使用清晰、准确、简洁的语句

禁忌

满足于含糊的语句

“这个流程存在‘批量的问题’！”

这是什么意思？批量有什么问题？影响到了什么？

你看，这就是典型的语句含糊不清，让人感觉莫名其妙。

但常见的情形是，几个人都在看着、听着这种含糊不清的语句，却无人质疑。

这是因为对清晰度的要求低，没有建立起苛求清晰的、准确的信息的习惯。

有人会问：“是含糊了点，但这件事情有那么重要吗？是不是小题大做了？”

清晰、准确的描述是问题解决的基本要求。对复杂问题的剖析，是建立在一连串的描述、分析上的，在几个环节上的含糊，似是而非，会导致整体的质量大打折扣。

“怎么就不清楚了？”

“我认为这很清楚！”

没有经过训练的问题解决者，会对连续的质疑感到懊恼乃至愤怒。这是因为他们对自己的标准太低。

接受和传递空白信息

这是比含糊描述更差，却也很常见的情形，就是工具表单上的某些基本信息缺失，完全没有，也能被接受。工具表单是用来使用的，如果连必要的基本信息都没有，那么使用它们能有什么帮助？

例如，一张反映对客户的交付情况的图表，虽然有一堆信息，但是连最基本的交付率都没有，更不用说客户分类或主要客户信息，只有“客户”两个字写在上面，却也被大家相互传递、采用。

这就是因为大家对信息质量的敏感度和要求实在太低。

字斟句酌，就是不落笔

常见的坏习惯还有落笔困难。不少人似乎总想落笔后就不改，或者等所有人都没有异议后再落笔，结果是你看我、我看你，说来说去，就是没人落笔。

难道清晰的语句是不经修改就能直接获得的吗？“没想好”就不下笔是一种好的方法吗？

凡是这么做的团队，你常常会发现他们讨论了半个小时却没有任何书面成果，他们最终清晰化问题或分析了吗？估计什么都没有！

不要怕错，不要怕不完美，不要怕有人不同意。

要赶紧写下来，赶紧修改！

落笔后就不再修改

与落笔难“孪生”的坏习惯是，落笔后就不再修改。不管讨论了多久，写下的内容都没有变化！这种情形真是让人着急。

修改是浪费时间吗？

光说不动笔、讨论无进展，才是浪费时间！

“写得那么清晰会不会浪费时间？”

对于训练有素的人来说，这根本就不需要多少时间！不过对于新手来说，这确实要占用不少时间，能手几分钟就可以完成的清晰化，新手可能一个小时也完不成。然而，除了勤加练习，没有其他选择，想跳过这个过程也不可能。

建议

通过不断修改来提高清晰度

关于书面和口头描述的清晰化，通常的修改过程如下。

甲在白板上写下“批量”，并说：“问题在于批量！”

乙、丙看了，问道：“批量有什么问题？”“你是说批量大吗？”

甲点头，说：“是批量大”，并在批量两字后面补充了个“大”字。

乙、丙看了，还是有些犹豫，问道：“批量大有什么后果？会造成什么影响？这么写还是不怎么清楚啊！”

甲认可，解释说：“这造成了到下一流程的等待时间长，因为要形成一个大批量。”并把白板上的文字修改为“批量大，造成等待时间长”。

乙又看了看，说道：“怎么还是不清楚！什么叫‘大’？什么叫‘长’？”

丙也觉得如此，建议说：“那就写得再具体些！批量大指的是每10件才开始转移，时间长意味着这要占用1个班的时间！”

甲又在白板上修改：“批量大，每10件才转移到下一流程，造成等待时间长，10件耗时约为1个班”。

乙、丙看了说：“好多了，就是有点啰唆！”

甲又在白板上修改：“每10件转移的批量，会造成约1个班的等待时间”。

乙、丙点头道：“不错，看起来清楚多了！”“是的，应尽量避免使用‘大’‘长’之类的形容词！”

这个描述的前后差异，即便只多了几个字，却也是跨越层级的进步！

这样的讨论有什么特点？

√ 边说边写。

√ 越来越清晰。

√ 修改的频率和速度非常快，几分钟内就改了数次。

√ 非常轻松！没增加什么工作量，也没花多少时间，就可以通过多次的修改来得到清晰准确的描述。

答疑

我其实心里都清楚，只是没写清楚而已

可能有时只是没有写清楚，但更多时候，是因为没有想清楚！

要经过多次问询，才能说出来问题到底出在什么地方。这难道只是没有写清楚吗？

写清楚有这么重要吗？这是搞形式！我做实事，不在这上面花时间

问题写不清楚，分析和行动也写不清楚，就不怕浪费大家的时间吗？不怕做了没效果或效果差吗？

写清楚其实并不耗时，尤其是当人已经想清楚时。

最应该避免的是，在本来有时间去清晰化的时候，不去花时间清晰化，问题分析做得马马虎虎，结果花了大家许多时间、精力做了件没有多少效果的事！

在现实中这种情形并不少见。

为什么一定要写？口头表达就不能清晰化吗

动笔实际上是个需要训练才能建立的习惯。多数人都只说不动笔。

一边要记得正在讨论的问题，一边要思考怎么调整，同时还要期望讨论中的几个人都这么做，你觉得容易做到吗？

口头表达的随意性很大，严谨程度低。而且遇到内容复杂、信息量大的情况，若单靠口头表达，对记忆力的要求很高。如果有人能做到像下盲棋那样，棋盘就在头脑中，那估计是能手中的能手了。还是先做个普通人，让有限的“大脑带宽”不要超负荷，简单、轻松、专注地做一件事，而不是几件一起做。

要把语句写下来，看着它、修改它！

自评

对于一段文字描述，我常常是花时间修改多次，从用词到顺序再到标点，力求清晰准确、易懂无误。

A 这就是我

B 有一点像

C 这不是我

D 我排斥这么做