1.7 财务部会议管理制度

一、目的

为了规范财务部会议制度，提高会议效率，使会议能真正达到分析问题、解决问题的目的，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于财务部的正式会议，各分/子公司可参照执行。

三、职责

（1）组织者：负责会议的统筹协调。

（2）财务会计员（财务文员）：负责会议室的安排，会议执行力的统计、会议决议的督促及检查。

四、定义

（1）决议型会议：财务部各层级就具体的方案、策略、工作进行商议，形成一致决议并在会后落实的会议。

（2）报告型会议：财务部各层级互相沟通、下级向上级汇报工作，提出问题，上级向下级宣传贯彻思想的会议。

（3）沟通型会议：财务部各岗位、人员之间就某项工作互相协调，达成一致的行动计划，并于会后落实的会议。

（4）培训型会议：财务部各岗位、人员之间互相学习技能、交流经验、沟通思想的会议。

五、会议的分级、分类和审批

（1）跨部门会议：由相关部门组织人员参加，并经财务总监批准和办公室核实后，由主管部门负责组织召开。

（2）财务部内部工作会议：如财务部周例会、季度述职会等，由相关岗位人员参加，经财务部长批准（必要时经财务总监批准）后由会议组织者负责组织召开。

六、会议的申请程序

（1）会议召开前财务会计员应先向办公室确定会议室是否空闲，避免会议地点有冲突的现象。

（2）组织者应提前2天填写《会议申请/通知单》，应写明会议名称、会议主题、需讨论项目、会议时间、地点、参会者名单及应准备的资料，经财务部长批准后将通知发放给参会人员。

（3）跨部门会议的组织者必须提前2个工作日填写《会议申请/通知单》，交财务总监批准并交办公室审核后，由办公室统一发放。

（4）财务部应减少临时会议的召开，因特殊情况临时召开的临时会议，需说明原因，并视紧急程度由财务部长批准后组织召开。

七、会议的组织与召开

（1）凡涉及多个部门负责人或需要公司领导参加的各种会议，均须于会议召开前5个工作日与相关领导确认后，方可召开。

（2）已提出申请的会议，如需改期，或遇特殊情况需要更改计划安排时，组织者应提前2个工作日调整会议计划。未经财务总监或财务部长许可，任何人不得随意打乱正常会议计划。

（3）财务部部门会议不能安排在公司级会议相同时间召开（与会人员、地点不发生时间冲突除外）。应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

（4）所有会议的组织者和与会人员都应分别做好会议准备，如拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等，并及时通知与会人员。

（5）会议组织者在召开会议前应明确会议目的，并将会议目的在会前进行传达，避免召开会议时参会人员意见不一致和发生题外争论。

（6）会议应遵循“遵守时间，在原定的时间开始，在原定时间之内结束”的原则。如需延长会议时间，应征得与会人员同意并决定延长的时间。

（7）会议组织者应合理安排与会者的发言，有发言超时、偏离主题的现象应及时制止。

（8）会议得出的结论要向与会者确认。

八、会议程序

（1）确定会议议题、参会人员，协调会议时间。

（2）提前2个工作日发出会议通知（述职会议应提前1周）。

（3）做好会务准备，如会场布置、座次安排、会场签到、会场设施配备等。

（4）做好会议记录，如需要时可摄像、录音、照相等。

（5）撰写会议纪要、决议。

（6）财务部长、财务总监阅改、签批。

（7）财务文员督办、检查会议决议落实情况，做好会议执行力的统计；会议记录及执行情况要向财务部长报告（特别是跨部门会议）。

（8）会议决议使用后存档。

九、会议纪律

（1）参会者无特殊情况一律不允许请假，避免在会议当天外出、出差或安排其他会议。

（2）对迟到，第一次予以50元的负激励，第二次100元，第三次200元（以此类推，以年度累计，次年重新累计）。没请假缺席者予以200元/次的惩罚。

（3）参会者不允许在会场随便走动或者中途离场，对中途无故离场者予以200元/次的负激励。

（4）所有通信设备应调至关机或振动状态，否则第一次铃响予以50元的负激励，第二次100元，第三次200元。

（5）因特殊情况需在开会期间接打电话的应离开会场。

（6）所有会议的处罚情况于会后统计并进行通报。

十、会议注意事项

（1）要严格遵守会议的开始与结束时间，组织者对参会人员进行考勤。

（2）组织者要在会议开始时就议题的要旨进行简洁的说明。

（3）组织者要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

（4）组织者应当引导发言者在预定时间内做出结论。

（5）在必须延长会议时间时，应取得与会人员的同意才能延长时间。

（6）主持人在会议结束后应把整理出来的结论进行总结，由全体与会人员确认。

（7）会议结束后2个工作日内（如遇节假日可顺延），组织者或财务会计员应整理出会议决议，明确责任人、完成时间，经财务部长和财务总监签批后，将会议纪要交财务会计员督办，确保决议的有效实施。

十一、财务部述职会议

（1）述职宗旨：相互学习，共同提高。

（2）述职采取互动形式，所有与会人员都应积极思考，踊跃发言，与述职人展开良性互动，把述职变成一个学习的机会，一个展示自我的舞台。

（3）如果互动期间冷场，由组织者点将，无法表达意见或文不对题的罚款50元/次。

（4）述职会不是声讨会，不能在会上相互责备，工作协调上的事情应于会前或会后协商解决。

（5）所有参会人员除公司领导外，不允许坐在最后一排。