时间追踪

“在时间的有效运用上，管理者的敌人是自己。”时间管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用状况。华为时间管理专家指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会有惊奇的发现，这种对时间使用状况的追踪对他们大有裨益。这种为了节省时间而花费少量时间（追踪时间使用状况）的做法，不失为一种明智之举。

怎么追踪

当电脑中突然出现一个耗费内存的、莫名其妙的线程，将CPU（中央处理器）占用率提高到100％，电脑开始“装死”或者“真死”时，我们可以按下“Reset”（重启）按钮。当工作中出现一个耗费内存的线程时，我们虽然无法设计一个“Reset”按钮，但是可以采取一些预防措施。在华为，员工们发现了一个很好的方法，即使用列表来记录每天的时间开销，并将其作为分析时间使用状况的依据。我们在运用列表工具的过程中，可使用以下六种方法。

（1）选择最得心应手的列表工具

根据需要及个人习惯，选择最得心应手的列表工具。

纸、笔：作为最原始、最廉价的列表工具，运用它们是一种记录时间开销比较方便的方式。

免费记录软件：将免费记录软件（3M Post-it Notes Lite）下载到笔记本电脑、智能手机中，并保持电脑和手机的电量充足，以随时记录时间开销。

电子笔：用电子笔（Logitech io）来录入在笔记本等纸面上书写的文字。

（2）列表时不强求工整

列表的读者往往是自己，只要自己能看懂即可，不必强求公整。

在华为，很多员工都会熟练地运用缩写、箭头、线条、对号、叉号及各种各样的符号……以最简便的方式来记录，而且除非必要，否则他们不会花时间重新整理自己的列表。

（3）确保列表和列表工具触手可及

做列表时，华为员工可能使用铅笔、圆珠笔、钢笔或签字笔等，可能使用任何一个本子上的某一页纸、专门的黄色便条纸，或者在墙壁的白板上写……但是，一定要确保那个列表和列表工具是触手可及的。

如果一天都在办公室，那么他们会在办公桌的围栏上贴黄色便条纸，或者将列表放在抬头可见的白板上。

如果一天要做的工作几乎都在电脑上完成，那么他们会使用电脑系统自带的便笺小工具。

如果一整天都要在外工作，那么他们往往会随身携带平板电脑或小笔记本。

（4）确定最重要的那项任务

判断一项任务是否重要的标准只有一个——是否对目标的实现有益。同样，判断一项紧急任务是否重要的标准也是这样的。对此，华为员工有一套自己的方法：“我们只要将自认为紧急的任务延迟一段时间再处理，就会明白那些任务实际上并没有那么紧急，同时明确真正对目标实现有帮助的、最重要的任务是哪项。”

（5）制作下一阶段任务列表

除非万不得已，不要在任务完成之前更改列表中的项目。如果有必要，可以启用下一阶段的任务列表，将新想法记录下来，然后立刻回到当前的任务列表中，专注于当前应该完成的任务。这样一来，在当前的任务完成后，下一阶段的任务列表上已经有相当数量的、具体的待处理项目了。

（6）给任务制定检查列表

在任务列表中的每一个项目实施完毕后，华为员工会用事先制定的检查列表来确认当前任务是否如期完成。如果项目不超过7个或对项目非常熟悉，那么可以在大脑中进行核对，不必一一写出；如果项目较为复杂，最好提前制定一个检查列表，逐一进行核对，以确保无误。

时间清单管理

大多数人并不了解自己，逃避现实似乎比观察及解释自己的行为更容易。面对自己并客观地了解自己对时间的使用状况，需要巨大的勇气。事实上，如果我们能花一周来客观地了解自己的时间使用状况，会发现这是一种极为有益的经验。

其实，了解自己的时间使用状况并非难事。开列一份在一周内花费时间的清单，并非需要计算每一分钟的“时间难题”，只要记录自己一周内每隔半小时的所有工作内容即可。只要持之以恒地记录，即可获得一份完整的时间开销清单。接下来，我们就可以对时间开销清单进行分析和诊断了。华为员工精于这样的时间使用追踪，他们会为此准备两张表，如表1.2、表1.3所示。

那么，他们是如何使用时间开销清单和一周工作记录表的呢？

在时间开销清单（表1.2）中列出一周要做的10 项或更多的主要工作，并将每一项工作按顺序编号。

准备一份一周工作记录表（表1.3），将表1.2中的工作对应地填在表1.3中。

从周一开始，随身携带表1.3，每半小时在表1.3的适当位置填写主要工作的编号。例如，周一上午9时到9时30分进行上下班交接，就将编号1填在周一上午9时的空格里。一周结束时，表1.3的所有空格中都应该有一个编号。

