第一节 认识文书
案例导入
职场中的你、我、他几乎每天都与文书面对面，或者直接使用文书办理有关事务。
概括而言，文书是机关、企事业单位办事的工具。文书是在人类社会实践活动中形成的，其形成主体既包括各种社会组织，也包括个人；文书是为了某种特定的意图而形成的，具有明显的针对性，而不是随意做出的文字记录；文书具有直接的应用价值，是解决实际问题的有效工具；文书是以书面文字形式并按照特定的格式表达信息的记录。
总之，有人类活动的地方，就一定会有文书的形成和使用；有机关单位的处所，就一定会有公文的产生和使用。
一、文书的家族体系
文书是前述事物的总的称谓。为了深入认识文书，需要将文书划分为不同的类别加以说明。
（一）文书的分类
（1）私人文书。私人文书是专门用于私人事务的文书。公民个人、家庭或家族在办理私人事务过程中，凡是为了直接应用，按照约定俗成的格式制作和使用的书面材料，都属于私人文书的范畴。私人文书包括日记、自传、家谱、年谱、著作手稿、私人书信、私人契约、墓志、遗嘱等。其拟制方法和使用要求基本遵循约定俗成的原则，没有法律意义上的规定。
（2）公务文书。公务文书简称公文，是各级各类机关和社会组织在办理公共事务过程中形成和使用的书面材料。例如：发布政令、传达指示、答复意见、部署工作时，就要使用命令、决定、通知、批复等领导指挥类文书；向社会各界公布应当周知或遵守的事项时，要使用公告、通告等公布周知类文书；向上级机关汇报工作、请求指示和批准、询问、商洽、答复有关事项时，要使用报告、请示、公函等报请商洽类文书；等等。
（1）通用公文。通用公文是指一般机关单位在办理公务过程中普遍使用的文书。
（2）专用公文。专用公文是指在一定的业务范围内由专门的机关或业务部门形成和使用的文书，如外交文书、司法文书、会计文书、计划文书、统计文书、保险文书、税收文书、商务文书等。专用公文在内容、形式、拟制、处理和保管要求等方面，与通用文书相比，具有其自身的特点。
（1）特急件。特急件是指内容特别紧急，要求在最短时间内传递与处理的文件。
（2）急件。急件是指内容紧急，要求迅速传递、处理或在规定的时限内办理完毕的文书。
凡有明确办理时限要求的公文，应按照公文格式规定，在公文眉首右上角和文书封套上标示办理时限，提醒领导及有关部门迅速传递和办理，以免耽误工作。
（1）上行文。上行文是指下级机关向所属上级机关报送的公文，如请示、报告等。
（2）下行文。下行文是指上级机关向所属下级机关下达的公文，如决定、通知、通报、批复等。
（3）平行文。平行文是指不相隶属机关之间往来的公文，如公函等。
上行文、下行文和平行文反映了机关之间不同的工作关系。机关对外行文，必须正确区分收文机关与发文机关之间的行文关系，选择不同文种，并注意语言和语气得体。
在文书的大家族中，目前，书面形式仍然是占据主流的形式。不过，随着科学技术的发展进步，非纸张形式的文件材料正在迅速崛起。尤其是在电子商务、电子政务高速发展的趋势下，可以断言，文书的大家族将会有更多的成员闪亮登场，文书制作、管理和使用的现代化大潮正在阔步向我们走来。
（二）现行公文文种
根据2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，我国现行公文文种共有以下15种：
（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（2）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（4）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（5）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（6）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（7）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（8）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，以及批转、转发公文。
（9）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（10）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（11）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（12）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（13）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（14）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（15）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
上述文种反映了公文所具有的不同性能。正确使用文种，不仅是撰写公文的要求，而且有助于提高公文管理的规范化水平，准确表达发文意图，便于受文机关及时处理，切实发挥公文的作用。
各类社会组织在处理公务过程中，除了应用上述法定公文文种外，还大量使用下列实用文种传达意图、记录活动、沟通情况、发布消息。
（1）总结：是本单位针对以往一段时间的工作进行回顾和概括性评价，归纳出规律性的认识，以指导今后工作的书面文件。总结的实质是人们对人类实践活动规律性的再认识。
（2）计划：是本单位对未来一段时间的工作或即将开展的某项活动所做出的预想性安排的书面文件。计划对机关工作、活动具有直接的指导和规范作用。
