思维导图囊括“TO DO”设计

什么是整理时间？

乍一看去，会觉得“整理时间”是一个非常虚化的概念，当我们什么都不做的时候，时间也在静静流逝，没人可以控制，谈何整理？

所谓整理时间，其实就是在整理某一时间段内，你手头要做的事情。如果你的生活非常繁忙，常常把自己的待办清单写得满满当当，每一项工作都会占据你的一段时间，那你的“时间盒子”就像自己的杂物间一样，需要去整理安排。

如果你的生活非常清闲，在处理完手头的任务之后，仍然还有大把时间可供挥霍，不知道该做什么，在这种情况下还需要整理时间吗？也是要做的。当你在整理手中工作的时候，就是在重新规划你的时间，你可以意识到自己到底有多少富裕的宝贵时光可以利用，并通过自己的思考用合适的方式填满它。

这样一来，我们就实现了概念的落地，让“整理时间”真正可行起来。

整理时间就是在整理我们在短期或长期要做的事情，尤其是工作中的事务。用思维导图的方式来整理和体现，我主要有两种需求：一是长期遵守的时间管理规则；二是每一日的时间整理。

面对第一种需求，我往往会将其分为六到七个一级分支，这是我固定会关注的几个大类别。如下图所示，我的长期时间整理方案里一级分支分别为：

图2-2

1.规则：长期遵守的时间管理规则

我会将自己在时间安排当中长期遵守的规则写在第一个一级分支下，以免在相对较长的周期里，遗忘自己的规则安排。这样可以避免后期出现手忙脚乱的情况，不会让自己的工作重归混乱或需要再次进行整理。

比如，我的习惯安排是“每周一召开小组会议”“周五进行个人的一周工作总结”“周六或周日挑一天完成自己的副业内容”“每天下午上班时间前查看自己的投资账户”。

这些整理方式，能让我知道自己在某些时刻该干什么，只要把规则写下来，在接下来的日子里照着做就可以了。这有效地保证了我在处理当下的工作时，不会被其他安排所分心。

比如，只有周末的时候我才会统一计划自己的副业，并进行下一周的副业安排，就可以在工作日全身心投入到自己的主职当中，即便遇到了问题，也可以暂时记录下来，统一等待周末处理。这在一定程度上保障了专注，能维持当下的最高效率。

2.工作规划：分为思考和动手两个层面

对我来说，我的工作分为两大类—— 一类是思考类工作，包括写作等书面工作全部归类到这里；一类是动手类工作，比如要进实验室进行实操、操纵仪器等。

相对来说，动手类的工作时间安排并不完全取决于我，因为申请实验室或使用仪器需要在预约之后进行时间调配，具体安排到每个人身上的时间都无法提前预知。所以我把工作分为思考类和动手类之后，就相继在其分支下面详细写下这一时间段内我的长期任务，保障自己不会遗漏任何点。

在工作当中，则会按照短期内获取的信息来进行详细的时间安排。比如接下来一周都没有我的实操工作，那我就会将时间全部放在思考类工作里。同时，在整体调配上，我会尽量将其穿插安排，因为长期伏案也会降低效率，而总是操作仪器则显得过于枯燥、影响健康。

3.个人需求：工作之外的需要

在我刚开始工作的时候，曾经有很长一段时间并不懂得张弛有度地进行安排。那时我认为勤奋工作、短时间内产出尽可能多的成果就是一种自我实现的方式，所以把生活中大量的精力和时间全部安排给了工作，却忽视了自己的个人生活需求。

如果你也感受过那种忙碌，就会发现如果自己没有主动去享受生活的话，很容易把日子过得一塌糊涂。当我的注意力全部放在工作上时，甚至长达几个月都没有跟朋友出去聚过一次会，也没有在城市的公园里散过步，有时忙起来，一个月都想不起逛逛超市，给自己买一袋水果。

这样持续了大概有半年，我明显感觉到自己的热情和精力都在急速下降。当缺少了来自生活的滋养，完全忽视自己的个人需求时，工作的成功或财富的增长就完全失去了成就感。

于是我开始有意识地写下个人需求。并不是只有工作才值得被安排，整理时间，写下自己的个人需求，留出足够的时间去享受生活也是很重要的。这就像高速路上的加油站，短暂的补充能量可以让你的精力变得更充沛，接下来也会走得更加顺畅。

4.目标：长期来看对自己的期许

接下来我会写下这一段时间里自己的目标。工作安排并不等于目标，只是对我们现在已经知道的、需要做的事情进行一个安排。目标则是长期履行计划后期待的工作成果，之所以要在一个时间安排思维导图里写下目标，是为了在每一次因为分配时间而去看这张思维导图时，都能意识到自己最开始想要的是什么。

并不是每个人都能不忘初心。事实上，当我们把精力投入到繁杂的工作当中，很容易过度着眼于当前，而缺失了对未来的规划和期望，从而遗忘一开始做这些事情的目的。有了目标的指引，整个时间规划才不会偏离我们最初的期待，而写下这种期许，也能在你想放弃的时候起到鼓舞的作用。

5.灵感：随时补充未来的工作规划

相信很多人都会在生活中产生一些对当前工作或未来规划的灵感，尽管它们可能看起来并不能立刻实施，但我们也应该将其记录下来。即便现在看来，你可能觉得这些灵感的实施非常困难，甚至一时半会儿想不到好的解决办法，但写下来就意味着你还会有机会思考这件事，还会用新的灵感去填补这个框架。

如果你放弃了自己的灵感记录，十有八九会忘记当初的想法。

我曾经有过一个关于儿童绘本的选题灵感，因为过去从来都没有做过绘本，在短期内看似乎很难实施，就把这件事给遗忘了。大概过了一两年，突然有一位要好的编辑与我商量，问我是否有想法基于自己的工作来画一本绘本，我当时就感觉无从着手。

因为这个消息来得很突然，我没有进行过任何准备，所以一时之间也不知道该怎么处理。那时我突然想到了自己之前的灵感，如果在最开始我没有放弃得那么快，一两年的时间，哪怕偶尔补充一下，也足以让一个灵感从粗糙变得成熟。

因此尽管现在来看你可能做不到这些事，但也别敷衍对待你的灵感，把它写下来，偶尔有精力的时候思考一下，不必作为一个硬性规划的目标，你一定会在某个时刻感到自己有所收获。

6.未确定：还未确定安排下来的工作

我们手头的工作不可能全都是确定要做或确定不要做的，一定也会有一些“现在还没有确定，关注后续通知”这样的工作。面对这些工作，我们也应该留出一定的时间或精力，时刻准备着消化它。

如果你把这些未确定的工作抛除在自己的时间计划之外，就很容易遗忘，如果有一天突然确定，就很容易打乱你当前的安排。意外总是会出现，但我们也希望将发生意外的可能性降到最低，所以还是尽可能地将它们也写下来，让自己提前准备。

通过这样一个长期待办事项设计，我们能对自己当前的工作规划、时间分配有一个更加合理的认识。而这一类型的思维导图一定要留下更多空间，方便自己补充，它可以是一个季度乃至一年的规划，能让我们在一个大的周期里面得到有效指导，少了很多安排时间的苦恼，保障自己长期的工作可以按部就班完成。