Part B Communicating—Letter Style
A. Full block form / Flush-style.
Peter White
Grand Trade Co.
24 Clundy Will Road
Shrewsbury MI25625
Canada
June 3, 2021
Jameson Sterling
25 Silver Street
Birmingham
Great Britain
Dear Mr. Jameson:
Price list of new products
(Ref.: AS4121)
We are pleased to inform you that we have just marketed our new products, model No.232, No.256, and No.278. We believe they are competitive in both quality and price. Enclosed please find the introduction and price list of these new models. We shall be grateful for receiving your inquiry on any of them.
Yours sincerely
Peter White
Sales Manager
B. Modified block form with indented paragraphs.
The Blandy Trading Co., Ltd.
24 New Chansy Road, Toronto, Canada
Peter White
Grand Trade Co.
24 Clundy Will Road
Shrewsbury MI25625
Canada
June. 15, 2021
Dear Mr. White:
Subj.(Re): Inquiry No. 202
We were pleased to acknowledge your letter of May 21, 2021, informing us that you are interested in our new products.
At present, we have no stock of model IRT washing machines and do not expect further deliveries for next month. We’ll notify you immediately when our stock comes in.
Yours sincerely,
(signature)
J.P. Hook
Sales Manager
(C.C.)
P.S.
Encl.
Writing Notes
（一）商务信件的结构
1. 信头（Letter Head）
通常指预先印制在信纸上方正中位置的内容，一般包括写信人的单位名称（Name of the Company）、地址（Address）、电话（Telephone）、邮编（Zip Code）等。在没有印制公司名头信息的信纸的情况下，也可以在空白信纸上打印上述公司信息。带有信头的商务信函一般会显得更正式一些。
2. 信内地址（Inside Address）
这是指在信中打印上的收信人地址。一般按照收信人名称、单位名称、地址、所在市、所在省/州、所在国家等顺序来打印。信内地址一方面是英文信函常见的格式，另一方面也便于装入透明窗口信封。通常写信人会折叠信件，并将地址一面朝上，正好放置在信封“窗口”处，从信封外就可以看到收信人的姓名、地址。这样就不必在信封上再写地址，如：
James Dimon
JPMorgan Chase ＆ Co.
No. 270, Park Street, New York City,
State of New York
Professor Mike Strip
Rotman School of Management
100 St. George Street, Toronto, ON M5S 3G3
Canada
（注：ON为Ontario的简称，M5S 3G3是邮政编码。）
3. 写信日期（Date）
美国和英国的日期表达方式有所差别，在美国日期标注的顺序是：月/日/年（month / day / year）；而英国日期的顺序是：日/月/年（day / month / year）。在信中的日期尽量不要用简写的方式，即阿拉伯数字加“/”间隔来表示，如08/06/2019，因为这种情况有可能会将月份和日期混淆。清晰并较为正式的日期表达为：
·August 6, 2019（美式表达）
·6th August, 2019（英式表达）
4. 事由或参考号（Subject Line / Reference No.）
在商务往来信函中，通常用单独一行来简洁说明函件主要事由，这样可以使收信人马上了解信函有关的事项，便于尽快处理。或者当收信人不明时，了解该信函有关事项应由单位哪个部门来处理。在收信部门有多项业务（合同）时，参考号可以帮助收信人马上找到相关的订单或合同等，确保不会弄错弄混，如：
·Subj. The Contract No. ICIA564
·Re. Shipment under the Order of Leather Bags
5. 对收信人的称呼（Salutation）
对收信人的称呼比较常用的有Dear Sir、Dear Madam、Dear Mr. / Ms.。在商务往来中，对女士的称呼一般使用Ms.更合适，因为该称呼适用于所有已婚或未婚的女士，显得更有礼貌。如果明确知晓收信人的姓名和职位，也可以称呼其职位（Title），如Dear Dr. Smith、Dear President、Dear Chief Manager、Dear Professor等。
6. 信函正文（Body of Letter）
正文是信函的主体部分，是就业务或交易与收信人交流的核心内容，也是收信人最关注的部分。正文的表达是否清楚和准确，措辞语气是否得当，都会影响业务交流的效果。正文一般也由3部分组成，可以用3～4段来完成。
（1）信的开篇，可以开门见山表明本信函是关于具体哪一个订单、合同、信用证的业务，写本信的主要目的。如果是初次打交道，应表明从哪里获知的收信人的名称、地址。一般用一小段文字来完成，如：
·We obtain your name and address from Mr. Frank White, our mutual friend. We learn that you are interested in Chinese handicrafts and intend to import some popular ones for holiday season sales.