（3）简报：是各类社会组织在日常工作中普遍使用的，用于简要汇报工作、交流信息的书面文件。
（4）大事记：是按照时间顺序记录一定时空范围内发生的重大事件、重要情况以供查考的实录性事务文书，是一个单位、一个行业、一个地区、一个政党乃至一个国家各个领域大事要事的简要记载。
（5）会议记录：是领导指定的记录人员在开会过程中同步完成的会议情况的实录性文书，是会议情况的原始凭证。
（6）倡议书：是社会组织或个人向公众或某些组织成员公开提倡和建议开展某项有意义活动的书面文件。
（7）邀请书：是为了邀请别人前往某地聚会或参加某项社交活动而专门拟制的具有礼仪性质的书面文件，又称请柬。
（8）聘请书：是为了聘请某人担任某一职务或承担某项重要工作而向受聘人发出的具有礼仪性质的书面文件，又称聘书。
（9）感谢信：是为了感谢对方的支持、帮助和关心而专门拟制的书面文件。
（10）表扬信：是为了表彰某些集体或个人的先进事迹、思想、风格等优良品质而专门拟制的书面文件。
（11）欢迎辞：多数情况下用于礼仪场合，是领导人为了表达对来访客人或新到成员的欢迎之情所发表的讲话。
（12）欢送辞：也属于领导人在礼仪活动中发表的讲话，但内容与欢迎辞有较大区别。
（13）答谢辞：是代表一定的机关、社会组织或本人在接受欢迎、欢送或表彰、奖励时表达感谢之情的书面文件。
二、文书的基本特点和重要功能
文书是人类社会特有的产物。自从人类进入文明时代以来，文书就在人类社会实践中担当着极其重要的角色。广大公务人员在日常工作中几乎每天都要与文书打交道。要真正使用好文书，必须深刻认识文书的基本特点与重要功能。
（一）文书的基本特点
文书与人类的实践活动密不可分，有人类实践活动，就必然有这种性质的记录。从文书形成的过程来看，文书是伴随人们的社会实践活动产生的，它真实地记录了形成者在特定时间和空间范围内的所思所想、所作所为，并非事后收集和编写而成。就整体意义上而言，文书内容与人类社会实践活动的同步性，决定了文书所记录的内容在本质上的真实性与客观性。这是其他信息载体无法取代的。
文书作为一种信息载体，首要功能在于传递信息。这是由人们制作文书的目的决定的。可以说，人们制作文书的直接目的是向受文者传递某种信息。这种信息的传递范围，从纵向说，可以超越时间的限制；从横向说，可以跨越空间的限制。文书的价值就在于将其形成主体的意图告知有关组织和个人。离开信息传递过程，文书就失去了自身的价值。
总之，文书的客观记录性和信息传递性，是密不可分的两个方面。记录是传递的条件，传递是记录的目的。没有客观记录性，文书的传递就失去了意义；没有信息传递的价值，文书就失去了记录的必要。因此，文书的客观记录性和信息传递性，既相辅相成，又互为因果，共同构成了文书的基本特点。
（二）文书的重要功能
文书的客观记录性与信息传递性，决定了文书具有下述重要功能。
无论是社会组织还是公民个人，制作文书的目的不是满足自我欣赏的需求，而是将特定的信息传播给特定的受文者。无论这种传播的距离是远是近、传播的范围是大是小，离开传播都会失去制作文书的意义。因此，传播信息是文书的首要功能。
文书的内容是文书形成主体当时的思想意图和实践活动的历史记录，作为一种信息记录的形式，记录过程是客观的，记录结果是真实的，因此，原始凭证功能是文书区别于和优越于其他信息载体功能的重要体现。这种原始凭证功能，是文书能够转化为档案的决定性因素。
三、公文的特点与功能
（一）公文的特点
公文与其他文书相比，有其鲜明特点，主要表现在下述几方面。
公文是阶级社会的产物。它是以书面形式为特征的政治性书面工具。它是基于国家政治目的的需要而产生和使用的。鲜明的政治性是公文在形成原因和使用目的上的突出特征。
公文不是一种普通文章，撰写公文是一项十分严肃的具有政治性的工作。这是学习公文写作首先要认识到的一个重要问题。
由法定作者制发，是公文在作者上的突出特征。公文的法定作者是相对于文章的自然作者而言的，指的是公文所代表的一定的社会组织，通常用社会组织及其领导人的名义来表明公文作者。公文作者有机关组织的名义和领导人的名义两种形式。用机关领导人名义发布文件是领导人行使职权的一种表现。领导人的职务是经过法定机关任命或依法选举产生的，因此，他们也是法定作者，但领导人对外行文并不是以个人身份行文。
法定作者只有在法定职权范围之内行文，公文才能有效。超越职能权限行文是违法行为，这样的行文不能产生法定效力。
法定权威性和现行效用是公文在作用上的特征。公文法定的权威性，是指公文在特定的时空范围内能对受文者的行为具有强制性影响，如必须贯彻执行、阅读与办理、予以复文等。公文的法定权威性在于公文传达了制发机关的决策与意图，体现了制发机关的意志与权力。
公文的现行效用，是指公文在现实工作中所发挥的现实执行、指导和规范作用。即它总是着眼于现实工作，在现实工作中使用，为推动现实工作服务。一旦现实工作完成，公文用于指导现实工作的现行效用也随之结束。
公文的特定体式和处理程序是公文在外观形式和处理过程方面的突出特征。
公文体式，即公文的文体和格式。公文采用应用文体，兼有记叙文、议论文、说明文的一般表达特点。为了维护公文的严肃性、权威性、准确性和有效性，国家规定了统一的公文格式，并且发布了国家标准《党政机关公文格式》（GB／T 9704-2012）。任何机关都要按照统一的格式制发公文，不得自行其是，标新立异。
公文处理程序，是指机关内部公文运转与处理的一系列程序。公文处理的各个环节之间前后衔接，环环相扣，共同构成公文运转处理的整个流程。科学地组织与安排公文处理程序，有利于保证公文制作过程的合法性和保证公文的正常运转，有利于文书工作的科学化、系统化和标准化，有利于提高公文质量与办文效率。
综上所述，公文是由法定的作者出于特定的政治与公务目的，按照特定体式与一定程序制发的具有法定权威和现行效用的特殊文章形式。这是公文区别于其他文书、图书、档案、资料等文献形式的基本特征。正是这些特征使公文具有了不可替代的社会功能。
