时间规划

“磨刀不误砍柴工”，谨慎的自我时间规划是创造时间的最佳方法。据统计，在规划时每多花1分钟，在操作时就会节省10分钟。因此，在开始任何有建树的工作前，必须进行良好的自我时间规划。为实现效率最大化而规划自己的时间，在开始工作前将所有事宜安排妥当，这样我们才有可能发挥出自己的最佳水平，这是良好的时间管理的核心。

规划的步骤

华为员工在进行时间规划时，往往会采取五个特定的步骤，以保证所规划工作的条理性和各环节的流畅性。

（1）收集任务

检查一下哪些任务未被完成，将不完善的、已经确定的行动方案及正在等待执行的任务统统罗列出来，记在专门用来记录各种事项的纸张或平板电脑上。收集任务的关键在于将一切与任务无关的事项赶出自己的大脑，毫无遗漏地记录下所有与任务有关的事项。

在华为，很多管理者有一个习惯，就是在每件手写物品上注明日期，如交给秘书或下属的即时便条、与客户通电话后的随手记录等。这样一来，他们就可以用很少的时间获取极有价值的信息。

（2）整理任务

定期或不定期地整理任务，根据是否能够付诸行动，对任务加以区分：对于不能付诸行动的任务，进一步将其分为参考资料、日后可能需要处理、不需要处理等类型；对于可以付诸行动的任务，考虑是否能在最短的时间内完成它。如果能，则立即行动；如果不能，则对下一步行动进行管理。

在华为，员工整理任务时会遵循以下三个基本原则：

从最上面的一项开始处理，尽可能迅速地完成所有任务，而且不逃避对任何一项任务的处理。

一次只处理一项任务，迫使自己集中注意力做出判断。

决定开始处理任务时，立刻判定它的实质及处理方法，杜绝二次处理造成的时间浪费。

（3）管理任务清单

管理任务清单主要分为对参考资料的管理和对下一步行动的管理。其中，对参考资料的管理主要通过文档管理系统来进行，而对下一步行动的管理则分为等待清单、未来清单和下一步行动清单。

等待清单主要记录那些委派他人去完成的任务；未来清单主要记录延迟处理且没有具体完成日期的未来任务计划等；而下一步行动清单则主要记录下一步的任务及要求，而且如果一个项目涉及多个步骤的任务，则需要将之细化为更加具体的任务。

华为要求员工对下一步行动清单做出进一步的细化。例如，按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、仓库）分别记录任务，这些任务只有在这些地点才可以执行，且到达这些地点后，可以一目了然地知道应该执行哪些任务。

（4）回顾与检查

华为按周进行任务检查，员工通过每周检查来更新所有清单，并对未来一周的任务进行计划。在这一阶段中，员工需要明确以下问题。

需要关注哪部分的工作内容？

什么时候开始关注这些工作内容？

既能够确保整个系统持续运转，又能够使自己从事更高层次的思考和管理活动，需要采取什么行动？

多久进行一次回顾与检查？

（5）开始行动

为了在时间规划后取得理想的效果，华为员工会根据所处的环境、时间、精力及重要性等因素，逐项选择清单及清单上的任务来执行。

环境：根据环境需要来安排所有的任务。将某项任务列入清单前，先判断其处理步骤（是否需要一台电脑、一部电话？需要马上去购买吗？），以把握整体进程，做出正确的决策。

时间：了解自己到底拥有多少时间。如果10分钟后必须参加一个会议，那么在这一段时间内只能选择花费10分钟就能完成的任务，这与拥有几个小时所做出的选择大不相同。

精力：根据身体状况和精神状态去安排各项任务。当自己感到精神疲惫、体力不支时，可以考虑处理一些消耗脑力较少的任务，如通信资料的录入、文件夹的整理、资料的备份等。

重要性：在选择任务时，先明确哪一项任务最为重要，然后再展开行动。

规划的方法

先将所有的时间管理建议都囊括于表格中，然后将所需完成的任务填入表格。对很多人来说，虽然这种时间规划技巧看似简单，但是如果不能掌握有效的方法，操作起来往往不易奏效。华为在时间管理培训中，提出了这种有效时间规划的具体操作方法。

（1）每日工作规划

如果不能按照既定顺序去做事，那么个人时间管理往往不会奏效。在华为，员工会在当天工作结束后，将第二天要完成的任务记录在纸张、工作簿、平板电脑等上面，形成一张任务清单。在第二天的工作过程中，他们会不断自查——在任务清单上去掉已经完成的任务，并将接下来要完成的任务做好标记。