我们从共同的朋友弗兰克·怀特先生那得知你方的名称和地址，了解到你们对中国手工艺品感兴趣，打算进口一些受欢迎的手工艺品用于节日销售。
·We refer to your inquiry about silk garments. We have specialized in this line for 20 years and have developed over 220 types of silk garments. What you need happened to fall in our categories. We would like to give you a detailed introduction to our products.
关于你方对丝绸服装的询价事宜，我方从事本行业20年，开发了220种丝绸服装。你所需要的正好在我们的产品目录中，我们很愿意为您详细介绍我方产品。
（2）展开所要讨论或沟通的问题。这是正文的主体，应清晰准确地表述写信的意图，或对收信人提出具体的要求。这部分可用1～2段文字来完成。
·Please quote us a firm offer for 100 MT of rice of northeast China on the basis of CIF.
请按CIF条件给我们报一个100公吨[1]东北大米的实盘。
·We officially invite you and your General Manager to pay a visit to our company. We would like to show you our production lines for TV.
我们正式邀请您和总经理来我公司参观。我们想带您去参观我方电视生产线。
（3）正文结尾，表达希望尽早收到回复，或期待良好的合作，或表达歉意或感谢等。这里一般使用客气、礼貌的表达语句。有一些经常使用的表达方法，如：
·Your early reply will be highly appreciated.
·We are looking forward to your early reply.
·Thank you for your kind cooperation in advance.
·Please give us your opinion at your most convenience.
7. 结束敬语（Complimentary Close）
这是信函结束时的礼貌表达，和中国信函的“此致、敬礼”是一样的。通常的表达方式有：
·Sincerely yours
·Best regards
·Best wishes
·Yours
·Yours truly
这类结束敬语通常要写在信函正文结束后的下一行（或空一行），其中仅首字母大写即可，结尾加注逗号。
8. 写信人签名（Signature）
签名应在结束敬语下方。往来信函中使用手签是最好的，表示尊重和重视。也可以用印章或打印电子签名，表明该信件不一定亲自撰写或过目。为了便于收信人知晓写信人的姓名和职务，防止手签名不易识别，写信时也可以打印上写信人的姓名和职务，然后在旁边或在上方手签，如：
Yours sincerely,
James Carter
Sales Manager
9. 其他内容（Additional Possible Contents）
（1）随信附件（Enclosure）。如果信中有随附的文件，如报价单、产品目录、样品单等，可以在信的末尾用简写表示，如：
·Encl. Price list.
·Encl. Products catalogue.
（2）副本抄送（Carbon copy, C.C.）。如果写信人希望其他部门或其他相关人员也阅读此信，可以在Encl.的下一行进行标注，如：C.C. Sales Manager或c.c. Mr. Smith。
（3）附言（Postscripts, p.s.）。如果信写完后，觉得还有事情需要交代，但并不很重要，不必写到正文里，则可以用附言来表达。一般写在Encl. c.c.的下一行，如：
p.s.
The samples will be dispatched by separate mail.
样品将另行邮寄。
如果交代的事项也是比较重要的，则应放在正文中。
（二）电子邮件格式
（1）电子邮件不需要信头，收件人地址也按电子邮箱系统设定好的填写即可。如果需要抄送其他人或部门，可以点选邮箱系统提供的选项并填写地址。写信的日期由系统按当日当时发送邮件时自动生成。
（2）邮件的主题即Subj.，与纸质信函一样，用简短的句子表明来函主要意图，或标明所涉及的订单、合同、信用证等。
（3）对收信人的称呼、电子邮件正文、结束敬语等，均与上述纸质信函一样。
（4）写信人落款签名时，除了姓名职务，还应该包括所在部门、公司名称和地址（应写到国家），即将原应在纸质信函内的发信人地址写在落款处。签名则可以使用电子签名。
（5）发信人最好使用单位的电子邮箱系统，通过个人邮箱发邮件。用带有单位域名后缀的邮箱，一方面表明信函更加正式，效果如同用带单位名称信头的信纸。另一方面，在网络信息混杂、垃圾邮件频繁的现实背景下，用单位邮箱系统发送邮件的真实性更强。而使用单位的个人邮箱，则更显诚意。
（6）如果有产品目录、价格单等附加文件，做成PPT文件作为附件即可。在往来文件传送中，使用PPT文件格式更加安全准确，在传输中一般不会发生更改，收信人也不能够编辑文件。
Writing Exercises
1.用A格式或B格式给国外的一家企业写一封正式信函，介绍自己的公司及主要产品，并表示今后愿意有商业往来或合作。要求不少于100个单词。
2.给国外一家企业发电子邮件，介绍本公司产品，并附产品目录一份。要求不少于80个单词。
[1] 1公吨=1 000千克。