（二）公文的功能
公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具。领导机关将领导意图、政策界限、管理方法、工作部署见诸文字，形成公文，对下级机关的工作具有明显的领导和指导作用。
公文是各种法规文件的体现形式。法规性文件一经制定发布生效，即由国家权力保证或强制执行，在没有废止之前始终有效。在有效的时间和空间范围内，人人必须遵守，违者要追究法律责任。
公文是机关之间协商、联系工作以及协调行动的重要手段。对不同机关，公文这一桥梁可以起到交流思想、沟通情况、接洽工作的知照联系作用。
公文是进行宣传教育的极好的教材。很多公文在颁布政策法规、布置工作任务的同时，不仅规定了人们怎么做，而且说明了为什么要这样做，使人们了解领导意图、掌握政策方针、提高思想认识、统一协调行动。
公文是各级机关意图的最真实的凭证。一份公文既是制发机关意图的凭证，也是收阅机关贯彻执行、开展工作的依据。可见，公文就是为传达、贯彻意图时作为凭证和依据的需要而出现的。有些公文本身就是为了作为文字凭证而存在的。在现实使命完成之后，公文还要转化为档案保存，继续发挥其应有的作用。
四、公文格式、页面规范与稿本
（一）公文格式规范
公文格式就是公文所特有的一种表现形式。它不仅从外观上能够区分公文与其他文体，也为拟写和处理公文提供了重要规范。
为了保证公文的准确性和完整性，维护其严肃性和权威性，国家有关部门以国家标准的形式对公文格式做了统一规定。在撰写、处理和管理公文的过程中，必须严格遵守公文格式规范。
根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB／T 9704-2012）的规定，参照中国标准出版社2012年7月出版的《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》的解读精神，现将公文格式构成要素及相关要求介绍如下：
公文格式要素总体划分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头部分；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体部分；公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记部分。
版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线7个要素。
（1）份号。
份号是指根据同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码。公文如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。实际编号时，推荐采用36位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，而不应编为“1”“01”。份号应顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当编制份号，发文机关认为有必要，也可以对不带密级的公文编制份号。编制份号可以准确掌握每一份公文的去向，为分发、清退、查找公文提供依据，便于对公文进行统计和管理，明确交接责任。
（2）密级和保密期限。
密级和保密期限是表明公文涉密程度的标志。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，公文按涉密程度由高到低分别为“绝密”“机密”“秘密”，采用3号黑体字，顶格标于版心左上角第二行。密级和保密期限之间可用“★”分隔。密级和保密期限的作用在于表明公文内容涉及国家秘密的程度，规定公文的阅读范围及传递、处理要求，以便将密件与平件分开收发和管理，确保秘密公文的安全。
（3）紧急程度。
紧急程度是表明公文送达和办理时限要求的标志。紧急公文应分别标注“特急”或“加急”。其作用在于表明公文传递、处理的时限，引起重视，并为催办公文提供依据，确保紧急公文得以优先处理，避免延误。紧急程度采用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。具体排在第几行，有下面三种情况：
1）如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度就排在版心左上角第二行。
2）如果有份号、密级和保密期限，紧急程度就排在版心左上角第三行，三个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排。
3）如果既没有份号又没有密级和保密期限，紧急程度就排在版心左上角第一行。
（4）发文机关标志。
发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字构成，如“北京市人民政府文件”；也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布，无论是下行文、上行文还是平行文，发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离均为35mm，推荐使用小标宋字体，颜色为红色。联合行文时，应将主办机关名称排列在前。如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
当发文机关标志文字较少时，要适量拉宽字间距；文字较多时，应适量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，以醒目、美观、庄重为原则。其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与庄重性。
