充分使用结构化图文

结构化的图文可以让信息更加清晰、透明、易懂。

充分使用意味着该用则用、能用则用。

禁忌

讨论时只在自己的笔记本上记录

讨论的过程和结论应写给大家看，而不是只写给自己看。

自己知道就行吗？

几个人的理解一样吗？

只是简单的几条信息，如果对比一下每个人的记录，都会发现差异。这是很正常的现象。如果每个人记的东西都一样，反倒是意外：信息传递的准确程度也太高了！

有研究表示，信息在传递中通常只有三分之一被准确传达，三分之一被误解，还有三分之一根本就没有被受众接收到。

随意地假设大家的理解都是一样的，真是太不严谨了。

复杂问题的解决，要依靠事实、分析和结论，如果不展示在大家面前，谁知道大家理解得是不是一样？

不需要大家有一样的理解？

可以看法不一样，但起码应该知道哪里不一样吧？要知道大家对哪部分无异议，对哪部分有不同的理解和意见，否则大家还怎么进行有效讨论？

每个人在自己的笔记本上记，能帮助澄清大家的理解差异吗？难道要对比每个人的笔记吗？

更关键的是，讨论是频繁的信息交流和反馈，不是简单的任务分配，记下就好。在讨论时，可能每个讨论点的状态都会变化，有的被澄清、有的被否定、有的存疑、有的定义下一步的跟进措施。这些不断变化的状态，在哪里能看到？是在某个人的笔记本上吗？这样方便、直观吗？

解决完问题，才补写报告

流程改进和问题解决的报告本身就是一种结构化的图文。

常见的坏习惯就是补写报告：在流程改进和问题解决的过程中不写报告，等任务完成了才写报告。把报告当作多余的事情，编造拼凑，勉强完成。

而在补写报告时，就会发现这也不是件轻松的事情，因为你总会发现之前有些地方做得欠妥。

可是为什么不边做边写呢？

这就是因为懒散、随意的习惯。做事情图快、省事儿、轻松，不想严格地按照步骤和结构来解决问题。

也可能是因为自我感觉太良好，觉得自己很懂，不需要报告来“束缚”手脚。

然而在多数情形下，这么做，不会显得自己有水平、很能干，反而会显得太业余，连基本的习惯都没有养成。

习惯用电脑来辅助讨论

用电脑效率就高吗？

如果观察使用电脑的会议，就会发现会上常常是一个人忙着操作，其他人“傻傻地”看着他操作，等着他操作完成。

使用电脑辅助讨论的一大缺点是，一人操作、众人旁观。每个人即使想动手写点什么、改点什么，也不方便。最终导致讨论的效率低、参与程度差。

讨论时如果对图文修改的频率很高，用电脑除了省些纸，没有别的优点。例如，要调整一段图文在版面中的位置，或者增减文字，用传统的纸笔可能更简便、灵活、方便众人参与。

虽然有的软件可以供多人在线同时编辑，但是如果每人都抱个电脑来开会，大家是不是都在看同一个页面可能就有疑问了。

有时电脑操作还会分散人的注意力，如果遇到需要调整字体、格式后才能让人看得清楚的情况，就要频繁地扩大或缩小页面来进行展示。而且屏幕上只能展示讨论的部分内容，不能把全部内容都放在屏幕上，否则文字太小看不清，这完全不如直接看纸面灵活。更何况电脑偶尔还会冒出个使用问题。使用电脑来辅助讨论的效果其实远没有想象中那么好。

把图文不易懂当作正常情况

图文让人看不懂，不少人还觉得很正常，把让大家都能看懂当作超高要求，让人看不懂倒被视为理所当然了！

“不是还有口头解释吗？”

口头解释当然对他人理解有帮助，但因此就可以放弃易懂的书面呈现吗？

“这是个专业问题，没有专业知识的人肯定看不懂！”

真有这么复杂吗？具备普通知识水平的人，就不能理解了吗？哪个相关的知识点很复杂，一定需要额外的解释？如果一定需要额外解释的话，不能用几句话说清楚吗？

有时，制做图文的人自己就没有搞懂，所以根本顾不上他人能不能懂。

有时，制做图文的人自己明白，但不知道怎样才能让他人也轻松地明白。其实人的理解力都是类似的，图文的结构、步骤、层次都可以帮助人轻松地理解。很多情况是，图文逻辑混乱、步骤不清，罗列一堆数据、图表、分析、结论，让读者自己去琢磨，根本就不能让人轻松地明白。

首先自己要搞清楚内容及各部分之间的关联。只有自己搞明白了，才可能展示得明白。

有个说法是“真理都是易懂的，凡不好懂的都有问题。”蒙人的话或兜圈子的话，都是不直接、没逻辑的，所以不易懂。

建议

大家共用一个图文来讨论

对于复杂问题，口头讨论有明显的不足。

大脑一边回忆和整理众多信息，一边思考其中的关联，这样的工作负荷太大。最轻松的方式是，将信息像一张特别容易理解的画那样展示在他人面前，他人不用去回忆、整理，只需要去琢磨和质疑其中的内容和关系。这就像弓和弩的区别一样：一边费力拉弓，一边瞄准，不经过长期的专业训练，根本射不准；而弩不一样，拉弦和瞄准分离，只需短期练习，就可以成为好射手。结构化的图文，就是帮助我们把整理和回忆从思考中分离出来，让我们的大脑更轻松地工作。

