秘书如何做好会议管理工作？

在企业发展过程中，会议无疑扮演着十分关键的角色，管理者可以通过会议交流信息、制定并发布战略方案等。经济全球化及企业多元化经营成为常态的背景下，秘书要处理的工作愈发复杂，这对其综合素质提出了更高的挑战，而会议管理无疑是考核秘书能力的一项重要指标。

本质上来说，会议是人们为了达成一致意见或者对某个问题进行协商，而聚集起来进行交流互动的活动。除了各个企业内部举行的会议外，外部会议尤其是那些国际性的行业协会在提升企业品牌形象、带动当地经济发展等诸多方面具有十分重要的价值。据统计数据显示，每年联合国举行的大大小小的会议平均达到3800次以上，企业内部每年也会举办各种形式的会议。

所以，企业需要对会议管理给予高度重视，在降低会议成本的同时，通过会议获取员工的反馈建议，为企业的长期稳定发展制定更为科学合理的战略决策，提升企业的内部凝聚力与外部竞争力。

组织会议是一项十分复杂的工作，一个完整的会议包含资料整理、时间管理、发布会议通知、会议记录等诸多环节，要确保会议能够高效完成，需要对这些环节进行全面优化调整，这无疑需要承担会议管理工作的秘书付出巨大的时间及精力。按照不同的分类标准，会议可以被分成多种类型，比如，在时间维度上，会议可以被分为定期会议及不定期会议；按照组织类型，会议可以被分为正式会议、非正式会议、内部会议及外部会议等。

◆对内会议的管理

内部会议通常规模相对较小，常见的内部会议是例会、周会，其参与人员可能仅有几个或者十几个人，不过一些大型企业举办的年会的参与人员数量可以达到上百人。在会议举办前，要花费一定的时间进行会议准备，这项工作绝非是在浪费时间，因为充分的准备工作是会议得以高效进行的重要基础。

内部会议的准备工作包括：明确会议重点、制定会议议题、发布会议通知、安排会议议程等。除了一些因为突发状况导致的紧急会议外，秘书在准备会议的过程中，还需要了解与会人员的时间安排情况。当多数与会人员或者重要会议组织人员无法协调会议时间时，就应该尝试对会议时间进行调整，并将最终确定的会议举办时间、会议流程及会议资料等内容，及时通知给各个与会人员，以便后者有足够的时间进行会议准备工作。

开会前，秘书需要搜集并整理相关的资料（包括文件、数据、规章制度、行业政策等），从而为上级的发言提供有效帮助，与此同时，还要检查会议所需的桌椅、水具、纸笔是否齐全，检查卫生条件及电源是否合格等。

在开会期间，秘书要及时清点与会人员名单，通知上级哪些人员未能参加会议及其未参加原因，确保与会者手中都能有一份资料。有时在开会过程中，企业可能会出现突发状况，此时要及时向上级汇报，并协助其处理。会议完成后，要及时安排会务人员清理会议室，并将会议记录归档，以便有需要时能够及时查看会议数据。

内部会议应该避免过于频繁，否则会使企业的运营成本大幅度增长，可以将多个会议主题合并到同一个会议中，并做好会议的引导工作，防止在不重要的内容上浪费较多的时间。在安排会议日程时，要对各个环节所用时间进行明确，在几分钟内就可完成的会议，决不能拖到几个小时甚至一整天。

◆对外会议

外部会议和内部会议存在较大的差异，前者参与人员较多，而且可能涉及到各行各业的从业者，会议效率与质量直接体现了一个企业的综合实力，反应出了会议组织方的工作能力与企业的整体形象，所以，在安排外部会议过程中，秘书所做的工作就显得尤为重要。

企业运营过程中，经常举办的外部会议主要包括：业务洽谈会、产品展销会、新品发布会及客户咨询会等。秘书在处理外部会议过程中，也需要分别做好会议前、会议中、会议后三个方面的工作。

（1）会前准备

会议举办前，秘书要制定一个详细的会议计划，从而使会议能够按部就班地进行。具体来说，会议计划中的内容主要包括：会议主题、会议参与单位、会议流程、会议时间等。由于外部会议持续时间相对较长，为了便于与会人员合理安排时间，要制定会议日程表。外部会议的日程表通常以天为单位，并对每天的不同时间阶段应该进行的具体环节进行明确，如果会议涉及到一些保密性要求较高的工作，尽量将其安排在会议日程中的靠后位置。

选择会场时，要尽量选择交通便利的场所，在闹市区不但交通不便，而且会场租用成本也相对较高。根据参与会议的人数，选择合适规模的会场，并且确定会场的配套设施较为完善。

会场选择完成后，还要明确各参与单位具体的参与名单，并联系参与人员确认其是否有时间参加。确认工作完成后，便可发出邀请函。然后再准备会议所需的材料、设备，安排相应的会议服务人员等。在会议即将开始前，要和会议主持人员及时进行沟通，做好会议流程的确认工作。

（2）会间的服务

开会过程中，要做好会议记录，整理出会议的重点内容。秘书要对会议安保工作给予高度重视，确保时刻都有安保人员在场，以便应对各种突发情况。如果涉及到新闻媒体采访环节，要安排相应人员负责接待。确保会议能够按照会议流程高效流畅地进行，灵活处理各种突发状况，有必要时要及时向上级请示。

（3）会后工作

会议完成后，确保各个参与单位能够安全离场，并对会议工作进行总结，根据各个工作单位的表现情况给予奖励或惩罚，好的地方在下次会议时继续发扬，不足之处在下次会议时要避免重蹈覆辙，最后还要及时将会议记录归档。

随着科学技术的不断发展，电话会议、电视会议在企业界的应用愈发普遍，秘书要与时俱进，在做好线下会议管理工作的同时，也要处理好各类线上会议，在工作过程中，不断积累并总结经验，提升自己的协调能力与沟通能力，确保会议能够高效进行。