（5）发文字号。
发文字号是发文机关对一年内所发公文依次编排的文件代号，是公文的身份标志，在发文机关标志下空二行位置居中排布，使用3号仿宋体。发文字号由发文机关代字、发文年份、发文顺序号构成。发文年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全四位数并用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即“1”不编为“01”），在阿拉伯数字后面加“号”字。如“国发〔2014〕30号”，表示是国务院2014年所制发的第30号文件。
编写发文机关代字要力求做到明确、简洁、规范，且不产生歧义和冲突，特别是不能与上级机关、同级机关的代字相互重复。发文机关代字选择最具代表性的文字，指代发文机关。如中共中央的代字为“中”、国务院的代字为“国”、中共北京市委的代字为“京”、北京市人民政府的代字为“京政”等。
上行文的发文字号居左空一字编排，与右侧最后一个签发人姓名处在同一行。
一份公文只编一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。
发文字号在文件登记、文件查询引用、文件归档管理等环节都有重要作用，为引用和检索文件提供便利，也便于对文件进行统计和管理。
（6）签发人。
签发人是指代表机关核准公文对外发出的领导人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名使用3号楷体字。
签发人标志只用于上行文。联合发文时，所有联合发文机关的负责人都称为签发人，都需要注明签发人姓名，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人排在第一行第一位。签发人标志旨在表明机关发文的具体责任者，督导各级领导认真履行职责，确保公文内容真实准确，提高公文质量，并为联系查询有关事项提供方便。
版头中的分隔线是在发文字号之下4mm处所印的一条与版心同宽的红色分隔线。这条红色分隔线是印制空白红色文件纸时所必需的。
主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素。
（1）标题。
标题由发文机关名称、事由、文种三部分构成，如“国务院关于加强道路交通安全工作的意见”，“国务院”是此文的发文机关，“加强道路交通安全工作”是主题（事由），“意见”是文种，在发文机关与事由之间常用介词“关于”连接，在事由与文种之间用结构助词“的”连接，从而构成以文种为中心词、以发文机关名称和事由为限定成分的偏正词组。
公文标题使用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当采用上梯形、下梯形或菱形排布。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，标题结尾不加标点符号。
标题的主要作用在于概要揭示公文主要内容与行文目的，引导阅读，因此要求做到准确、概括、简明。
（2）主送机关。
主送机关是指公文的主要受理机关，即对公文负有执行、办理、答复责任的对方机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于上行文，原则上只能标写一个主送机关，以便公文的办理。属于普发性的下行文，要标注同类型机关统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府”“国务院各部委、各直属机构”“各区、县委”“各区、县人民政府”“市委、市政府各委办局”“各总公司”“各人民团体”“各高等院校”等。
主送机关用3号仿宋体字，在标题下空一行，顶格编排，回行仍然顶格。当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。
主送机关的排序一般先写综合领导机关，再写具体职能部门。各单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。
除规定性、公布性、计划性公文等受文者不言而喻或普发性公文之外，其他公文都应标明主送机关。
标写主送机关，旨在明确对公文负有法定办理或答复责任的机关，以保证公文效用的实现；同时明确公文的发送范围，使有关机关及时了解公文内容，以便予以协助、配合。
（3）正文。
正文是公文的主体部分，用于阐述公文内容，使受文者具体、明确地掌握文件传递的信息。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不空行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可以用“（一）”也可以用“1．”。
正文中需要引用其他公文时，按照先引标题、后注明发文字号的方式进行引用，例如：“根据《国务院关于加强食品安全工作的决定》（国发〔2012〕20号）的要求”。
正文中关于阿拉伯数字和汉字数字的用法，应按照国家标准《出版物上数字用法》（GB／T 15835-2011）中的有关要求执行。
正文的内容一般要求做到一文一事。
公文正文的表达形式主要有篇段合一式、分层表达式、条款式三种类型，分别适用于不同种类的公文。公文正文要求表达准确、结构严谨、层次分明、通俗流畅。
（4）附件说明。
附件说明是指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，用3号仿宋体字在正文下空一行左空二字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，需使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1．××××××××××”，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
