我想了解得更细一点”。这个时候，我们就不得不对Excel资料进行修改甚至重做，这是拖慢工作速度的重要原因。正式资料完成之后，被要求加入新数据，我们还得以新数据为基础重新进行计算，这样多花费的时间，不亚于从头做一份资料的时间。

我估计很多朋友都经历过事先没有经过良好沟通，也没有设计好输出想象图，就开始做资料的体验。当资料完成之后，又收到来自各方的修改请求，于是不得不花时间修改、重做。为了防止这种状况的发生，事先一定要认真听取各方意见，把输出想象图设计完美。

＞＞＞ 最初的想象图，表格可以空着，也可以随便填一些假想数字

设计制作输出想象图的时候，最重要的一点就是“大体差不多就行”，目的是迅速完成。

其实，只要设计好输出想象图的框架，即使不填入数字，也可以让大家通过表格、图表的结构了解这份Excel资料的重点。所以，像下一页图1-8那样的空表格，或图1-9那样填入假想数字的表格，都是没问题的。但有一点大家要注意，我虽然说可以填入“假想数字”，可这些数字也不能太离谱。如果填入的数字脱离现实太远，容易引起读者的误会。我的意思是，在设计输出想象图的阶段，没有必要花时间寻找精确的数字，只要大体差不多就行。

在输出想象图中填入假想数字的时候，一定要注明“假想数字”，以免读者将其当作真实数字。

举个例子，假设我要制作一份销售计划的Excel资料，我先设计输出想象图，结构设计好了，我要填入假想数字。如果我忘记注明数字都是“假想数字”的话，当上司看到这份输出想象图时，就会产生疑惑：“2021年的销售额达到了783百万日元？这个数字是怎么算出来的？”结果，上司关注的焦点就会由整份计划转移到对数字来源的探究上。也就是说，因为我没有注明“假想数字”，结果“成功”把上司的关注点带偏。人有一个特性，就是看到数字时，就想追究一下这个数字的可靠性。为防止读者在“假想数字”上花多余的精力，就要像图1-9那样，明确标注出“假想数字”。