第一节 管理制度

物业公司收支管理制度

（1）收支管理范围

①费用的管理（报销程序、报销标准、审批权限）。

②业务开支的管理。

③收入的管理。

（2）收支管理总体模式

年度管理模式采用各部门编制全面预算，上报公司总经理、董事会审批后执行的方式。日常管理模式采用费用、支出预先申报制度，按照申报标准执行，根据实际执行情况进行反馈调整。

（3）现金借款办理程序

①经办人按格式填写借款申请。

②审批程序：经办人→部门经理（主管）→财务部→财务总监→总经理→出纳。

③审批后的凭证交由出纳员具体办理。

④经办事项应在60天内向财务部门办理结账手续。期间未办理应将款项或支票交回，否则按所欠金额从工资或其他款项中扣除。

（4）费用报销的原则

①开支范围包括：业务招待费、差旅费、汽车费用、市内交通费、通信费、培训费、办公费用、办公用品采购、资料费、电脑维护及配件、低值易耗品、审计咨询费及在管理费用列支的其他费用等。

②招待费用、预算外费用、特殊事项费用报销按照事前控制原则，采用预先申报制度，在费用发生之前填写申报表，说明业务发生的原因、预计金额、付款方式等。

③若以签订合同方式履行采购事务的，可不必进行预先申报程序，直接通过合同履行审批程序。

（5）费用支出申请流程：各类物品的采购、各项费用的支出均须填写采购（费用支出）申请单，预先报部门经理（主管）、财务总监、总经理批准后方可进行（银行托收费用除外）。

（6）支票与现金报销制度：经办人报销时，应当按报销流程的报批手续、真实完整合法的付款凭据、购货支出还必须具有质检员的验货合格手续。出纳见到按审批权限、报销流程审批人员签字的付款通知书后，方可按付款时限付款。

（7）资料、书籍和办公用低值易耗品由公司指定专人管理，设置明细分类账，记录采购、领用、结存明细。每月盘点一次，每季监盘一次，做到账实相符。

（8）业务开支管理范围包括业务成本支出和业务费用支出。

（9）款项支付程序

①经办人应凭合同（零星业务收支除外）及业务执行情况，按规定填写“付款申请”，按所在部门主管→财务核算经理→财务总监→总经理的程序审批后，交出纳办理付款。对于应签合同的业务开支的付款申请，财务总监有权拒绝签字。

②若合同及业务的执行情况属结算款项的，经办人办理付款时应附发票及结算凭证。

③如属汇往异地的款项，应先取得收据或发票；如说明特殊原因并经总经理批准，收据、发票可待对方在收款后合理的期限内交付。经办人负责催收，若在合理的期限内仍未收到，经办人仍负有继续追讨发票的义务。同时，财务部提请公司总经理视情况对其加以处罚。

（10）办公文具用品的管理

①公司的办公文具、打（复）印机等办公用品及耗材，由综合部/办公室统一购买，各使用部门应提前申报所需物品，以便费用的划分和采购。为避免办公用品库存积压造成不必要的浪费，综合部/办公室要根据各使用部门申报数量、品种、规格，应先考虑在库存物品中进行调剂，不足部分再予以购买。采购申请单要附上月办公用品明细库存清单和需采购用品的明细清单。

②行政人事部应对公司的办公用品进行购进、领用、库存登记，并指定专管人员进行管理。

（11）市内交通费管理

各部门的员工因公务外出办事，原则上由公司派车，未派车者必须乘坐地铁、公交车。因携带公司重要文件、现金、支票及重要物品原则上可派车，未派车者可根据实际情况乘坐出租车。报销时应说明原因、时间、金额、起讫地点。

（12）汽车费用管理

①公司所有车辆必须由公司统一办理发放加油卡，统一结算，长途出车除外。

②车辆正常保养及发生故障时，驾驶员必须向公司提出申请，办理手续时必须经部门经理→财务总监→总经理批准后方可到指定维修厂维修，维修时驾驶员必须跟班监督。

③车辆维修完，驾驶员必须确认此次维修项目、更换零件，发生总额是否正确，并签名、核实。

④驾驶员未向公司提出申请并擅自到修理厂维修，自己承担维修费用；造成车辆损坏的，应赔偿损失，同时公司对违反者给予相应处罚。

⑤维修单位每月凭维修单、发票，经复核后按公司的报销制度报销。

（13）通信费管理

①公司电话主要用于公司的业务联系，非业务联系要长话短说，严禁公司员工利用公司电话打私人电话。

②邮寄、快递费：原则上由公司综合部/办公室统一办理。

（14）招待费用管理

各部门根据工作需要支付的招待费，在招待前需预先向上一级主管申请并批准。报销时填写“费用报销单”，每单列出事由、时间、金额等明细，不能合并或分单报销。

（15）收入的管理

①收入是指企业在提供服务、提供劳务、让渡资产使用权及其他经营活动等日常活动中所形成的经济利益的总收入。包括：主营业务收入和其他业务收入。

②取得的收入原则上使用银行转账，属特殊情况需收入现金的，经办人应带交款单位到财务部税务会计开具收款收据，凭收款收据将款项交给出纳。如确实需要由经办人员代收现金的，必须在两天内交回给出纳。

③经办人需在合同约定的期限内收回款项，发生特殊情况时，经办人需书面提出延期收款的理由和期限，经部门主管审核后，由财务总监签署意见，总经理审批，若在延期内仍收不回货款，经办人负有继续催款的义务。同时，财务部提请公司总经理视情况对其加以处罚。

④财务部对业务进行跟踪，根据企业有关规定及合同约定督促经办人收回款项。对于逾期的应收款项，每月提供账龄分析表给销售部门和总经理。

⑤本规定中的各种收入均为严肃的经济行为，要服从监管，不得隐瞒不报或少报，擅自设立小金库。总经理、财务总监应严格把关、杜绝流失。