正文中的一些内容，如图表、名单等，如果穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系，造成阅读的不便。因此需要将其从公文正文中抽出来单独表述，即为附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。因此，在正文中涉及附件内容处要加括号注明“见附件”或“附后”。
需要说明的是，在标题或正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。
附件与正文属于一份公文，注意不能把二者分开保存。
（5）发文机关署名。
发文机关署名，应当用发文机关全称或规范化简称。公文一般以发文机关署名，命令、议案等特殊文种需要由签发人署名，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。发文机关署名应当与发文机关标志、标题中的发文机关名称相一致。联合行文时，发文机关署名的顺序应与版头部分的发文机关标志顺序相一致。
（6）成文日期。
成文日期是党政机关公文生效的重要标志。确定成文日期的原则是：会议通过的决议、决定等公文以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发的公文以签发日期为准；联合行文的成文日期署最后签发机关负责人的签发日期。成文日期在公文中的标注位置有两种：一是会议通过的决议、决定等公文，在公文标题之下的括号“（）”中写明通过文件的会议名称及年、月、日；二是在公文正文或附件说明右下方标注，写全年、月、日。各机关发文的成文日期统一使用阿拉伯数字标注。
（7）印章。
印章是体现公文效力的重要形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文必须加盖印章，会议纪要不加盖印章。联合下行文时，所有联署机关均须署名并加盖印章。
发文机关署名、成文日期与印章三个要素紧密相关，编排位置相互影响，共同构成了公文的生效标志。如何体现在公文落款部分，可以按照用印情况具体掌握，以下分三个部分做特别说明：
1）加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。
2）不加盖印章的公文。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名右移二字；如果成文日期长于发文机关署名，应当将成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
3）加盖签发人签名章的公文。签发人签名章属于印章的一种特殊形式，以机关负责人名义制发的命令、议案等公文需要加盖签发人的签名章。单一机关制发的公文需要加盖签名章时，在正文或附件说明下空二行右空四字盖章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布；在签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章，签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
需要特别说明的是，当公文排版后所剩的空白处不能容下印章或签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（8）附注。
附注是指对文件内容或有关事项、要求的注解与说明。为使正文集中表述主要内容，涉及公文的印发传达范围等需要说明的事项、使用方法等，通常置于附注中加以说明。印发传达范围一般针对平行文和下行文，如“此件公开发布”“此件发至县团级”等，对发送范围和阅读对象进行限定。“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话，其作用在于方便受文者阅读、理解。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（9）附件。
附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件是附属于正文的其他文字、图表等材料，对公文起说明、解释、补充、证实、参考作用，是公文正文的有机组成部分。附件主要包括与正文内容相关的文字材料、数据、名单、表格、图形等。
附件首页要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，如有多个附件，后面必须紧跟附件顺序号，顺序号后无须加冒号。附件标题以及附件中行、字、段落等编排要领与主体部分相应格式的要求一致。
附件需要另起一面编排，附件应在版记之前编排，并与正文一起装订。如果附件不能与正文一起装订，则应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号加“附件”二字以及附件顺序号。如正文中的附件标志为“附件：1．2017年度公务员初任培训大纲修订项目调查问卷”，在与正文不一起装订的附件的左上角应顶格标注“×人发〔2017〕68号附件1”。
版记部分属于公文结束的标志，包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
（1）版记中的分隔线。
版记中的分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线，首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页版心下边缘重合。