统计每一项工作出现的次数。例如，表1.2中的第三项工作“打电话”出现了10次，且总共花了5个小时在工作时打电话。因此，应在表1.2中“打电话”一行与“实际花费时间”一列对应相交的空格内填入5。依上述方法填满表1.2中“实际花费时间”一列，直到“实际花费时间”那列的每个空格中都有一个数字（可以是零）。

将“预期花费时间”减“实际花费时间”的结果填在表1.2中的“两项时间之差”一列内。如果结果为负数，表示我们花费在某项工作上的时间多于预期；如果结果为正数，表示我们花费在某项工作上的时间少于预期。

为每项工作计算出“占总工作时间的百分比”，公式如下：

占总工作时间的百分比（％）=（每项工作实际花费时间/40）×100

需要注意的是，每周所有工作实际花费时间的总计应该等于40，而其占总工作时间的百分比的总计应该等于100％。

另外，在记录时可按照每项工作的重要性在表中做出适当的数字标注。例如，依据工作的重要性（对实现目标的贡献），可以事先假定“1”代表极为重要，“5”代表不重要，“2”“3”“4”则代表介于“1”到“5”之间的不同重要程度。最后，在进行每一项工作时，倘若遭遇干扰事项，则在表中最后一栏注明干扰事项的类别。如果电话、访客或开会等工作事项占用了太多的时间，也可以分别对其做出详细的记录。

萨缪尔·约翰生说过：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，待到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用时间开销清单，华为员工为自己创造了诊断自身时间管理能力的机会，并以此打破坏习惯的束缚。

能力诊断

列明时间开销清单后，即可利用这份清单来诊断自己的时间管理能力。在华为时间管理培训课程中，培训讲师曾要求参训的员工根据时间管理能力诊断表来诊断自己的时间管理能力，如表1.4所示。

接下来，培训讲师要求员工们将得出的答案和解释互相对照。

1．我觉得我可以在工作中更努力

如果总是觉得自己可以做得更好，却没有发挥出时间的最大效用，说明欠缺时间管理技巧。

2．我无法告诉你我上周工作的时间

实际工作时间与行为者自我感觉的工作时间之间存在差距。如果对自己的工作时间长度没有明确的认识，最好花一周的时间逐小时记录自己的时间使用状况。

3．我常常把工作留到最后一分钟才做

如果总是出现这种情况，有两种可能的原因：一是忽视时间管理，未使用时间表；二是在制定时间表时，顺序排列不合理。

4．对我来说，开始一项工作很难

即使做好了计划，准备开始工作前，仍对工作感到无从下手——如果总是出现这种情况，那么症结不在于制订计划的环节，而在于“行动”这一环节，应有意识地增强自己的行动意识，并掌握克服拖延的技巧。

5．我不确定我下一步要做什么

总是不确定自己下一步要做什么，是行为者缺乏整体计划的表现。

6．开始做某项工作之前，我会拖延很长时间

参见对第4个问题的解释。

7．我不知道我做的工作是否足够多

参见对第1个问题的解释。

8．我在不同的工作之间频繁地换来换去

怎样为不同工作分配不同的时间长度，是一个重要的技巧。安排的时间过长或过短都会降低效率。最好的方法是，通过测试和记录来确定最适合自己的时间长度和间隔。

9．我不清楚我在哪些场所的工作效率比在其他场所的工作效率高

没有人能完全排除外界影响，不同的场所对个人工作效率会产生不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果一个人清楚地知道自己在哪些场所的工作效率较高，说明他对自己很了解，有助于对时间进行管理。

10．我不清楚我在哪些时间的工作效率比在其他时间的工作效率高

参见对第9个问题的解释。

11．我工作起来没有规律，有时会在某项工作上花费很多时间后又对它置之不理

这也是行为者缺乏整体计划的表现。

12．我不可能完成我计划的全部工作

由于完成全部工作存在一定难度，所以在制定时间表时必须有所取舍。如果总是不能完成时间表上列出的工作，那么不是时间表制定得不切实际，就是在执行的过程中易出现问题。

13．我不肯定自己是否会优先处理最重要的工作

先明确价值观，再确定目标，可以更容易地为各项工作划分优先级别，以便优先处理重要的工作。如果总是对此感到迷惘，说明价值观不够明确，不能清楚地表述自己的真实需要。

在这个自我诊断过程中，如果员工们回答“总是”“经常”的频率高于“很少”的频率，他们就可以给自己的时间管理能力开出一张“工作效率偏低”的诊断书；而接下来，他们要做的就是进行良好的自我时间规划，以提高时间利用率。