大家都看着一个图文来讨论，并在讨论中随时对图文进行改动，这样工作效率更高。

尽量使用白板、钉板、挂纸板等工具

最常见的情形是使用白板、钉板、挂纸板来辅助讨论，这样方便改动，因为只要一推敲，就会有大量的图文修改。使用这些工具能够让所有人看到的都是一样的内容，信息的清晰度和准确度就大大提高了。这些工具也能够让所有参与者都动手修改，提高参与程度。

钉板的一大优势是改动更方便，配合纸卡，可以把写下的内容很方便地移动以调整顺序、增加或删除内容。

白板和挂纸板就显得没有那么灵活了。白板比挂纸板修改更方便，而挂纸板可以很容易地增加页面。

拿出上次讨论结束时的图文

持续地修改同一个图文。

上次讨论结束时修改的图文在哪里？拿出来接着讨论。

上面除了过往的分析记录，还应写有上次讨论结束时所遗留的问题、分析或应采取的下一步行动。检查一下现在的状况如何。

通常一个流程改进和问题解决活动会持续数周，钉板可以放到固定的位置，以便工作时继续使用。

图文边讨论边更新

图文最主要的功能不是汇报，而是供成员在内部使用，使用方式也不是在讨论后更新，而是边讨论边更新，讨论结束时图文也就更新好了。不需要多余的文本工作，最多拍张照片发给大家就可以了。

那种为了汇报才修改图文的工作习惯，完全是用错了图文使用方式。不要埋怨更新图文是多余的工作，是使用者的坏习惯把好方法变成了“蹩脚货”。

使用较为固定的图文格式

图文格式应较为固定。

对于固定的图文格式，所有人都知道其中的结构，该有什么样的内容出现在什么图文中的什么位置。这使得相互理解变得更为轻松、容易，人们不用去理解格式，只需要去理解内容。

避免随意地调整结构，这会给理解增加不必要的麻烦。

A3报告是常见的工具之一。有个很简洁的使用方法，只需要把A3报告分成4个部分。

A3报告由丰田的大野耐一首创。他老人家没耐心听人汇报，于是要求汇报人提炼报告，必须在一张A3纸上把汇报内容写明白。A3报告像浓缩咖啡，去除了水分，只保留精华。

A3报告中的分析方法也可能包含明显的图文结构，如鱼骨图的5M1E，就显示了分析的角度和内容。

让他人轻松理解，花精力去提意见

使用结构化图文，便于自己和他人理解。

一种不好的习惯是，展示一堆图表、数据，内容是很多，可是它们之间的联系、顺序，以及发现点、结论在哪里？

这种工作方式，本身就制造很多麻烦，耗费很多精力。信息的提供方式有点像丢垃圾，或者像出谜题，里面暗藏断点、谜团，让人去整解思路和线索，把精力全耗费在理解图文上。

合格的图文，应该让人轻松理解，并在理解的基础上，花精力去提问题。即便是对这个问题不熟悉的人，都能轻松看懂图文。这样的讨论，效率才高！

把问题展示得清晰、易懂，需要经过大量练习。既要在大处着眼，如结构、层次等，让人心领神会，又要在细微处留意，如字号、颜色等，让人轻松阅读和理解。

个别人会有这样的想法，就是没想让人看懂，希望他人不要太明白。担心他人越明白，提出的质疑越多。他总是觉得自己是对的，自己的方法是好的，他人什么都不懂，他人的想法是多余的。

真的是这样吗？

不要说专家能提出质量很高的问题，就是非专业人士，也一样能提出很好的意见。连好意见都嫌烦，不想听，这种心态好吗？

遵照A3报告的书写要求

在《A3思维：丰田PDCA管理系统的关键要素》一书中，作者总结了A3报告的要素，可以把这些视为对A3报告的书写要求。

√ 逻辑性：因果联系的清晰和严谨。

√ 客观性：基于事实和数据，多角度地看待问题。

√ 结果和流程：展示流程的相关信息，流程与结果之间的关联，针对现状的分析或对方案的设计。

√ 综合、提炼和图形化：在非常有限的版面上，提供全面、深入、具体的信息和认识。

√ 相关性：动机与主题、目标、分析、原因、方案、结果之间的关联性。

自学或接受了一些简单指导的新手，很难写出及格水平的A3报告，即便他们可能自认为质量不错。

而只用十分钟或半个小时就能写完的A3，估计等同于废纸：没有思考就没有质量。

最可行的提高方式，就是接受教练的长期指导。

A3报告的质量，就代表流程改进和问题解决的质量，也代表相关人员乃至组织的能力水平，这只是同一件事情的不同体现而已。

答疑

问题很清晰、很简单，没必要用A3报告

有不少人嘴上说A3报告是个好工具，实际上却说一套，做一套，当自己遇到真实情况时只会说：“这个问题已经很清晰了，几句话就能说清楚，用不着写A3报告！”

不用，实际上就意味着没有接受这种工具，没有养成使用的习惯，而不是所谓的“条件不适合”。

问题真的就这么简单吗？

想知道他人的意见吗？他人根据什么来提供意见，仅仅是根据口头的描述吗？

讨论、深挖，都要基于当前的事实、分析和结论。可这些在哪里？在嘴巴里，还是在脑袋里？

这么做，太业余了！

自评

对于一个问题，我会随手拿张纸，手绘个图形，或者用A3报告等工具，把内容的结构层次展示得特别清晰易懂。

A 这就是我

B 有一点像

C 这不是我

D 我排斥这么做