版记一定在偶数页上。假如公文内容很少，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第2页上，即便第2页除了版记没有其他任何内容也须如此。
（2）抄送机关。
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关应按照一定顺序排列。首先是上级机关，其次为同级机关，最后为下级机关。按照党、政（地方党委政府在前，部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。
抄送机关是版记中的第一个要素，使用4号仿宋体字，左右各空一字。首先标注“抄送”二字，后加全角冒号，随后标注抄送机关名称。回行时与冒号后的第一个抄送机关首字对齐。一般情况下，抄送机关之间标点符号的使用方法是：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。
（3）印发机关和印发日期。
印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期，使用4号仿宋体字，如有抄送机关，编排在抄送机关下一行，用机关全称或规范化简称。
印发机关不是指公文的发文机关，而是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，则发文机关就是印发机关。
标注印发日期是为了准确反映公文的送印时间。一般来说，公文在负责人签发之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使受文机关掌握公文传递时间，有利于提高办文效率。
版记中如有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文版记页前有空白页的，空白页和版记均不编排页码，公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（二）公文页面规范
公文页面规范是对公文外观形态的总体设计与安排，包括用纸规格、排版规格、字形字号、行款格式等诸多要素。版面安排的总体原则是庄重严肃、清晰整洁、美观大方、规整划一。
公文采用国际标准A4型纸（幅面为210mm×297mm），对外张贴的公文用纸规格根据需要确定。天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每面排22行，每行排28个字，特殊情况可做适当调整。要求版面干净，字迹清晰，尺寸标准，版心不斜，双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实在均匀，字面不花不白、无断划。左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订均订在折缝线上，平订与书脊间的距离为3～5mm，要确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
办文人员要熟练掌握公文格式各要素的标写要求以及不同文种标写方法的差别之处，自觉遵守公文格式标准。
（三）公文的稿本
在文件起草和印制过程中，同一份文件会形成具有不同性能的多种文稿和文本。其中，草稿和定稿统称为文稿；正本、副本、试行本、暂行本、修订本、多种文字稿本等，统称为文本。它们反映了文件的草创、修改、定型、印制、校对、正式发出的全部过程。这些稿本在形成过程上互有联系，在性质、作用与保管要求等方面各不相同，要区别不同情况妥善对待，以便更加科学规范地管理和使用公文。
草稿是公文撰拟过程中形成的最初文稿，主要供讨论、修改、审批之用，不属于正式文件，不具备现实执行效用。多数草稿经过一次修改即可成熟定稿。有的重要文稿经过反复修改产生多次草稿。草稿又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿、二稿、三稿、四稿等。
定稿是经领导人签发或会议讨论批准的最后文稿，是缮印正本的依据。草稿一旦经过领导人签发便成为定稿，不经其同意不得再做修改。定稿留有领导人签发的手迹，反映了文稿审核、签发的过程，具有重要的原始凭证作用。因此，一般应予立卷保存。
正本是指根据定稿缮印的供向外发出的正式文本。正本具有标准规范的公文格式和生效标志，具有法定现行效用，其证据价值得到法律的认可和保护。
副本过去叫作“抄本”，是根据正本抄写或复制的文本。由于现代印制技术的发展，现在的副本一般与正本同时印制而成，在内容上和形式上与正本完全相同，供抄送、传阅、存档备查之用。
试行本是正本的一种特殊形式，主要用于法规性文件，是指发文机关认为公文内容尚不成熟，有待进一步通过实践检验后再做修订时而先行发布的文本。试行本在试行期间与一般公文的正本一样，具有正式的法律效用，受文机关应当认真执行。当经过修订的正本开始生效后，试行本即行失效。
暂行本是正本的一种特殊形式，主要用于法规性文件，是指发文机关认为一时来不及制定长期执行的详细完善的规范性文件时暂且制发的文本。暂行本在暂行期间具有正式的法律效力。暂行本经过一段时间的执行后，经过修订再发布正式文本。
修订本是正本的一种特殊形式，是指对已经发布生效的规范类文件，经过实践检验后进行进一步修订而再行发布的文本。修订本发布后，原文本即行失效。
为了便于少数民族阅读和使用公文以及外交工作的需要，常将同一份公文用两种或两种以上文字制成。公文稿本中使用的不同文字主要指国内使用的汉字与少数民族文字，或涉外公文中使用的中文与外文。一般来说，不同文字的稿本具有同等效用。如对文字解释发生争议，则以事先指定的某种文字或第三种文字稿本为准。
综上所述，必须明确公文各稿本的特点、效用，以及各个稿本之间的区别和联系，确保在文件的整个生命周期中正确发挥各种稿本的功效。