除了任务清单，华为的行政部、人力资源部还通过调查工作日报表为员工创造对时间规划进行自查的机会，如表1.5所示。

（2）月度工作规划

良好的时间规划既要求做好每天的工作规划，也要求做好本月和下月的工作规划。我们可以在每个月月末汇总本月未完成的任务，将之列入下个月的任务清单中；或者于每月月初，将上个月没有完成而本月度内必须完成的任务添加到清单中，并保证列入清单的任务能够按时完成。

华为以个人绩效承诺书的形式，以月度、季度为期限，由员工个人对工作完成时间进行规划，并将承诺书的内容纳入考核方案，以此引起员工对个人时间规划的重视。个人绩效承诺书如表1.6所示。

（3）设置时间规划提醒

如果任务清单仍然无法帮助我们完成所有任务，则我们需要采取一种特殊的记忆方法，即在特定时间内对自己加以提醒，如使用电子日历、手机备忘录、闹铃等。为确保完成任务，我们还可以采用“多种方法同时提醒”的方式。

华为以追求效率著称，而效率从何而来？正是源自企业对总体计划的把握。将这种效率观念落实到员工个人，就能实现个人对自我时间的科学规划。

基于性格的时间规划

所谓“规划自己的时间”，其目的就是让人能最好地体验自己的工作和生活。因此，无论怎样为自己设定目标，订立时间表，都应依照自己的性格来规划时间，这样才能让每天的工作时间真正构成自己生活的一部分。

最常见的CSMP性格系统把性格分为四种，即能力型（Cholerio）、活跃型（Sanguine）、完善型（Melancholy）、平稳型（Phlegmatic），每种性格的个体因其性格特征不同而对时间规划有着独特的需求，其表现自然也截然不同。

（1）能力型员工的时间规划

能力型员工乐于在短时间内完成很多任务，具有合理分配时间、调节工作目标的能力，比其他性格的员工更能及时地做出决定，并以坚定的意志力和较强的工作能力付诸行动。但是，他们总是充满时间紧迫感，对其而言，每件事都是最紧要的，必须立刻完成，有时甚至会因承担的事情多到无法兼顾，导致所有的计划停滞在不同阶段，最终无一完成。

华为时间管理培训讲师指出：对于能力型员工，在时间规划中最重要的就是确定工作的重点。他们应将重点集中于少数任务上，清楚当前要做的是“这件事”，而不是“全部事情”。一旦他们将分散的精力集中于重点目标，便会取得惊人的成绩。

（2）活跃型员工的时间规划

活跃型员工善于应付紧迫事件，多采取“尝试”的方式寻找正确的解决办法，从而迅速地处理危机，这让他们产生兴奋感。但他们的意识里不存在时间观念，对时间缺乏完整的规划，他们往往不能给予任务以确定的实施方案，随时可能改变任务的实施方向，无法区分任务的轻重缓急，做事往往不能善始善终。

华为时间管理培训讲师指出：对于活跃型员工，时间规划的关键就是明确方向，找准目标，明确“这是我认为应该做的事”，然后专心完成它。活跃型员工的潜力很大，如果他们制订了完善的计划，并约束自己依照计划去执行，那么他们将取得巨大的成功。

（3）完善型员工的时间规划

完善型员工善于分析、研究问题，并据此做出有条理的规划，这一特点使其在时间规划上具有明显的优势。但是，他们总是担心自己的计划不够完善，为追求完美而花费过多的时间进行思考和筹划，这导致其缺乏行动力，使工作不能尽快开展。

华为时间管理培训讲师指出：增强行动力是弥补完善型员工性格缺陷的关键。完善型员工应该明确“这是我现在要去做的”，抓住要点并快速付诸行动，不要对细节过分推敲。一旦他们获得行动力，其缜密细致的性格特点会帮助他们高效地完成任务。

（4）平稳型员工的时间规划

平稳型员工工作起来有条理、重效率，寻求最简单的工作方法，以此保证工作的顺利开展。但是，他们往往过分考虑他人的需要，轻易答应他人的请求，最后因承诺过多而打乱了自己一贯重视的工作秩序。在对时间的安排方面，他们缺乏主见，不善于区分任务的轻重缓急。

华为时间管理培训讲师指出：平稳型员工需要学会拒绝一些人和事，清楚自己所需要的，学会关注自身需求而不仅仅是外来需求。在试图为他人提供合理的帮助时，要以自己的工作能够顺利完成为前提。只有这样，冷静而平和的平稳型员工才能发挥其性格优势，更合理地安排工作时间，更有效地完成工作。

每个人在时间规划上都具有各自的优点和缺点，而取得时间规划成功的关键便是在两者之间取得平衡，在此基础上扩展自己的优势，消减自己的劣势。